企划部门档案管理制度

PAGE企划部门档案管理制度一、总则（一）目的为加强企划部门档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，为公司各项企划工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企划部门在开展各类企划项目、日常工作过程中形成的所有档案资料，包括但不限于企划方案、市场调研报告、项目策划书、宣传资料、会议记录、往来文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：企划部门档案由专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映企划工作实际情况，数据准确、表述清晰。3.分类科学原则：按照档案的形成规律和特点进行科学分类，便于查找和利用。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等日常工作：对各类企划档案进行及时收集，按照分类标准进行整理和归档，妥善保管档案资料，根据工作需要提供档案查阅服务。2.建立档案管理台账：详细记录档案的编号、名称、来源、日期、保管期限等信息，确保档案管理的可追溯性。3.定期对档案进行清查和盘点：核对档案数量、完整性和保管状况，发现问题及时报告并采取相应措施。4.协助做好档案的鉴定和销毁工作：根据档案保管期限的规定，提出档案鉴定意见，经批准后负责档案的销毁工作。5.负责档案管理信息化建设：利用信息技术手段建立电子档案管理系统，实现档案的数字化存储和检索，提高档案管理效率。（二）企划人员职责1.在工作过程中及时形成和积累档案资料：按照档案管理要求，将企划工作中产生的各类文件、资料、图表等进行整理，定期移交档案管理人员。2.确保档案资料的真实性和完整性：对自己提交的档案内容负责，不得随意篡改或遗漏重要信息。3.配合档案管理人员做好档案管理工作：积极响应档案管理人员的工作要求，提供必要的协助和支持。（三）部门负责人职责1.负责本部门档案管理工作的领导和监督：确保档案管理工作符合公司规定和要求，协调解决档案管理工作中的重大问题。2.审核档案管理工作计划和制度：对档案管理人员制定的工作计划和相关制度进行审核，提出意见和建议。3.批准重要档案的保管期限、鉴定和销毁等事项：对涉及公司核心机密、重要项目的档案保管期限、鉴定和销毁等进行审批。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.企划项目相关资料：包括项目立项报告、策划方案、市场调研分析报告、创意设计稿、项目执行计划、项目总结报告等。2.市场调研资料：涵盖行业动态、竞争对手分析、消费者需求调查、市场趋势预测等方面的资料。3.宣传推广资料：如宣传海报、广告文案、活动策划书、媒体报道等。4.会议资料：会议通知、议程、纪要、决议等。5.往来文件：与上级部门、其他部门、合作伙伴、客户等之间的公文、函件、邮件等。6.其他相关资料：如培训资料、获奖证书、荣誉牌匾等与企划工作有关的资料。（二）收集要求1.及时性：企划人员应在工作完成或文件形成后的规定时间内将档案资料移交档案管理人员，确保档案收集的及时性。2.完整性：移交的档案资料应齐全完整，包括文件的正文、附件、签批意见等，不得遗漏重要内容。3.准确性：档案资料的内容应准确无误，数据真实可靠，表述清晰规范。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质、内容、时间等因素进行分类，具体分类如下：项目类：按照不同的企划项目进行分类，每个项目下再细分立项、策划、执行、总结等阶段的资料。市场类：分为行业研究、竞争对手分析、消费者研究等类别。宣传类：根据宣传形式和内容分为海报、广告、活动等类别。会议类：按照会议主题和时间顺序进行分类。往来文件类：根据发文单位和文件性质进行分类。其他类：将不属于上述类别的资料归为其他类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和查找。编号格式可采用“年份+类别代码+流水号”，例如“2023XM001”表示2023年项目类的第1份档案。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索档案。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。四、档案的归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员接收企划人员移交档案资料后：按照整理方法进行分类、编号、编目等处理。2.将整理好的档案资料装入档案盒或文件夹：在档案盒或文件夹上标明档案编号、名称、类别等信息。3.将档案存放在专门的档案柜中：按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。4.同时在电子档案管理系统中录入档案信息：建立电子档案与纸质档案的对应关系，实现档案信息的数字化存储和检索。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司核心机密、重大决策、重要历史资料等档案应永久保管。2.长期保管：保管期限为10年以上（含10年）的档案，主要包括重要的企划项目档案、长期有效的市场调研资料等。3.短期保管：保管期限为19年的档案，如一般性的企划项目档案、宣传资料等。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好：温度和湿度应符合档案保管要求，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。2.配备必要的消防、防盗、防虫、防潮、防尘等设施设备：确保档案的安全保管。3.对电子档案应进行定期备份：备份存储在不同的介质上，并分别存放于不同地点，防止数据丢失。4.定期对档案进行检查和维护：发现档案有损坏、变质等情况应及时采取措施进行修复或处理。五、档案的利用与借阅（一）利用范围1.公司内部人员：为公司企划工作、决策制定、项目实施等提供参考依据，如查阅以往的企划方案、市场调研报告等。2.经公司批准的外部单位或个人：在合作项目、业务交流等情况下，按照规定程序查阅相关档案资料。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。查阅时利用者应在档案查阅登记表上登记查阅时间、档案名称、查阅目的等信息。2.借阅：对于确需借出档案的情况，应经部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案，按时归还档案。（三）利用审批1.公司内部人员查阅档案：由所在部门负责人审批，填写档案查阅申请表，说明查阅目的和档案名称等信息，交档案管理人员办理查阅手续。2.外部单位或个人查阅档案：需提交查阅申请函，说明查阅单位、查阅目的、查阅档案范围等内容，经公司分管领导审批后，由档案管理人员安排查阅。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则：档案管理人员应定期对档案进行鉴定，一般每年进行一次全面鉴定工作。2.价值决定原则：根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值等因素，综合判断档案是否需要继续保存。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由部门负责人、档案管理人员和相关业务骨干组成。鉴定小组负责对档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容和价值，确定保管期限。2.综合评估法：结合档案的形成背景、历史意义、现实需求等因素，综合评估档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后：对确无保存价值的档案编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息。2.将档案销毁清单报部门负责人审核：经批准后，由档案管理人员和监销人员共同实施销毁工作。3.销毁方式：对于纸质档案，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；对于电子档案，应进行彻底删除，并在存储介质上进行消磁处理。4.销毁过程应进行记录：记录销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，由档案管理人员和监销人员签字确认，并存档备查。七、档案管理信息化（一）电子档案管理系统建设1.建立电子档案管理平台：利用信息技术手段，搭建涵盖档案收集、整理、存储、检索、利用等功能的电子档案管理系统。2.实现档案数字化录入：将纸质档案进行扫描或录入，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.完善系统功能模块：包括档案分类管理、权限设置、检索查询、借阅管理、统计分析等功能，提高电子档案管理的效率和便捷性。（二）电子档案安全管理1.设置用户权限：根据不同人员的工作职责和档案利用需求，设置相应的系统操作权限，确保档案信息的安全性。2.数据备份与恢复：定期对电子档案数据进行备份，存储在安全可靠的介质上，并制定数据恢复计划，