政府部门档案归档制度

PAGE政府部门档案归档制度一、总则（一）目的为加强政府部门档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为政府工作提供有力支持，特制定本档案归档制度。（二）适用范围本制度适用于政府部门各内设机构、下属单位在工作活动中形成的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则政府部门的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理机构或指定专人负责，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实完整原则档案应如实反映政府部门的工作活动，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、伪造或销毁档案。3.分类科学原则按照档案的形成规律和特点，进行科学分类，便于档案的整理、保管和利用。4.便于利用原则档案管理应充分考虑利用需求，简化手续，提高效率，为政府部门各项工作提供便捷的档案服务。二、归档范围（一）文书档案1.上级机关来文，包括政策性文件、指导性文件、批复等。2.本机关形成的文件，如请示、报告、通知、决定、会议纪要等。3.下级机关的请示及本机关的批复。4.各类会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议、记录等。5.工作计划、总结、统计报表等。6.人事任免文件、考核材料、奖惩记录等。7.财务文件，如预算、决算、审计报告等。8.外事活动文件，包括出访、来访的相关材料。（二）科技档案1.基本建设项目档案，如项目立项、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收文件等。2.设备仪器档案，包括设备采购合同、说明书、操作规程、维修记录等。3.科研项目档案，涵盖项目申请书、研究报告、实验数据、成果鉴定材料等。（三）会计档案1.会计凭证，包括原始凭证和记账凭证。2.会计账簿，如总账、明细账、日记账等。3.财务报告，如年度决算报表、季度报表等。4.其他会计资料，如银行对账单、税务报表等。（四）声像档案1.照片档案，包括工作活动照片、领导视察照片、重要会议照片等。2.录音档案，如会议录音、重要讲话录音等。3.录像档案，如工作动态录像、专题片等。（五）电子档案1.办公自动化系统中形成的电子文件，如电子公文、电子报表等。2.业务系统产生的电子数据，如行政审批数据、统计数据等。3.其他电子存储设备中保存的与政府工作相关的电子文件。三、归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.在工作活动中形成的文件材料，承办人员应在办理完毕后及时整理，向档案管理人员移交。3.对于重要文件材料，应实行跟踪收集，确保不遗漏。（二）文件材料的整理1.文书档案应按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。2.科技档案应按照项目、专业进行分类，建立项目档案卷册，编制档案目录。3.会计档案应按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册。4.声像档案应按照内容、时间顺序进行整理，注明拍摄时间、地点、人物等信息。5.电子档案应按照文件类别、时间顺序进行分类存储，建立电子档案目录，并进行数据备份。（三）文件材料的质量1.文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范。2.纸张应符合档案保存要求，破损、褪色的文件应进行修复或复制。3.电子文件应格式统一、元数据齐全，确保长期可读。（四）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档。2.科技档案应在项目竣工验收后三个月内完成归档。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理机构。4.声像档案应在活动结束后及时整理归档。5.电子档案应定期进行归档，确保数据的安全性和完整性。四、归档程序（一）移交1.各部门文件材料整理完毕后，填写档案移交清单，一式两份，一份由移交部门留存，一份交档案管理机构。2.移交清单应注明档案的名称、数量、保管期限等信息。3.档案管理人员对移交的档案进行核对，确认无误后办理签收手续。（二）审核1.档案管理机构对接收的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.对于不符合要求的档案，应及时通知移交部门进行补充或整改。（三）编目1.审核通过的档案，档案管理人员按照分类方案进行编目，编制档案目录、索引等检索工具。2.档案目录应包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，便于查找和利用。（四）上架1.编目完成后，档案管理人员将档案按照编号顺序上架存放，确保档案排列有序。2.档案上架应遵循便于保管和利用的原则，同时要考虑防火、防潮、防虫等因素。五、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案整理1.定期对档案进行整理，检查档案的保管状况，对破损、褪色的档案进行修复或复制。2.根据档案的保管期限，对到期档案进行鉴定和处置。（四）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作。2.档案管理人员应严格遵守安全操作规程，不得擅自将档案带出库房。3.定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案利用（一）利用范围1.政府部门内部工作人员因工作需要查阅档案。2.其他单位或个人因工作需要查阅档案，应按照规定办理查阅手续。（二）利用手续1.政府部门内部工作人员查阅档案，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理机构查阅。2.其他单位或个人查阅档案，应持单位介绍信或有效证件，填写查阅申请表，经档案管理机构负责人批准后，方可查阅。3.查阅档案应在档案管理机构指定的场所进行，不得擅自将档案带出。（三）利用方式1.档案管理人员应根据查阅申请，提供相应的档案，并做好查阅登记。2.查阅档案可以采取原件查阅、复印件提供等方式，对于重要档案，一般只提供复印件。3.如需摘录、复制档案内容，应经档案管理机构负责人批准，并注明出处。（四）利用反馈1.利用档案后，利用者应及时将档案归还档案管理机构，并反馈利用效果。2.档案管理机构应定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。2.保管期限已满且确无保存价值的档案，可予以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行鉴定，提出鉴定意见。2.对拟销毁的档案，应编制销毁清单，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。3.销毁清单经档案管理机构负责人审核后，报