物业行政补档案管理制度

PAGE物业行政补档案管理制度一、总则（一）目的为加强本公司物业行政补档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部物业行政补档案的管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映物业行政工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集物业行政工作中形成的各类文件、资料，保证档案的完整性。3.准确性原则：对档案内容进行准确分类、整理和编目，确保档案信息准确无误。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密和业主隐私的档案进行保密管理。5.便利性原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和利用，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善物业行政补档案管理制度，并组织实施。2.负责物业行政补档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等日常管理工作。3.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整性和准确性。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。5.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，提出改进意见和建议。（二）各部门职责1.负责本部门物业行政文件、资料的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.严格遵守档案管理制度，按照规定的程序和要求进行档案的查阅、借阅和使用。3.配合档案管理部门做好档案的清查、核对等工作，及时提供相关资料和信息。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。2.负责档案的具体收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作，确保档案管理工作的规范、有序进行。3.严格遵守档案管理制度，保守档案机密，维护档案安全。4.定期对档案进行检查、盘点，发现问题及时报告并采取相应措施。5.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案收集（一）收集范围1.物业行政工作中形成的各类文件、通知、报告、会议纪要、合同协议、工作计划、总结等。2.与物业项目相关的规划设计文件、施工图纸、验收报告、设备清单等。3.业主资料，包括业主档案、投诉记录、维修记录、缴费记录等。4.其他与物业行政工作有关的资料，如培训资料、宣传资料、活动照片等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件、资料的收集工作，确保收集及时、完整。2.收集的文件、资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要文件、资料，应进行备份或复制，以防丢失。（三）收集时间1.日常工作中形成的文件、资料应及时收集，每周定期移交档案管理部门。2.重大项目、重要活动结束后，相关部门应在[X]个工作日内将形成的文件、资料整理收集完毕并移交档案管理部门。四、档案整理（一）分类标准1.按照物业行政工作的职能和业务范围，将档案分为行政管理类、物业管理类、业主服务类、工程管理类、财务管理类等类别。2.每个类别下再根据文件、资料的性质和内容进行细分，如行政管理类可分为文件管理、会议管理、人事管理等二级类目。（二）整理方法1.对收集到的文件、资料进行分类、排序，去除重复、无效的文件。2.对每份文件进行编号、编目，填写档案目录清单，注明文件的名称、日期、来源、保管期限等信息。3.按照档案分类标准，将文件、资料装入档案盒或文件夹，并在盒（夹）面上标明类别、年度、保管期限等。（三）整理要求1.整理工作应做到分类准确、编目清晰、排列有序，便于查阅和保管。2.对于破损、褪色的文件，应进行修复或复制，确保档案的完整性。3.整理过程中应严格遵守档案管理规定，确保档案信息的安全。五、档案归档（一）归档原则1.遵循档案形成的规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.按照档案分类标准进行归档，确保档案分类科学、合理。3.归档应及时、准确，不得积压文件。（二）归档程序1.档案管理人员对整理好的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和分类是否正确。2.审核无误后，将档案按照类别、年度、保管期限等顺序装入档案柜或档案架，并建立档案索引。3.在档案管理系统中录入档案信息，建立电子档案目录，实现档案的信息化管理。（三）归档时间1.每月末对当月收集、整理的档案进行归档。2.每年末对全年的档案进行全面归档和整理，确保年度档案的完整和规范。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管方式1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。3.定期对档案进行盘点和清查，确保档案的数量和质量与档案目录一致。（三）保管期限1.根据国家有关规定和物业行政工作的实际需要，确定档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司重要文件、合同协议、财务报表等；长期保管的档案一般为[X]年以上，如物业项目规划文件、设备档案等；短期保管的档案为[X]年以下，如一般性文件、临时通知等。（四）档案安全1.加强档案库房的安全管理，安装防盗、防火、防潮、防虫等设施，确保档案安全。2.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员离开库房时应关好门窗，切断电源。3.定期对档案进行安全检查，发现问题及时报告并采取措施加以解决。4.对电子档案应采取加密存储、备份等措施，防止数据丢失和泄露。七、档案查阅（一）查阅范围1.公司内部员工因工作需要查阅与本部门业务相关的档案。2.外部单位因法律法规规定或工作需要查阅公司物业行政档案的，应按照规定办理相关手续。（二）查阅程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、日期、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.将申请表提交档案管理部门，档案管理人员根据查阅范围和规定进行审核，确定是否同意查阅。3.同意查阅的，档案管理人员按照申请表的要求提供档案，并在查阅现场进行监督。查阅人不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。4.查阅完毕后，查阅人应在《档案查阅登记表》上签字确认，档案管理人员将档案收回并归还原位。（三）查阅要求1.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得将档案带出库房。2.查阅人应爱护档案，不得损坏、丢失档案。如有违反，应按照规定承担相应责任。3.涉及公司机密和业主隐私的档案，查阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。八、档案借阅（一）借阅范围1.公司内部员工因工作需要借阅与本部门业务相关的档案。2.外部单位因法律法规规定或工作需要借阅公司物业行政档案的，应按照规定办理相关手续。（二）借阅程序1.借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、日期、借阅期限、借阅目的等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.将申请表提交档案管理部门，档案管理人员根据借阅范围和规定进行审核，确定是否同意借阅。3.同意借阅的，档案管理人员与借阅人签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，并按照协议要求提供档案。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。（三）借阅要求1.借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得将档案带出公司或转借他人。2.借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、抽取、复制、转借或销毁档案内容。如有违反，应按照规定承担相应责任。3.涉及公司机密和业主隐私的档案，借阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。九、档案销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的档案。2.因保管不善导致损坏、变质无法修复的档案。3.经鉴定确认不需要继续保存的档案。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对档案进行清查，确定需要销毁的档案清单，并填写《档案销毁申请表》。2.将申请表提交公司领导审批，经批准后，档案管理部门组织实施档案销毁工作。3.档案销毁应指定专人负责，在销毁现场进行监督，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁完毕后，销毁人员应在《档案销毁登记表》上签字确认，并将销毁情况报告档案管理部门负责