救护总队档案管理制度

PAGE救护总队档案管理制度一、总则（一）目的为加强救护总队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于救护总队各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指救护总队在履行职能、从事业务活动、开展各项工作中形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映救护总队的工作活动和历史面貌，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：全面收集、整理救护总队在各个阶段形成的档案，保持档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责救护总队档案工作的统筹规划、组织协调和具体实施。（二）部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善救护总队档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作。3.建立健全档案检索体系，编制各类档案检索工具，方便档案的查找和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和范围，做好档案的鉴定、销毁工作。6.组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。8.积极开发利用档案信息资源，为救护总队的决策、业务工作和社会服务提供档案支持。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关下发的与救护总队工作相关的文件、指示、通知等。2.救护总队制定的各类规章制度、工作计划、工作总结、统计报表等。3.救护总队组织召开的各类会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。4.救护总队开展业务活动形成的文件材料，如救护方案、医疗记录、培训资料、科研成果等。5.救护总队与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。6.救护总队工作人员的人事档案材料，包括履历表、任免文件、考核材料、奖惩记录等。7.救护总队的财务档案，如会计凭证、账簿、报表等。8.反映救护总队工作活动的照片、录音、录像、实物等声像档案和实物档案。（二）归档要求1.各部门应指定专人负责档案的收集和整理工作，确保档案材料的及时、准确、完整。2.归档的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合耐久性要求。3.归档的文件材料应按照分类方案进行分类整理，保持文件之间的有机联系。4.声像档案和实物档案应同时收集相关文字说明材料，准确反映其内容和背景。5.各部门应定期将整理好的档案移交档案管理部门进行集中保管。四、档案的整理与分类（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。2.年度：按照文件形成的年度进行划分。3.机构：按照救护总队内部的部门设置进行分类。4.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，将档案划分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种保管期限。（三）整理步骤1.区分全宗：将救护总队形成的档案作为一个全宗进行整理。2.分类：按照年度机构保管期限分类法进行分类。3.排列：在每一类目内，按照文件的形成时间顺序进行排列。4.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。5.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、机构、保管期限、起止日期、件数、页数、档号等项目。6.装订：对破损的文件进行修复，对纸张规格不一致的文件进行折叠，然后进行装订。五、档案的编目与检索（一）编目要求1.档案目录应准确反映档案的内容和成分，便于查找和利用。2.目录中的各项著录项目应填写齐全、准确、清晰。3.档号应按照规定的编号方法编制，保持系统性和连贯性。（二）检索工具编制1.编制案卷目录：以案卷为单位，按照分类顺序编制案卷目录，反映案卷的基本信息。2.编制全宗指南：介绍救护总队全宗的基本情况、档案的形成历史和整理情况，为利用者提供全宗概况。3.建立电子检索系统：利用计算机技术，建立档案电子检索数据库，实现档案信息的快速检索。六、档案的保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。2.库房应安装必要的安全设施，如消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备等。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案的安全存放。2.档案装具应排列整齐，便于档案的存取和管理。（三）保管期限1.永久保管的档案：凡是反映救护总队主要职能活动和基本历史面貌的，对救护总队、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映救护总队一般工作活动，在较长时间内对救护总队工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。3.短期保管的档案：凡是反映救护总队局部工作活动，在较短时间内对救护总队工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，确保档案的数量准确、存放位置正确。2.每年对档案进行全面检查，检查档案的保管状况，发现问题及时处理。（五）档案修复与保护1.对破损、褪色、霉变等有损坏的档案，应及时进行修复和保护。2.采用先进的档案保护技术，如数字化存储、脱酸处理等，延长档案的使用寿命。七、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和救护总队档案管理制度。2.服务大局原则：档案利用应围绕救护总队的中心工作，为决策提供支持，为业务工作服务。3.方便利用原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，方便利用者查阅和获取档案信息。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅档案原件或复印件。2.借阅：因工作需要，可办理档案借阅手续，将档案借出使用，但应按时归还。3.出具证明：档案管理部门可根据利用者的需求，出具档案证明材料。（三）利用手续1.查阅档案：利用者应填写查阅申请表，注明查阅目的、内容和范围，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅档案：利用者应填写借阅申请表，注明借阅期限、用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案应妥善保管，不得转借、涂改、污损、丢失。3.出具证明：利用者应填写证明申请表，注明证明内容和用途，经所在部门负责人签字同意后，由档案管理部门核实档案内容后出具证明材料，并加盖档案管理部门印章。（四）利用登记档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅或借阅时间、档案内容、归还时间等，以便对档案利用情况进行统计和分析。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，确定档案的保存价值。2.价值主导原则：以档案的保存价值为主要依据，兼顾档案的历史联系和现实利用需求。3.慎重决定原则：对拟销毁的档案应进行严格审核，确保销毁的档案确无保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定标准1.永久保管的档案：凡是反映救护总队主要职能活动和基本历史面貌的，对救护总队、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映救护总队一般工作活动，在较长时间内对救护总队工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。3.短期保管的档案：凡是反映救护总队局部工作活动，在较短时间内对救护总队工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，提出销毁意见。2.编制销毁清册，注明档案的题名、年度、机构、保管期限、档号等信息。3.经救护总队领导批准后，按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。九、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，形成电子图像文件，扫描分辨率应符合档案数字化技术要求。2.图像处理：对扫描后的图像文件进行去污、裁剪、纠偏、调整亮度和对比度等处理，确保图像清晰、完整。3.数据挂接：将数字化后的档案图像文件与档案目录数据库进行挂接，建立电子档案与纸质档案的对应关系。4.存储管理：将数字化档案存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）信息化系统功能1.档案管理模块：实现档案的收集、整理、分类、编目、存储等功能。2.检索查询模块：提供多种检索方式，方便利用者快速查找所需档案信息。3.借阅管理模块：实现档案借阅申请、审批、登记、归还等功能，对借阅过程进行全程跟踪。4.统计分析模块：对档案利用情况、档案数量、档案保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理模块：设置用户权限管理、数据加密、访问控制等功能，确保档案信息的安全。（四）信息化