人事档案可查借阅制度

PAGE人事档案可查借阅制度一、总则（一）目的为了规范公司人事档案的可查借阅管理，确保人事档案的安全与完整，维护员工的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及因工作需要查阅、借阅人事档案的外部单位或个人。（三）基本原则1.严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保人事档案管理工作合法合规。2.遵循保密原则，对人事档案中的内容严格保密，防止信息泄露。3.规范操作流程，保证查阅、借阅手续完备，档案归还及时、准确。二、人事档案的管理职责（一）人力资源部门职责1.负责人事档案的建立、收集、整理、保管和维护工作。2.制定和完善人事档案管理制度，并组织实施。3.审核查阅、借阅人事档案的申请，办理相关手续。4.对人事档案的查阅、借阅情况进行监督和检查。（二）档案管理人员职责1.具体负责档案的日常管理工作，包括档案的分类、编号、装订、存放等。2.严格执行档案查阅、借阅制度，确保档案的安全与完整。3.及时记录档案的查阅、借阅情况，定期对档案进行盘点和清查。三、人事档案的内容（一）员工基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、联系方式等。（二）学历学位证书高中及以上学历证书、学位证书复印件等。（三）工作经历入职时间、离职时间、工作单位、职位、工作职责等。（四）劳动合同员工与公司签订的劳动合同文本。（五）薪资福利记录工资调整记录、奖金发放记录、社保缴纳记录等。（六）培训记录参加公司内部培训、外部培训的相关记录。（七）考核评价年度考核、月度考核结果及相关评价材料。（八）奖惩记录获得的奖励证书、违纪处分决定书等。（九）职业资格证书各类职业资格证书复印件。（十）其他相关材料如员工体检报告、离职证明等。四、人事档案的查阅（一）查阅权限与范围1.公司内部人员人力资源部门工作人员因工作需要可查阅员工的全部人事档案内容。其他部门因工作涉及员工人事信息，需查阅相关档案的，应经人力资源部门负责人批准，查阅范围限于与工作相关的部分内容。员工本人可查阅自己的人事档案，但不得查阅涉及他人隐私的部分。2.外部单位或个人司法机关、行政机关因工作需要依法查阅公司人事档案的，应出具相关法律文书，并经公司法定代表人批准。查阅范围限于与案件相关的部分内容。其他外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司人事档案的，应经公司董事长批准，并签订保密协议，查阅范围严格限定在申请事由所涉及的内容。（二）查阅申请与审批1.公司内部人员查阅人事档案，需填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，提交人力资源部门。2.人力资源部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，报人力资源部门负责人批准。3.外部单位或个人查阅人事档案，应提前向公司提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅范围、查阅时间等，并提供相关证明材料。公司收到申请后，由董事长进行审批。（三）查阅流程1.经批准的查阅申请，由档案管理人员根据查阅范围，提供相应的人事档案，并在指定地点供查阅人查阅。2.查阅人必须在档案管理人员的监督下进行查阅，不得擅自将档案带出指定地点，不得在档案上涂改、圈划、批注、抽取、撤换、损坏档案材料。3.查阅过程中，档案管理人员应在场，对查阅情况进行记录，包括查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员对归还的档案进行核对，确保档案完整无损。五、人事档案的借阅（一）借阅权限与范围1.公司内部人员因工作需要借阅人事档案的，仅限于人力资源部门工作人员及经人力资源部门负责人批准的其他部门人员。借阅范围一般为与工作相关的部分档案材料，且不得超过规定的借阅期限。员工本人因特殊情况需要借阅人事档案的，应经人力资源部门负责人批准，借阅期限一般不超过[X]个工作日。2.外部单位或个人原则上不允许外部单位或个人借阅公司人事档案。特殊情况确需借阅的，应经公司董事长批准，并按照公司规定办理相关手续。（二）借阅申请与审批1.公司内部人员借阅人事档案，需填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅事由、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等，经所在部门负责人签字同意后，提交人力资源部门。2.人力资源部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，报人力资源部门负责人批准。3.外部单位或个人借阅人事档案，应提前向公司提交借阅申请函，说明借阅目的缘由、借阅范围、借阅时间、预计归还时间等，并提供相关证明材料。公司收到申请后，由董事长进行审批。（三）借阅流程1.经批准的借阅申请，由档案管理人员根据借阅范围，整理并提供相应的人事档案，办理借阅登记手续，填写《人事档案借阅登记表》，注明借阅人姓名、部门、借阅时间、预计归还时间、借阅内容等。2.借阅人应在借阅登记表上签字确认，并领取借阅的档案材料。档案管理人员应向借阅人明确告知档案的保管要求和归还期限。3.借阅人必须妥善保管借阅的人事档案，不得转借他人，不得擅自复制、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应的赔偿责任。4.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。如需延期归还，应提前向人力资源部门提出申请，经批准后方可延期。5.档案管理人员在收到归还的档案后，应认真核对档案内容和数量，确保档案完整无损。如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，应及时查明原因，并报告人力资源部门负责人。六、人事档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对人事档案中的内容予以保密，不得向无关人员泄露。2.查阅、借阅人事档案的人员必须严格遵守保密规定，不得将档案内容用于非工作目的或泄露给他人。3.严禁在非保密场所存放人事档案，档案存放地点应具备必要的安全防范措施，防止档案被盗、被抢、被毁等情况发生。（二）安全管理1.加强档案存放场所的安全管理，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备。2.定期对人事档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行修复或处理。3.建立档案安全应急预案，如发生火灾、水灾、失窃等突发事件，应立即启动应急预案，采取有效措施保护档案安全，并及时向上级报告。七、监督与检查（一）内部监督1.人力资源部门定期对人事档案的查阅、借阅情况进行检查，确保查阅、借阅手续完备，档案管理规范。2.公司内部审计部门不定期对人事档案管理工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况，发现问题及时督促整改。（二）外部监督接受上级主管部门、政府相关部门及社会公众的监督检查，对提出的意见和建议及时进行整改，不断完善人事档案管理工作。八、违规处理（一）对查阅、借阅人员的违规处理1.查阅、借阅人员违反本制度规定，擅自扩大查阅、借阅范围，泄露档案内容，涂改、损坏、丢失档案材料的，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理；情节严重的，解除劳动合同，并依法追究其法律责任。2.外部单位或个人违反本制度规定查阅、借阅人事档案的，公司有权终止查阅、借阅行为，并要求其赔偿因此造成的损失；情节严重的，依法追究其法律责任。（二）对档案管理人员的违规处理档案管理人员违反本制度规定，未履行档案管理职责，导致档案丢失、损坏、泄露的；或擅自为不符合条