档案室保密工作制度

PAGE档案室保密工作制度一、总则（一）目的为加强公司档案室保密工作，确保公司档案信息的安全与完整，防止档案信息泄露，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司档案室的所有工作人员以及因工作需要接触档案信息的其他人员。（三）基本原则1.依法管理原则：严格遵守国家有关保密法律法规以及公司的相关规定，依法开展档案保密工作。2.预防为主原则：采取有效的防范措施，防止档案信息在收集、整理、存储、利用、销毁等环节出现泄露风险。3.突出重点原则：对涉及公司核心机密、商业秘密等重要档案信息进行重点保护。4.谁主管谁负责原则：明确各部门及人员在档案保密工作中的职责，实行责任追究制度。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善档案保密工作制度、流程和规范，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的准确性和完整性。3.负责档案存储场所的安全管理，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备。4.负责对档案信息进行加密存储，采用安全可靠的存储介质和存储方式。5.负责对档案利用进行严格审批，根据档案密级和利用目的，确定利用范围和方式，并做好利用登记。6.负责定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中的问题。7.负责组织开展档案保密宣传教育和培训工作，提高员工的保密意识和技能。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案的齐全、完整和准确。2.按照档案保密规定，对本部门形成的档案进行分类、标注密级，并及时移交档案室。3.负责对本部门员工进行档案保密教育，提醒员工在工作中注意保护档案信息安全。4.在档案利用过程中，如需查阅、借阅本部门档案，应按照规定办理审批手续，并确保档案的正确使用和及时归还。（三）档案利用人员职责1.严格遵守档案保密制度，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。2.在档案利用过程中，应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。3.如需复制档案，应按照规定办理审批手续，并确保复制件的安全保管。三、档案收集与整理保密（一）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的具有保存价值的文件、资料、图表等收集齐全，不得遗漏。2.对于涉及公司机密的文件，应在文件形成时明确标注密级，并采取相应的保密措施。3.在收集过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取补救措施。（二）整理要求1.档案室工作人员应按照档案分类标准对收集到的档案进行整理，确保分类准确、编目清晰。2.在整理过程中，不得擅自更改档案内容，如需对档案进行必要的技术处理，应经相关领导批准，并做好记录。3.对档案中的机密信息，应进行单独整理和存放，严格控制知悉范围。四、档案存储保密（一）存储场所1.档案室应选择安全、保密的场所进行档案存储，场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等功能。2.档案室应安装门禁系统、监控系统等安全设施，确保存储场所的安全。3.存储场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合档案保管要求。（二）存储介质1.档案存储应采用安全可靠的存储介质，如光盘、硬盘、磁带等，并定期进行备份存储。2.存储介质应进行加密处理，设置访问密码，并妥善保管密码。3.对存储介质应进行标识，注明档案内容、密级、存储时间等信息。（三）存储方式1.档案应按照分类、编号顺序进行上架存储，便于查找和管理。2.对机密档案应采取单独存储、专柜保管等方式，严格限制访问。3.存储档案的货架、橱柜等应定期进行检查和维护，确保档案存储安全。五、档案利用保密（一）利用审批1.公司内部人员如需查阅、借阅档案，应填写《档案利用申请表》（以下简称《申请表》），注明利用目的、利用范围、利用时间等信息，并按照档案密级报相关领导审批。2.涉及公司核心机密的档案利用，须经公司主要领导批准。3.外部单位或个人如需查阅、借阅公司档案，应提交正式申请函，说明利用目的、范围等，并经公司相关部门审核，报公司领导批准。（二）利用登记1.档案室应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用进行详细记录。2.登记内容包括利用日期、利用部门、利用人员、档案名称、密级、利用目的、利用方式、归还日期等信息。3.档案利用人员应在利用结束后及时归还档案，并在登记册上签字确认。（三）利用方式1.档案查阅应在档案室指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。2.如需借阅档案，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.档案利用人员不得擅自复制、摘抄档案内容，如需复制、摘抄，应按照规定办理审批手续，并注明复制、摘抄的范围和用途。（四）归还与清点1.档案利用人员归还档案时，档案室工作人员应认真清点档案数量、检查档案完整性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。2.对归还的档案，应进行整理和上架，确保档案存储秩序。六、档案传输保密（一）内部传输1.在公司内部传输档案信息时，应采用安全可靠的传输方式，如公司内部网络、加密邮件等。2.对涉及公司机密的档案信息，应进行加密传输，并确保传输过程中的信息安全。3.在传输档案信息时，应明确传输目的、接收部门和人员，严格控制传输范围。（二）外部传输1.如需向外部单位传输公司档案信息，应按照规定办理审批手续，并采取加密传输、专人递送等安全措施。2.在传输前，应对档案信息进行加密处理，设置访问密码，并告知接收方密码使用注意事项。3.对传输的档案信息，应进行跟踪和确认，确保接收方正确接收并妥善保管。七、档案销毁保密（一）销毁审批1.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁处理。2.档案销毁前，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、密级、销毁原因等信息，并报相关领导审批。3.涉及公司核心机密的档案销毁，须经公司主要领导批准。（二）销毁方式1.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如粉碎、焚烧等。2.对电子档案的销毁，应采用专业的销毁软件进行数据擦除，并确保存储介质无法恢复数据。3.在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁彻底、安全。（三）销毁记录1.档案室应建立档案销毁记录制度，对每一次档案销毁进行详细记录。2.记录内容包括销毁日期、档案名称、数量、密级、销毁方式、监督人员等信息。3.档案销毁记录应保存[X]年以上，以备查阅。八、保密监督与检查（一）监督机制1.公司成立档案保密工作监督小组，定期对档案室保密工作进行监督检查。2.监督小组由公司办公室、档案室等相关部门人员组成，负责对档案保密制度执行情况、档案管理各环节保密措施落实情况等进行监督检查。（二）检查频率1.档案室应每月进行一次自查，及时发现和整改档案保密工作中存在的问题。2.公司档案保密工作监督小组应每季度进行一次全面检查，并形成检查报告。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。2.相关部门和人员应按照整改通知书要求认真进行整改，并将整改情况及时反馈给监督小组。3.对整改不力的部门和人员，应按照公司规定进行责任追究。九谢、保密教育与培训（一）教育内容1定期组织开展档案保密教育活动，提高员工的保密意识和技能。2保密教育容包括国家有关保密法律法规、公司档案保密制度、档案管理知识、保密技术等。（二）培训方式1.采用集中培训、专题讲座、案例分析、在线学习等多种方式进行保密培训。2.每年至少组织[X]次档案保密培训，确保员工熟悉档案保密工作要求。（三）培训记录1.建立档案保密培训记录制度，对每次培训的时间、地点、内容、参加人员等进行详细记录。2.培训记录应保存[X]年以上，以备查阅。十、保密奖惩（一）奖励1.对在档案保密工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励。2.奖励方式包括荣誉证书、奖金、晋升等。（二）惩罚1.对违反档