地名信息档案管理制度

PAGE地名信息档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织地名信息档案的管理，确保地名信息的准确性、完整性和安全性，充分发挥地名信息档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及地名信息档案管理的部门和人员。（三）基本原则1.真实性原则：地名信息档案应如实反映地名的实际情况，确保信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理与地名相关的各类信息，保证档案资料的完整性。3.准确性原则：对地名信息进行准确记录和描述，避免出现错误或歧义。4.安全性原则：采取有效措施确保地名信息档案的安全，防止信息泄露、丢失或损坏。5.时效性原则：及时更新地名信息档案，保证信息的时效性和实用性。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善地名信息档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司/组织的地名信息档案，建立健全档案管理体系。3.负责地名信息档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储等工作。4.对地名信息档案进行定期检查和维护，确保档案的质量和安全。5.为公司/组织各部门提供地名信息档案的查询、借阅等服务。6.负责地名信息档案的数字化建设，提高档案管理的信息化水平。（二）业务部门职责1.负责本部门地名信息的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好地名信息档案的审核、校对等工作。3.在开展业务工作过程中，严格按照地名信息档案的规定使用信息，确保信息的准确性和一致性。（三）相关人员职责1.涉及地名信息收集、整理、使用的工作人员，应严格遵守本制度，履行相应的职责。2.对在地名信息档案管理工作中做出突出贡献的人员给予表彰和奖励；对违反本制度的人员进行批评教育或依法依规追究责任。三、地名信息档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织内部产生的各类地名信息，包括但不限于项目名称、地址、区域划分等。2.外部获取的与公司/组织业务相关的地名信息，如政府部门发布的地名公告、地图资料、行业报告等。3.涉及地名变更、废止等相关的文件、通知、证明材料等。（二）收集渠道1.各业务部门定期向档案管理部门报送地名信息。2.档案管理部门通过网络搜索、实地调研、与相关单位沟通等方式主动收集地名信息。3.接收来自政府部门、行业协会、合作伙伴等提供的地名信息。（三）收集要求1.收集的地名信息应真实、准确、完整，注明来源、日期、提供者等相关信息。2.对于重要的地名信息，应同时收集相关的背景资料、说明文件等，以便更好地理解和使用。3.及时收集地名信息的变更情况，确保档案信息的时效性。（四）整理方法1.按照地名的类别、地域、时间等因素进行分类，如行政区划地名、自然地理地名、人文地理地名等。2.对每份地名信息进行编号，建立唯一的标识，便于管理和查询。3.编制地名信息目录，详细记录档案的名称、编号、类别、来源、日期等信息。4.对地名信息进行数字化处理，建立电子档案，同时保留纸质档案作为备份。四、地名信息档案的分类与编号（一）分类标准1.行政区划类：包括国家、省、市、县、乡、村等各级行政区划名称及代码。2.自然地理类：如山脉、河流、湖泊、海洋、岛屿等自然地理实体名称。3.人文地理类：涵盖城市、街道、社区、建筑物、名胜古迹、旅游景点、企业名称等人文地理要素名称。4.交通地理类：包括铁路、公路、机场、港口等交通设施名称及相关线路名称。5.其他类：不属于上述分类的其他特殊地名信息。（二）编号规则1.采用层次编码法，由类别代码、年份代码、顺序号组成。2.类别代码：根据分类标准，用大写字母表示，如“XZQH”表示行政区划类，“ZRD”表示自然地理类等。3.年份代码：用四位数字表示信息收集的年份，如“2023”。4.顺序号：按照地名信息收集的先后顺序，用三位数字表示，从“001”开始编号。5.例如，一份行政区划类的地名信息档案编号为“XZQH2023001”。五、地名信息档案的存储与保管（一）存储方式1.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别、年份、编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案应存储在服务器或存储设备上，建立相应的文件夹结构，按照分类标准进行存储，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管期限1.地名信息档案的保管期限根据其重要性和使用价值确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，适用于一般性的地名信息，如临时性项目涉及的地名等。3.中期保管期限为510年，用于重要业务活动中涉及的地名信息，或具有一定参考价值的地名资料。4.长期保管期限为10年以上，主要针对具有历史意义、长期使用价值的地名信息档案，如公司/组织所在地的行政区划变迁档案等。（三）保管要求1.档案存储环境应保持清洁、干燥、通风，温度和湿度适宜，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.定期对档案进行检查和清点核对，发现问题及时处理，确保档案的完整性和安全性。3.对电子档案要进行加密存储，并设置访问权限，防止数据被非法篡改或泄露。4.档案管理人员应严格遵守档案保管制度，不得擅自销毁、涂改、出借档案。六、地名信息档案的利用与查询（一）利用原则1.合法合规原则：地名信息档案的利用必须符合国家法律法规和公司/组织的相关规定。2.服务业务原则：以满足公司/组织业务工作需要为出发点，提供准确、及时的地名信息服务。3.安全保密原则：在利用地名信息档案过程中，要严格遵守保密制度，确保信息安全。（二）利用方式1.查询：各部门可根据工作需要，向档案管理部门提出地名信息查询申请，档案管理部门应及时提供查询服务。2.借阅：对于确需借阅地名信息档案的，应填写借阅申请表，经相关领导审批后，在规定时间内归还。借阅期间应妥善保管档案，不得转借、涂改、复印等。3.复制：根据利用需求，可对地名信息档案进行复制，但应经过档案管理部门同意，并注明复制用途。（三）查询流程1.申请人填写《地名信息档案查询申请表》，注明查询目的、所需地名信息的具体内容等。2.将申请表提交给所在部门负责人审核签字。3.档案管理部门收到申请表后，进行查询并提供相关地名信息。对于需要借阅或复制档案的，按照相应流程办理手续。七、地名信息档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门定期对地名信息档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否仍具有保存价值。2.成立由档案管理部门、业务部门等相关人员组成的鉴定小组，对档案进行全面审查和评估。3.鉴定小组根据档案的内容、来源、历史价值、现实利用情况等因素，综合判断档案的去留。（二）销毁程序1.对于经过鉴定确无保存价值的地名信息档案，填写《地名信息档案销毁申请表》，详细列出档案的名称、编号、数量、销毁原因等。2.将申请表提交给公司/组织主管领导审批。3.审批通过后，由档案管理部门会同相关部门指定专人负责销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字确认。4.销毁后的档案应在档案管理部门的销毁登记册上注销，并永久保存销毁记录。八、地名信息档案的保密与安全（一）保密措施1.对地名信息档案中涉及的敏感信息、商业秘密等进行严格保密，未经授权不得泄露。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案存储、传输、利用等过程中，采取加密、访问控制等技术手段，确保信息安全。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案存储场所、设备的安全管理，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。2.定期对档案管理系统进行安全检查和维护，及时修复系统漏洞，防止数据被非法获取或篡改。3.对档案管理人员进行安全培训，提高安全意识和应急