检察电子档案管理制度

PAGE检察电子档案管理制度一、总则（一）目的为了加强检察电子档案的管理，确保检察电子档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位在检察工作中形成的电子档案的管理，包括案件管理、法律文书制作、办公自动化等业务过程中产生的电子文件。（三）基本原则1.统一管理原则检察电子档案由专门的档案管理部门统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.全程管理原则对检察电子档案的形成、积累、整理、归档、保管、利用等全过程进行管理，确保档案的连续性和完整性。3.安全保密原则采取有效的安全保密措施，防止检察电子档案的泄露、篡改和丢失，确保档案信息的安全。4.便于利用原则优化检察电子档案的管理流程，提高档案的检索和利用效率，为检察工作提供有力支持。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善本单位检察电子档案管理制度。2.负责检察电子档案的接收、整理、存储、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立和维护检察电子档案管理系统，确保档案信息的安全和有效利用。4.对各部门的检察电子档案管理工作进行指导、监督和检查。（二）业务部门职责1.负责本部门检察电子档案的形成、积累和整理工作，确保档案的真实、完整和准确。2.按照档案管理部门的要求，及时将本部门的检察电子档案移交归档，并配合档案管理部门做好档案的管理和利用工作。3.负责本部门检察电子档案的安全保密工作，指定专人负责档案的保管和使用，防止档案信息的泄露。（三）信息技术部门职责1.负责为检察电子档案管理提供技术支持，保障档案管理系统的正常运行。2.协助档案管理部门做好档案数据的备份、恢复和存储等工作，确保档案数据的安全。3.对检察电子档案管理系统进行安全防护，防止网络攻击和数据泄露等安全事件的发生。三、电子档案的形成与积累（一）文件生成要求1.检察业务过程中产生的电子文件应符合国家有关法律法规和行业标准的要求，确保文件内容的合法性、真实性和完整性。2.电子文件应采用规范的格式和载体进行存储，便于长期保存和利用。推荐使用通用的文档格式，如PDF、DOCX等，并确保文件的可读性。3.电子文件应包含明确的标识信息，如文件名称、生成日期、文号、作者、密级等，以便于识别和管理。（二）积累与整理1.各业务部门应指定专人负责本部门电子文件的积累和整理工作，按照文件的形成规律和内在联系，对电子文件进行分类、编号和编目。2.在案件办理过程中，承办人员应及时将与案件相关的电子文件进行整理和归档，确保案件档案的完整性。3.对于重要的电子文件，应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保备份数据的可用性。四、电子档案的归档（一）归档范围1.本单位在检察工作中形成的具有保存价值的电子文件，包括案件卷宗、法律文书、工作报告、统计报表、会议纪要等。2.与检察业务相关的外部文件，如上级机关的文件、其他单位的函件等，只要具有一定的参考价值，也应进行归档。（二）归档时间1.一般情况下，检察电子档案应在案件办结或相关业务工作完成后的[X]个工作日内归档。2.对于紧急或重要的案件，应根据实际情况及时归档，确保档案信息的时效性。（三）归档程序1.业务部门将整理好的检察电子档案提交给档案管理部门，档案管理部门对提交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.审核通过后，档案管理部门将电子档案按照规定的分类方案进行存储，并在档案管理系统中进行登记和编目，建立档案索引。3.档案管理部门应定期对归档的电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质和地点，以防止数据丢失。五、电子档案的存储与保管（一）存储设备与环境1.检察电子档案应存储在专用的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，确保存储设备的可靠性和稳定性。2.存储设备应放置在安全、干燥、通风的环境中，避免受到高温、潮湿、灰尘等因素的影响。3.定期对存储设备进行检查和维护，及时清理设备中的灰尘和杂物，确保设备的正常运行。（二）存储方式与格式1.采用多种存储方式对检察电子档案进行存储，如在线存储、离线存储等，以确保档案数据的安全性和可用性。2.电子档案应采用通用的、开放性的格式进行存储，如XML、PDF等，以便于长期保存和跨平台利用。3.对于重要的电子档案，应进行加密存储，设置访问密码，并定期更换密码，防止档案信息的泄露。（三）保管期限1.检察电子档案的保管期限应根据国家有关法律法规和档案管理规定确定，一般分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括具有重要历史价值和法律意义的案件卷宗、法律文书等；长期保管的档案一般为[X]年以上，短期保管的档案为[X]年以下。3.定期对保管期限已满的电子档案进行鉴定，对于确无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。（四）安全保密措施1.建立健全检察电子档案安全保密制度，明确档案管理人员的职责和权限，加强对档案管理人员的安全保密教育和培训。2.采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等安全防护措施，防止外部网络攻击和非法访问，确保档案信息的安全。3.对档案管理系统进行定期的安全审计和漏洞扫描，及时发现和处理安全隐患。4.严格控制档案的访问权限，根据工作需要，对不同人员设置不同的访问级别，确保档案信息只能被授权人员访问。5.加强对档案存储介质的管理，存储介质应进行标识和登记，严格控制存储介质的使用和传递，防止介质丢失和信息泄露。六、电子档案的利用（一）利用原则1.检察电子档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，确保档案信息的安全和保密。2.档案利用应服务于检察工作的需要，提高工作效率和质量，为案件办理和决策提供有力支持。（二）利用方式1.提供在线查询服务通过档案管理系统，为授权人员提供在线查询检察电子档案的服务，方便快捷地获取所需档案信息。2.借阅与复制对于确需借阅或复制档案的，应按照规定的程序办理借阅手续，并严格控制借阅范围和期限。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复印或泄露档案内容。3.出具证明根据工作需要，档案管理部门可为相关单位或个人出具检察电子档案的证明材料，证明材料应加盖档案管理部门公章，并注明用途和有效期。（三）利用审批1.内部人员利用检察电子档案，应填写《档案利用申请表》，经所在部门负责人审批后，提交档案管理部门办理。2.外部单位或个人利用检察电子档案，应提交单位介绍信或个人有效身份证件，并填写《档案利用申请表》，经档案管理部门负责人审批后，报分管领导批准。3.涉及国家机密或敏感信息的档案利用，应按照国家有关保密规定进行审批，严格控制利用范围和审批权限。七、电子档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.检察电子档案的鉴定应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.鉴定工作应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素进行综合评估，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立检察电子档案鉴定工作小组，由档案管理部门、业务部门和信息技术部门的人员组成。鉴定工作小组负责制定鉴定标准和程序，组织实施鉴定工作，并对鉴定结果进行审核。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份检察电子档案进行逐一审查分析，根据档案的内容、价值和保管期限等因素，确定档案的存毁。2.综合评估法结合档案的形成背景、历史沿革、现实利用情况等因素，对档案进行综合评估，判断档案的保存价值。（四）销毁程序1.经过鉴定确无保存价值的检察电子档案，应填写《档案销毁申请表》，经鉴定工作小组审核、档案管理部门负责人批准后，进行销毁。2.档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如物理销毁、数据擦除等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等，并由销毁人员和监销人员签字确认。4.销毁后的档案存储介质应进行妥善处理，防止信息泄露。八、监督与检查（一）监督检查机制1.建立健全检察电子档案管理监督检查机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现和解决存在的问题。2.档案管理部门应加强对自身工作的监督检查，定期对档案管理系统进行维护和更新，确保档案信息系统的正常运行。3.业务部门应配合档案管理部门做好档案管理工作的监督检查，及时反馈档案管理中存在的问题，并积极采取措施加以改进。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的形成、积累、整理、归档、存储、保管、利用、鉴定销毁等环节。2.档案管理系统的运行情况，包括系统的安全性、稳定性、数据完整性等。3.档案管理人员的工作情况，包括人员的配备、培训、职责履行等。（三）问题处理与改进1.对于监督检查中发现的问题，