集团分公司档案管理制度

PAGE集团分公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强集团分公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团分公司各部门、各分支机构及全体员工。（三）档案定义本制度所称档案，是指集团分公司在各项工作活动中直接形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、信函、会议记录、声像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则集团分公司设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对全公司档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映集团分公司各项工作活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。3.完整性原则档案应全面、系统地记录集团分公司各项工作活动，确保档案的完整性，不得遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、敏感信息等档案，应严格保密，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、借阅和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构集团分公司设立档案管理部门（档案室），负责全公司档案的集中统一管理。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和集团公司的档案管理制度，制定和完善本公司档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、统计集团分公司各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.对档案进行分类、编目、鉴定、销毁等工作，定期对档案进行清查和盘点。4.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好档案利用登记工作。5.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高员工的档案意识和档案管理水平。7.参与公司重大活动、重要项目的档案管理工作，提供档案支持和服务。8.完成公司领导交办的其他档案管理工作任务。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、保管工作，定期向档案管理部门移交档案。2.指导本部门员工正确形成和积累档案，确保档案的质量。3.协助档案管理部门开展档案查阅、借阅等利用工作。4.配合档案管理部门做好档案清查、盘点等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与本公司有关的文件、指示、通知等。2.本公司形成的各类文件，包括但不限于请示、报告、批复、决定、决议、会议纪要、规章制度等。3.公司对外签订的各类合同、协议、意向书等。4.公司的各类报表、统计资料、财务账目等。5.公司的工程图纸、设计方案、技术资料等。6.公司的会议记录、纪要、简报等。7.公司的人事档案、员工培训资料、绩效考核资料等。8.公司的声像资料，如照片、录像、录音等。9.公司的荣誉证书、奖状、奖杯等。10.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，整理规范，定期移交档案管理部门。2.对于重要文件、资料，应在形成后及时归档，确保档案的时效性。3.档案管理人员应主动收集档案，加强与各部门的沟通协调，确保档案收集工作的顺利进行。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类，一般可分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案等类别。2.编号对每一类档案进行编号，以便于管理和检索。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的数量和质量与档案目录一致。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管期限的档案凡是反映集团分公司主要职能活动和基本历史面貌的，对集团分公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管期限（15年以上）的档案凡是反映集团分公司一般工作活动，在较长时间内对集团分公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。3.短期保管期限（115年）的档案凡是反映集团分公司一般性工作活动，在较短时间内对集团分公司工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。档案保管期限的划定，应根据国家有关规定和集团分公司的实际情况，由档案管理部门会同相关部门共同确定。（四）档案鉴定与销毁1.档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。3.鉴定小组应根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行逐一审查，提出存毁意见。4.对拟销毁的档案，应编制销毁清册，经公司领导批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁。5.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。6.销毁档案的过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。五、档案的查阅与借阅（一）查阅范围公司内部员工因工作需要，可查阅与其工作相关的档案。（二）查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.《档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对《档案查阅申请表》进行审核，符合查阅条件的，予以批准，并安排专人提供查阅服务。（三）查阅要求1.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员应遵守档案管理部门的各项规定。2.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换、损坏档案。3.查阅人员如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。（四）借阅范围公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅公司档案的，须经公司领导批准。（五）借阅手续1.借阅档案应填写《档案借阅申请表》，注明借阅单位或个人名称、借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息。2.《档案借阅申请表》经公司领导签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对《档案借阅申请表》进行审核，符合借阅条件的，予以批准，并与借阅单位或个人签订《档案借阅协议书》，明确双方的权利和义务。4.借阅单位或个人应按照《档案借阅协议书》的约定，按时归还档案。（六）借阅要求1.借阅档案应办理借阅登记手续，注明借阅时间、借阅期限、归还时间等信息。2.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、转让、出卖档案。3.在借阅期限内，借阅人员应按时归还档案，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和质量，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案的信息化管理（一）信息化建设目标与规划1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.推进档案信息资源的共享，提高档案的利用效率和服务水平。3.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。（二）数字化档案管理1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整、准确。2.建立数字化档案数据库，对扫描后的档案图像进行分类、编目、存储和管理。3.对数字化档案进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。（三）档案信息化系统应用1.利用档案信息化管理系统，实现档案的在线查阅、借阅、审批等功能。2.建立档案信息资源共享平台，实现档案信息在公司内部各部门之间的共享和交流。3.加强档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止档案信息泄露。（四）信息化安全保障1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息化系统的安全防护。2.采用防火墙、入侵检测系统、加密技术等手段，保障档案信息化系统的安全运行。3.定期对档案信息化系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度的要求。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、保管、查阅、借阅等环节。3.对监督检查中发现的问题，应及时