城乡档案管理制度

PAGE城乡档案管理制度一、总则（一）目的为加强城乡档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在城乡建设、管理、服务等方面的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于城乡范围内各类机关、团体、企事业单位、社会组织以及个人形成的具有保存价值的档案管理活动。（三）基本原则1.统一领导原则：城乡档案管理工作实行统一领导，分级管理。各级档案管理部门负责统筹协调本地区档案管理工作。2.依法管理原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.科学规范原则：采用科学的管理方法和技术手段，确保档案管理工作的规范化、标准化。4.安全保密原则：加强档案安全保护措施，确保档案信息不泄露、不丢失、不损坏。二、档案管理机构与职责（一）档案管理机构设置1.县级以上档案行政管理部门：负责本行政区域内城乡档案管理工作的统筹规划、组织协调、监督指导。2.各机关、团体、企事业单位、社会组织：应设立专门的档案管理部门或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的具体管理工作。（二）职责分工1.档案行政管理部门职责贯彻执行国家档案管理法律法规和方针政策，制定本地区档案管理规章制度。组织开展档案业务培训和宣传教育工作。对本行政区域内各单位档案管理工作进行监督检查，依法查处档案违法行为。负责接收、征集、整理、保管本行政区域内重要档案资料。2.机关、团体、企事业单位、社会组织档案管理部门职责贯彻执行国家和本地区档案管理法律法规及规章制度。制定本单位档案管理制度和工作流程。负责收集、整理、保管本单位各类档案资料，确保档案的完整、准确、系统。积极开发利用档案信息资源，为单位各项工作提供服务。定期向同级档案行政管理部门报送档案工作情况。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括各类红头文件、请示报告、会议记录纪要、工作计划总结等。2.科技档案：涵盖城乡建设规划、工程设计图纸、施工技术资料、科研项目档案等。3.人事档案：包含干部职工的履历、考核、任免、奖惩、工资等方面的材料。4.财务档案：如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.声像档案：照片、录音、录像等记录城乡重要活动、事件的资料。6.电子档案：以电子数据形式存在的各类文件、资料等。（二）收集要求1.各单位应明确档案收集的责任部门和责任人，确保档案及时、完整收集。2.对具有保存价值的零散文件、资料，应及时进行收集整理。3.涉及多个部门形成的档案，由主办部门负责收集整理后移交档案管理部门。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成来源、时间、内容等进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类等类别，并根据实际情况进一步细分二级、三级类目。2.编号：对每一类档案编制唯一的编号，便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括案卷标题、编号、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行规范装订，保持整齐美观。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施设备。（二）档案存放1.按照档案类别、保管期限等进行有序存放，便于查找和利用。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。（三）保管期限划分1.永久保管：对反映城乡历史发展、重大事件、重要决策等具有长远利用价值的档案，实行永久保管。2.定期保管：根据档案的重要程度和利用价值，分为30年、10年等不同期限进行保管。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，确保档案数量准确、存放位置正确。2.每年对档案保管状况进行全面检查，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和本单位档案利用规定提供档案利用服务。2.服务优先原则：以满足城乡建设管理、社会公众需求为出发点，积极提供档案利用服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，确保档案信息安全，防止泄露。（二）利用方式1.查阅：提供档案原件或复印件供利用者查阅。2.借阅：根据利用者需求，办理借阅手续，限期归还。3.出具证明：为利用者出具档案相关证明材料。（三）利用手续1.利用者需填写档案利用申请表，注明利用目的、内容、范围等信息。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合规定的予以办理利用手续。3.利用者查阅、借阅档案时，应在指定场所进行，并遵守档案管理部门的相关规定。（四）利用登记对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、归还情况等，便于统计和查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员、档案专家等组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准依据国家有关规定和本单位档案保管期限表，对档案进行鉴定，确定档案的存毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出存毁意见。2.档案鉴定小组对存毁意见进行审核，形成鉴定报告。3.对拟销毁的档案，编制销毁清册，经单位负责人批准后实施销毁。（四）销毁方法1.纸质档案应采用焚烧或粉碎等方式进行销毁。2.电子档案应采用数据擦除等技术手段进行销毁，并确保存储介质无法恢复数据。（五）销毁监督销毁档案时，应指定专人负责监督，确保销毁工作彻底、安全。销毁后，监督人员应在销毁清册上签字确认。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现城乡档案管理的信息化、数字化，提高档案管理效率和服务水平。（二）建设内容1.档案管理系统建设：建立涵盖档案收集、整理、保管、利用等全过程的信息化管理系统。2.档案数字化加工：对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。3.信息安全保障：加强档案信息化系统的安全防护，确保档案信息安全。（三）数据管理1.对电子档案数据进行定期备份，存储在不同介质和地点。2.建立数据更新机制，确保档案信息的及时、准确。（四）系统应用与维护1.推广档案信息化管理系统的应用，提高档案利用的便捷性。2.定期对系统进行维护和升级，确保系统稳定运行。八、档案工作人员管理（一）人员配备档案管理部门应根据工作需要，配备足够数量的专（兼）职档案管理人员，并保持人员相对稳定。（二）人员培训1.定期组织档案管理人员参加业务培训，提高其业务水平和综合素质。2.鼓励档案管理人员参加档案专业学历教育和职称评定。