档案工作三个制度

PAGE档案工作三个制度一、总则（一）目的为加强公司档案工作管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本档案工作三个制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集公司在各项工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，为公司各项工作提供便捷的档案利用服务。二、档案管理制度（一）档案的收集1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保本部门在工作活动中形成的各类文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集范围包括但不限于：行政管理类：公司各类会议文件、工作计划与总结、规章制度、人事档案、合同协议等。业务管理类：项目文档、业务报表、市场调研资料、技术文件等。财务审计类：财务报表、审计报告、税务资料等。其他类：具有保存价值的声像资料、电子文档等。3.档案收集人员应定期对本部门的文件材料进行清理核对，确保无遗漏、无重复，并按照档案分类标准进行初步整理。（二）档案的整理1.档案整理工作应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.分类标准：按照年度机构保管期限进行分类。年度：以文件形成的自然年度为依据进行划分。机构：按照公司内部的部门设置进行分类。保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。3.编号规则：档案编号采用“年度+机构代码+保管期限代码+流水号”的形式。年度：用四位数字表示，如“2023”。机构代码：根据公司部门代码表确定，如“01”表示行政部。保管期限代码：“Y”表示永久，“C”表示长期，“D”表示短期。流水号：按照档案整理顺序依次编写，如“001”“002”等。4.装订要求：纸质档案应去除金属物，采用A4纸张规格进行左侧装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。对于幅面过大的文件，应折叠成A4规格；幅面过小的文件，应粘贴在A4纸上。5.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、机构、保管期限、起止日期、件数、页数、档号等项目。案卷题名应准确概括卷内文件的主要内容，简洁明了。（三）档案的保管1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等，确保档案库房的安全和适宜的保管环境。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。3.对档案进行科学存放，按照档案编号顺序排列上架，便于查找和管理。4.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，定期对档案进行盘点核对，确保账实相符。5.对于电子档案，应进行备份存储，并采用安全可靠的存储介质和存储方式，定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（四）档案的利用1.公司员工因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据审批意见，为查阅人员提供相应的档案，并在查阅现场进行监督，确保档案的安全和完整。查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。3.如需借阅档案，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上圈划、批注、污损，确保档案的完好无损。4.档案利用过程中形成的查阅记录、借阅记录等应及时整理归档，作为档案管理的重要资料保存。5.涉及公司机密的档案，查阅和借阅应严格按照公司保密制度执行，经公司保密管理部门审批后方可进行，并采取相应的保密措施。（五）档案的鉴定与销毁1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保管期限和实际价值，确定档案的存毁。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应按照档案鉴定标准，对档案进行逐卷逐件审查，提出存毁意见。3.对拟销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细记录档案的题名、年度、机构、保管期限、档号、数量等信息。《档案销毁清册》经公司分管领导审批后，方可进行销毁。4.档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。5.已销毁的档案应在档案管理系统中进行注销登记，并将《档案销毁清册》永久保存。三、档案人员岗位职责制度（一）档案管理人员岗位职责1.负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导，制定档案工作计划和管理制度，并组织实施。2.组织开展档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。3.负责档案库房的日常管理，维护档案保管环境，确保档案的安全完整。4.对档案进行分类、编号、编目等整理工作，建立档案检索体系，提高档案检索效率。5.办理档案的查阅、借阅手续，监督档案利用过程，确保档案的合理利用和安全。6.定期对档案进行鉴定和销毁，编制档案鉴定报告和销毁清册，经审批后组织实施档案销毁工作。7.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，建立电子档案管理系统，实现档案信息的有效存储和便捷查询。8.开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。9.完成领导交办的其他与档案工作相关的任务。（二）部门档案兼职人员岗位职责1.在档案管理部门的指导下，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作。2.按照档案管理要求，及时将本部门形成的文件材料进行分类、整理，确保文件材料的齐全完整，并定期移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好本部门档案的查阅、借阅等利用服务工作，按照规定办理相关手续。4.了解本部门档案的保管情况，发现问题及时向档案管理部门报告，配合做好档案的安全管理工作。5.参加档案管理部门组织的档案业务培训，提高自身档案管理业务水平。四、档案工作监督检查制度（一）监督检查机构与人员公司成立档案工作监督检查小组，由公司分管领导担任组长，档案管理部门负责人及相关部门代表为成员。监督检查小组负责对公司档案工作进行定期或不定期的监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节是否符合制度要求。2.档案管理工作的规范化、标准化程度，如档案分类、编号、编目等是否准确规范。3.档案库房的安全管理情况，包括防火、防潮、防虫、防盗等措施是否落实到位。4.档案信息化建设情况，如电子档案管理系统的运行维护、数据安全等。5.档案人员的岗位职责履行情况，是否认真负责地开展档案管理各项工作。（三）监督检查方式1.定期检查：每年至少组织一次全面的档案工作检查，对公司各部门的档案管理情况进行逐一检查。2.不定期抽查：根据工作需要，随时对部分部门或重点档案进行抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查：针对档案管理中的特定问题或重要事项，开展专项检查，如档案安全专项检查、档案数字化专项检查等。（四）监督检查结果处理1.监督检查小组应及时对检查结果进行总结分析，形成检查报告。对于检查中发现的问题，应明确责任部门和责任人，并提出整改意见和要求。2.责任部门应根据整改意见制定整改措施，限期整改，并将整改情况及时反馈给档案管理部门。档案管理部门负责对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。3.