档案室应专人管理制度

PAGE档案室应专人管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室的管理，确保档案的安全、完整与有效利用，特制定本专人管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及档案管理的部门及人员。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案资源的整合与共享。2.专人负责原则：指定专人负责档案室的日常管理工作，明确职责与权限。3.安全保密原则：严格遵守国家法律法规，确保档案的安全与保密，防止档案信息泄露。4.有效利用原则：充分发挥档案的作用，为公司的各项工作提供有力支持。二、档案室管理人员职责（一）档案管理员基本职责1.负责档案室的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、借阅等。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立健全档案检索体系。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的准确与完整。5.做好档案的安全防护工作，防止档案损坏、丢失和泄密。6.为公司各部门提供档案查阅、借阅等服务，做好登记与跟踪。（二）具体工作内容1.档案收集及时收集公司各部门形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件等。督促各部门按时移交应归档的文件，确保档案收集的完整性。2.档案整理按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理。对纸质档案进行装订、编页、编目等处理，对电子档案进行格式转换、命名规范等操作。3.档案归档将整理好的档案按照年度、类别等进行有序归档，存入档案柜或电子存储系统。建立档案索引目录，方便快速查找与利用。4.档案保管确保档案室环境符合档案保管要求，保持适宜的温度、湿度等条件。对档案进行定期检查，发现问题及时处理，如修复破损档案、更新存储设备等。做好防火、防盗、防虫、防潮、防鼠等安全防护措施。5.档案借阅建立档案借阅登记制度，详细记录借阅时间、借阅人、借阅内容等信息。严格按照规定的借阅范围和审批程序办理借阅手续，确保档案借阅的合法性与安全性。督促借阅人按时归还档案，对归还的档案进行检查，如有损坏及时追究责任。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：涵盖员工入职、离职、晋升、考核、培训等相关资料。3.财务档案：如会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务档案：根据公司业务类型划分，如销售合同、采购订单、项目文档等。5.技术档案：包含研发资料、技术图纸、工艺文件等。（二）档案编号1.采用数字与字母相结合的编号方式，确保编号的唯一性与系统性。2.编号规则如下：年度编号：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。类别编号：根据档案分类，用大写字母表示，如“A”代表行政档案，“B”代表人事档案等。顺序编号：按照档案归档的先后顺序，用三位数字表示，如“001”。3.例如，一份2023年形成的行政档案，其编号为“2023A001”。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在文件材料形成后及时整理，定期移交档案室归档。2.归档的文件材料应齐全、完整、真实，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.电子档案应与纸质档案同步归档，确保内容一致，并按照规定格式存储。（二）保管期限1.根据国家有关规定和公司实际情况，确定档案的保管期限。短期档案：保管期限为15年。中期档案：保管期限为510年。长期档案：保管期限为10年以上。2.定期对到期档案进行鉴定，根据鉴定结果进行销毁或继续保管。（三）保管方式1.纸质档案采用档案柜存放，按照类别和编号顺序排列，便于查找。2.电子档案存储在专用的服务器或存储设备上，建立备份机制，防止数据丢失。3.对重要档案可采用异地备份存储，提高数据安全性。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等。2.申请表经所在部门负责人审批后，交档案室管理员办理查阅手续。3.查阅档案应在档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，必须填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人、档案室负责人及公司分管领导审批后，方可办理借阅手续。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人员应对所借档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。5.借阅期满，借阅人员应按时归还档案，档案室管理员应对归还档案进行检查，如发现问题及时处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.根据档案保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定。2.成立档案鉴定小组，由档案室管理人员、相关业务部门人员及公司领导组成。3.鉴定小组对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.对鉴定后需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》，详细记录档案名称、编号、数量等信息。2.《档案销毁清单》经档案鉴定小组组长审核、公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.销毁档案应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应有专人监督，并在《档案销毁清单》上签字确认。5.销毁后的《档案销毁清单》应长期保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率，提升档案服务质量，为公司决策提供及时准确的档案信息支持。（二）信息化管理措施1.配备专业的数据录入人员，对纸质档案进行数字化扫描录入，确保数据的准确性。2.建立档案数据库，对档案信息进行分类存储和管理，实现快速检索与查询。3.加强档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。4.定期对档案信息化系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。八、监督与考核（一）监督机制1.公司内部设立档案管理监督小组，定期对档案室的管理工作进行检查和监督。2.监督小组检查内容包括档案管理制度执行情况、档案整理归档质量、档案安全保管措施等。3.对检查中发现的问题，及时提出整改意见，督促档案室管理人员限期整改。（二）考核办法1.制定档案管理人员考核标准，从工作态度、工作能力、工作业绩等方面进行综合考核。2.考核结果与档案管理人