安丘市档案管理制度

PAGE安丘市档案管理制度一、总则（一）目的为了加强安丘市档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于安丘市各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则：档案应如实反映本单位各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则：全面收集、整理本单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案信息化水平，为档案利用提供便利条件，充分发挥档案的作用。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构安丘市设立专门的档案管理机构，负责全市档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和业务培训等工作。各单位应根据工作需要，设立档案管理部门或配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的具体管理工作。（二）档案管理人员职责1.档案管理部门负责人职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度和工作计划，并组织实施。负责本单位档案工作的组织协调和业务指导，定期检查档案管理工作情况，及时解决存在的问题。组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高档案管理人员的业务素质和全员档案意识。负责向同级档案管理机构报送档案工作统计报表和年度工作总结，接受档案管理机构的监督检查和业务指导。2.档案管理人员职责负责收集、整理、归档本单位在各项工作中形成的文件材料，确保档案的完整、准确、系统。对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期检查档案保管状况，确保档案安全。按照规定的程序和要求，为利用者提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记工作，及时收回借出的档案。积极参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、存储、备份等工作，提高档案管理的信息化水平。协助做好档案鉴定、销毁等工作，对已到保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后组织实施档案销毁工作，并做好销毁记录。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.各单位应建立健全文件材料形成、积累和归档制度，明确各部门和人员在文件材料形成过程中的职责，确保文件材料的及时收集和完整。2.承办人员在工作中应及时将办理完毕的文件材料收集齐全，按照归档要求进行整理，定期移交本单位档案管理人员。3.各部门应指定专人负责文件材料的收集和初步整理工作，对本部门形成的文件材料进行分类、排序，确保文件材料的准确性和完整性。（二）归档范围1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。2.本单位工作中形成的各种门类和载体的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、录音录像、实物等。3.上级机关、同级机关和不相隶属机关发来的与本单位工作有关的文件材料，包括普发性文件、针对性文件、会议文件、任免文件等。4.本单位形成的重要会议、重大活动、重要项目等文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要、照片、录像等。5.本单位的工作计划、总结、统计报表、财务报表、审计报告等文件材料。6.本单位机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等文件材料。7.本单位签订的合同、协议、章程、制度等文件材料。8.本单位科研项目、技术改造、基本建设等方面的文件材料。9.本单位的荣誉证书、奖牌、奖杯等实物档案。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档工作。3.会计档案应按照国家有关规定定期归档，年度会计档案应在会计年度终了后，由会计机构暂保管一年，期满后移交本单位档案管理机构统一保管。4.电子档案应实时或定期进行归档，确保电子档案与纸质档案同步归档。（四）整理要求1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.归档文件应齐全完整，已破损的文件应予修复，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。3.归档文件应按照分类方案进行分类，同一事由的文件应集中排列在一起。4.归档文件应进行编号，编号应科学、规范、唯一，便于识别和查找。5.归档文件应编制目录，目录应包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目，确保目录准确、清晰、完整。6.照片、录音录像、实物等档案应进行分类整理，编制相应的目录或说明，注明档案的形成时间、地点、内容等信息。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离火源、水源和污染源。2.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁等功能，确保档案的安全保管。3.档案库房应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。4.档案库房应配备必要的消防器材、防盗报警设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等，确保档案库房的安全和正常运行。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，及时发现和处理档案保管中存在的问题，确保档案的安全。2.纸质档案应分类存放，按年度、保管期限、机构（问题）等顺序排列，便于查找和利用。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，定期进行备份，并异地存放，防止数据丢失。4.照片、录音录像、实物等档案应按照类别和保管期限分别存放，妥善保管，防止损坏和丢失。5.对破损、褪色、变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。6.严格遵守档案查阅、借阅制度，对借出的档案应及时催还，确保档案按时归还。（三）档案保密管理1.档案管理人员应严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行严格保密。2.档案库房应设置专门的保密区域，对保密档案进行单独存放，严格限制无关人员进入。3.查阅、借阅保密档案应履行严格的审批手续，经批准后方可查阅、借阅，并严格按照规定的范围和方式进行查阅、借阅，不得擅自扩大范围或泄露档案内容。4.档案管理人员应对档案保密情况进行定期检查，发现问题及时报告并采取措施进行处理。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本单位档案管理制度，确保档案利用合法合规。2.服务为本原则：档案利用工作应坚持以服务为宗旨，为单位各项工作和社会公众提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守档案保密制度，确保档案安全，防止档案信息泄露。（二）利用方式1.查阅：利用者可根据需要到档案管理部门查阅档案原件或复印件。查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容等信息。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经本单位负责人批准后，方可借阅。借阅档案应严格按照规定的期限归还，不得擅自转借他人或逾期不还。3.出具证明：档案管理部门可根据利用者的需要，为其出具档案证明材料。出具证明应严格审核利用者的身份和用途，确保证明内容真实、准确、合法。（三）利用手续1.查阅档案：利用者应持有效证件到档案管理部门办理查阅手续，填写查阅登记表，经档案管理人员核对无误后，方可查阅档案。查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案管理部门。2.借阅档案：利用者应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息，经本单位负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅档案应使用档案管理部门提供的专用档案袋或档案盒，妥善保管，不得损坏、涂改、丢失档案。3.归还档案：借阅档案到期后，利用者应按时归还档案。档案管理人员应认真核对归还档案的数量、完整性等情况，确认无误后，办理归还手续。如发现档案有损坏、涂改、丢失等情况，应及时查明原因，追究利用者的责任。（四）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记。登记内容应包括利用日期、利用者姓名、单位、利用内容、利用方式、归还日期等信息。档案利用登记应及时、准确、完整，便于统计和查询。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断档案的价值。2.价值标准原则：以档案对本单位工作、国家建设和历史研究的利用价值为主要鉴定标准，兼顾档案的保存价值。3.慎重决定原则：对拟销毁的档案应进行慎重研究和决定，确保销毁档案的准确性和必要性。（二）鉴定组织安丘市成立档案鉴定委员会，负责全市档案鉴定工作的组织领导和业务指导。各单位应成立档案鉴定小组，负责本单位档案鉴定工作的具体实施。档案鉴定委员会和鉴定小组应由档案管理部门负责人、业务骨干、相关专家等组成。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断档案的价值。2.分析比较法：将档案与同类档案或相关档案进行分析比较，判断档案的价值。3.效益评估法：对档案的利用效益进行评估，判断档案的价值。（四）鉴定标准1.重要文件材料：反映本单位主要职能活动、重大决策、重要事件等的文件材料，具有较高的历史价值和现实利用价值，应永久保存。2.一般文件材料：反映本单位日常工作、一般性业务活动等的文件材料，具有一定的保存价值，可定期保存。3.无保存价值文件材料：已过保管期限、内容重复、无关紧要等无保存价值的文件材料，可予以销毁。（五）销毁程序1.编制销毁清册：档案鉴定小组对拟销毁的档案进行清点、核对，编制销毁清册。销毁清册应包括档案名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.审批销毁：销毁清册经本单位负责人审核批准后，方可进行销毁。3.组织销毁：档案管理部门应指定专人负责销毁工作，销毁档案应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息彻底销毁。4.监销：销毁档案时，应指定两名以上监销人员进行现场监销，确保销毁工作的真实性和彻底性。监销人员应在销毁清册上签字确认。5.销毁记录：档案管理部门应将销毁档案的情况进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监销人员等信息，并存档备查。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立覆盖安丘市各级档案管理机构的档案信息化管理系统，实现档案信息的集中管理和共享利用。2.提高档案管理的信息化水平，实现档案收集、整理、保管、利用等工作的自动化、智能化，提高工作效率和质量。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息在传输、存储、利用等过程中的安全可靠。（二）建设内容1.档案管理系统建设：建立档案管理软件系统，实现档案的数字化管理，包括档案录入、存储、检索、利用、统计等功能。2.档案数据库建设：建立档案数据库，对档案信息进行分类存储，确保档案数据的准确、完整、安全。3.档案数字化加工：对纸质档案、照片、录音录像等进行数字化加工，将其转化为电子档案，便于存储和利用。4.档案信息安全保障体系建设：建立档案信息安全保障体系，包括网络安全、数据安全、用户认证等方面的措施，确保档案信息安全。（三）实施步骤1.规划设计阶段：制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施等。2.系统建设阶段：按照规划设计要求，进行档案管理系统建设、档案数据库建设、档案数字化加工等工作。3.系统测试阶段：对档案信息化管理系统进行测试，确保系统功能的正常运行和数据的准确性。4.系统上线阶段：将档案信息化管理系统正式上线运行，实现档案管理工作的信息化。5.运行维护阶段：对档案信息化管理系统进行运行维护，及时解决系统运行中出现的问题，确保系统的稳定运行。（四）管理要求1.建立档案信息化管理制度，明确