档案归档规章制度

PAGE档案归档规章制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案归档管理。（三）档案定义本规章制度所指档案是指公司/组织在各项工作中直接形成的、对公司/组织具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对全公司/组织的档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则档案应全面、系统地记录公司/组织各项工作的全过程，确保档案的完整性。4.保密性原则对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责公司/组织档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理规章制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、保管公司/组织各部门形成的各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立健全档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.负责档案的统计工作，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息。6.开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司/组织员工的档案意识和档案管理水平。8.参与公司/组织重大活动、重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。9.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流。三、档案归档范围与分类（一）档案归档范围1.行政管理类档案包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件；公司章程、规章制度、会议纪要、工作计划、总结、报告等；人事任免、考核、奖惩、培训等文件；行政管理工作中形成的各类文件、报表、记录等。2.业务管理类档案包括公司/组织业务活动中形成的各类合同、协议、订单、报价单、项目方案、业务报表等；市场调研、客户信息、营销活动等文件；生产管理、质量管理、技术研发、售后服务等方面的文件。3.财务审计类档案包括财务预算、决算、报表、凭证、账簿等；审计报告、审计工作底稿、内部控制制度等文件。4.基本建设类档案包括公司/组织基本建设项目的立项、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、工程合同、竣工验收报告等文件。5.设备仪器类档案包括公司/组织购置的各类设备仪器的申购单、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等文件。6.声像档案包括公司/组织重大活动、重要会议、项目建设等过程中形成的照片、录音、录像等声像资料。7.电子档案包括公司/组织在信息化建设过程中形成的各类电子文件、数据库、网站信息等。（二）档案分类1.按年度分类将档案按形成年度进行分类，不同年度的档案分别存放。2.按机构（部门）分类根据公司/组织内部的机构（部门）设置，将档案按部门进行分类，同一部门形成的档案集中存放。3.按问题分类根据档案的内容所反映的问题，将档案进行分类，如行政管理类档案可分为综合管理、人事管理、行政管理等类别。4.按保管期限分类根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期、短期三种保管期限。四、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应包括纸质文件、电子文件及相关的声像资料等。3.对于重要文件材料，应及时收集，防止文件材料的散失。（二）文件材料的整理1.收集后的文件材料应进行分类整理，按照档案归档范围和分类要求，将文件材料归入相应的类别。2.对纸质文件材料应进行装订、编页、编目等整理工作，确保文件材料的整齐、规范。3.对电子文件材料应进行格式转换、命名规范、存储备份等整理工作，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）文件材料的归档1.整理好的文件材料应及时归档，移交档案管理部门。2.档案管理部门在接收归档文件材料时，应进行认真核对，确保文件材料的质量和数量符合要求。3.对归档的文件材料应进行登记造册，建立档案台账，记录档案的名称、数量、来源、归档时间等信息。（四）归档时间要求1.当年形成的档案，应在次年上半年完成归档工作。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好的房间。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、防盗门窗等。3.档案库房应设置专门的档案架、档案柜等存储设备，按照档案的分类和编号顺序存放档案。（二）档案保管方式1.纸质档案应采用纸质载体进行保管，同时应建立电子目录，便于查阅和利用。2.电子档案应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，备份数量应不少于两套，分别存放在不同的地点。3.声像档案应采用光盘、磁带等存储介质进行保管，同时应建立文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。（三）档案保管期限1.永久保管的档案凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应永久保管。如公司章程、重大决策文件、重要合同协议、财务报表等。2.长期保管的档案凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应长期保管。保管期限一般为15年至50年。如一般性的业务文件、工作计划、总结等。3.短期保管的档案凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有参考价值的档案，应短期保管。保管期限一般为5年以下。如临时性的通知、报表等。（四）档案定期检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等。2.定期检查的时间间隔一般为每年一次，对重点档案应增加检查次数。3.检查中发现的问题应及时采取措施进行处理，确保档案的安全和完整。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要档案的查阅，应经公司/组织主管领导批准。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经公司/组织主管领导批准后，方可到档案管理部门查阅。（二）查阅程序1.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅时应保持安静，不得在档案上涂改、标记、污损等。2.查阅人员如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。3.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，档案管理部门应对归还的档案进行认真核对，确保档案的完整和安全。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、复印、摘录等利用情况进行详细登记。2.登记内容包括查阅日期、查阅人员姓名、所在部门、查阅目的、查阅内容、利用方式等信息。3.档案利用登记应定期进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否已失去保存价值。2.档案鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间、保管状况等因素，综合分析判断档案的价值，提出鉴定意见。（二）销毁审批1.对已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经档案鉴定小组审核、公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。（三）销毁实施1.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行销毁。