人事档案查借阅制度规定

PAGE人事档案查借阅制度规定一、总则（一）目的为了规范公司人事档案的查借阅行为，确保人事档案的安全与完整，维护员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工以及因工作需要查阅、借阅人事档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.严格保密原则：人事档案涉及员工的个人隐私和公司的重要信息，必须严格保密，防止信息泄露。2.依法依规原则：查借阅人事档案必须符合国家法律法规和公司的相关规定。3.审批规范原则：所有查借阅人事档案的申请都必须经过严格的审批流程，确保查借阅行为的必要性和合规性。二、人事档案的管理职责（一）人力资源部门职责1.负责公司人事档案的集中管理，建立健全人事档案管理制度和工作流程。2.负责审核查借阅人事档案的申请，办理相关审批手续。3.负责提供查借阅人事档案的服务，确保档案的安全与完整。4.定期对人事档案进行整理、归档和维护，保证档案资料的准确性和完整性。（二）档案管理人员职责1.负责保管人事档案，严格遵守档案保管制度，确保档案的安全。2.按照规定的程序办理人事档案的查借阅手续，登记查借阅情况。3.协助人力资源部门做好人事档案的整理、归档和维护工作。4.对违反档案管理制度的行为进行制止，并及时向上级报告。三、人事档案的查借阅规定（一）查阅规定1.公司内部员工因工作需要查阅本人人事档案的，应填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到人力资源部门办理查阅手续。2.公司内部员工因工作需要查阅他人人事档案的，应填写《人事档案查阅申请表》，详细说明查阅目的和查阅内容，经所在部门负责人和人力资源部门负责人签字同意后，方可查阅。3.外部单位或个人因工作需要查阅公司人事档案的，应出具单位介绍信和查阅人的有效身份证件，填写《人事档案查阅申请表》，详细说明查阅目的和查阅内容，经公司分管领导签字同意后，到人力资源部门办理查阅手续。4.查阅人事档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人只能查阅与申请目的相关的档案内容，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。5.查阅人不得泄露人事档案的内容，不得在档案材料上圈划、批注、污损，不得擅自复制、拍摄、传播档案内容。（二）借阅规定1.公司内部员工因工作需要借阅本人人事档案的，应填写《人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到人力资源部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.公司内部员工因工作需要借阅他人人事档案的，应填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅目的和借阅内容，经所在部门负责人和人力资源部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.外部单位或个人因工作需要借阅公司人事档案的，应出具单位介绍信和查阅人的有效身份证件，填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅目的和借阅内容，经公司分管领导签字同意后，到人力资源部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。特殊情况需要长期借阅的，须经公司总经理批准。4.借阅人事档案时，档案管理人员应将档案当面交予借阅人，并办理借阅登记手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、拍摄、传播档案内容。5.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案内容和数量，确保档案完整无损。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。四、审批流程（一）查阅审批流程1.查阅人填写《人事档案查阅申请表》，详细说明查阅目的和查阅内容。2.查阅人所在部门负责人签字同意，确认查阅行为与工作相关且必要。3.将申请表提交至人力资源部门负责人，人力资源部门负责人审核申请的合规性和必要性。4.如申请符合规定，人力资源部门负责人签字批准；如不符合规定，应退回申请并说明理由。（二）借阅审批流程1.借阅人填写《人事档案借阅申请表》，详细说明借阅目的和借阅内容。2.借阅人所在部门负责人签字同意，确认借阅行为与工作相关且必要。3.将申请表提交至人力资源部门负责人，人力资源部门负责人审核申请的合规性和必要性，并评估借阅风险。4.人力资源部门负责人签字后，提交公司分管领导审批。公司分管领导根据具体情况进行审批，如涉及重要档案或敏感信息，可能需总经理批准。5.经最终审批同意后，借阅人到人力资源部门办理借阅手续。五、档案的归还与销毁（一）归还1.借阅人应在规定的借阅期限内归还人事档案。如需延期，应提前办理续借手续。2.归还时，借阅人需确保档案的完整性和整洁性，不得在档案上进行任何形式的标记、涂改或损坏。3.档案管理人员在接收归还的档案时，应仔细核对档案的数量、内容和完整性。如发现档案有缺失、损坏或其他异常情况，应及时与借阅人沟通核实，并记录相关情况。（二）销毁1.对于已失去保存价值的人事档案，由人力资源部门提出销毁申请，填写《人事档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、所属年度等信息。2.申请经所在部门负责人、人力资源部门负责人和公司分管领导签字同意后，方可进行销毁。3.销毁人事档案时，必须由两人以上在场监销，并在销毁清册上签字确认。销毁清册应包括档案名称、数量、销毁时间、监销人等信息，保存期限为[X]年。六、监督与检查（一）内部监督1.人力资源部门定期对人事档案的查借阅情况进行检查，确保查借阅行为符合制度规定。2.档案管理人员应严格履行职责，对违反档案管理制度的行为及时进行制止，并向上级报告。（二）外部监督1.接受公司内部审计部门的监督检查，配合审计部门对人事档案管理情况进行审计。2.如遇上级主管部门或相关政府部门对人事档案管理工作进行检查，应积极配合，如实提供相关资料和信息。七、违规处理（一）对于违反人事档案查借阅制度规定的行为，视情节轻重给予相应的处理：1.对擅自查阅、借阅人事档案或泄露档案内容的内部员工，给予警告、记过、记大过等处分；情节严重的，解除劳动合同。2.对擅自查阅、借阅人事档案或泄露档案内容的外部单位或个人，公司有权终止合作关系，并依法追究其法律责任。3.对因保管不善导致人事档案丢失、损坏