派出所户籍档案管理制度

PAGE派出所户籍档案管理制度一、总则（一）目的为了加强派出所户籍档案管理，确保户籍档案的完整、准确、安全和有效利用，维护公民的合法权益，依据国家有关法律法规和公安业务工作要求，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本派出所户籍档案的收集、整理、保管、查阅、利用、鉴定和销毁等管理活动。（三）基本原则1.依法管理原则：严格依照国家法律法规和公安行业标准开展户籍档案管理工作，确保管理活动合法合规。2.真实准确原则：户籍档案应如实反映户籍管理工作中形成的各类信息，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则：采取有效措施确保户籍档案的安全，防止档案信息泄露，维护公民个人隐私。4.方便利用原则：在确保安全保密的前提下，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公安业务工作和社会公众提供便捷服务。二、档案管理职责分工（一）户籍民警职责1.负责户籍档案的日常收集、整理和初步审核工作，确保档案材料齐全、完整、准确。2.按照规定的归档要求，及时将户籍业务办理过程中形成的各类文件材料进行分类、编号、装订，移交档案管理部门。3.协助档案管理部门做好户籍档案的查阅、利用工作，提供必要的业务解释和说明。（二）档案管理人员职责1.负责户籍档案的集中保管，建立健全档案管理制度，确保档案存放有序、安全可靠。2.对接收的户籍档案进行详细核对、登记，按照档案管理规范进行整理、编目、上架，实现档案的科学管理。3.负责户籍档案的查阅、借阅登记和管理，严格按照规定程序办理档案查阅、借阅手续，确保档案信息安全。4.定期对户籍档案进行清查、盘点，及时发现和解决档案管理中存在的问题，对破损、变质的档案及时进行修复或处理。5.按照档案鉴定和销毁规定，提出户籍档案鉴定意见，经批准后负责组织实施档案销毁工作，并做好相关记录。（三）派出所领导职责1.全面负责派出所户籍档案管理工作，将档案管理工作纳入派出所整体工作计划，加强组织领导和监督检查。2.协调解决户籍档案管理工作中涉及的人员、经费、设备等问题，保障档案管理工作的顺利开展。3.对户籍档案管理工作中的重大事项进行决策，确保档案管理工作符合法律法规和公安业务工作要求。三、档案收集与整理（一）收集范围1.出生申报、死亡注销、迁入迁出、户口项目变更更正等户籍业务办理过程中形成的各类审批表、申请书、证明材料、证件复印件等文件材料。2.户籍调查、人口统计等工作中形成的各类报表、数据资料、调查报告等。3.与户籍管理相关的其他文件材料，如上级公安机关的文件、通知、会议纪要等。（二）收集要求1.户籍民警应在户籍业务办结后及时收集相关文件材料，确保材料的完整性和准确性。2.收集的文件材料应使用A4规格纸张，内容清晰、字迹工整，签字盖章齐全。3.对于电子文件材料，应按照规定格式进行存储，并与纸质档案相对应，确保电子档案与纸质档案内容一致。（三）整理方法1.分类：按照户籍档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，一般分为常住户口档案、暂住人口档案、出生申报档案、死亡注销档案等类别。2.编号：对每一类户籍档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。编号可采用年份+流水号的方式，如2023001表示2023年的第一份户籍档案。3.编目：编制户籍档案目录，目录应包括档案编号、类别、题名、日期、页数、保管期限等内容，以便快速检索档案信息。4.装订：将整理好的文件材料按照顺序进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的户籍档案保管室，保管室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护设施，确保档案存放安全。2.保管室内应配备档案密集架、保险柜、温湿度计、灭火器等必要的设备，满足档案保管的基本要求。（二）保管期限1.户籍档案的保管期限根据其重要程度和利用价值分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括涉及公民身份信息、重要审批文件、人口统计数据等具有长期保存价值且需永久查考的档案。长期保管的档案保管期限为为30年，主要包括一般户籍业务办理档案、户籍调查资料等。短期保管的档案保管期限为10年，主要包括临时性户籍业务档案、一般性证明材料等。2.档案管理人员应根据档案的形成时间和保管期限要求，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，并在档案目录和卷皮上注明。（三）档案存放1.按照档案类别和保管期限，将户籍档案分别存放在档案密集架上，并按照编号顺序排列，便于查找和管理。2.对于重要的户籍档案，可采用专柜存放或单独保管的方式，加强安全防护。3.建立档案存放索引，注明档案的存放位置、编号、类别等信息，方便档案管理人员快速查找档案。（四）档案保护1.定期对户籍档案进行检查，查看档案是否有破损、霉变、虫蛀等情况，如发现问题应及时采取修复、消毒等措施进行处理。2.做好档案保管室的温湿度控制，保持室内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间，防止温湿度变化对档案造成损害。3.加强对档案保管设备的维护和管理，确保防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施正常运行。五、档案查阅与利用（一）查阅范围1.公安机关内部因办理户籍业务、开展人口管理工作等需要查阅户籍档案的。2.司法机关、行政机关因办案、执法等工作需要查阅户籍档案，并按照规定办理相关手续的。3.公民本人因办理相关事务需要查阅本人户籍档案，并提供有效身份证件的。（二）查阅手续1.公安机关内部查阅：由查阅人填写《户籍档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案编号、类别等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门查阅。2.司法机关、行政机关查阅：查阅人应出具单位介绍信、工作证及相关法律文书，经派出所领导批准后，档案管理部门方可提供查阅服务。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，查阅人不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。3.公民本人查阅：公民本人应持有效身份证件到派出所户籍窗口提出查阅申请，经户籍民警核实身份后，填写《户籍档案查阅申请表》，由户籍民警陪同到档案管理部门查阅。查阅人只能查阅本人户籍档案，不得查阅他人档案。（三）查阅方式1.档案管理人员应根据查阅申请，及时查找所需档案，并提供给查阅人在指定地点查阅。2.查阅人如需摘抄、复制档案内容，但涉及个人隐私或需保密的信息除外，应经档案管理部门负责人批准，并在档案管理人员的监督下进行。摘抄、复制的档案材料应加盖档案管理部门印章，确保其真实性和有效性。3.查阅人不得在档案上涂改、圈划、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。查阅结束后，档案管理人员应及时收回档案，检查档案是否完整无损，并将档案归还原位。（四）利用服务1.档案管理部门应积极为公安机关内部业务工作提供户籍档案信息支持，协助户籍民警查询相关档案资料，提高工作效率。2.对于司法机关、行政机关的查阅需求，档案管理部门应按照规定及时提供服务，保障其执法工作的顺利开展。3.在确保安全保密的前提下，档案管理部门可根据社会公众的合理需求，提供户籍档案信息咨询服务，但不得泄露公民个人隐私信息。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立户籍档案鉴定小组，由派出所领导、档案管理人员、户籍民警等组成。鉴定小组负责对到期户籍档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定标准1.依据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对到期户籍档案进行全面审查。2.对于已失去保存价值的档案，如临时性户籍业务档案、一般性证明材料等，经鉴定小组确认后，可予以销毁。3.对于仍具有一定保存价值但保管期限已满的档案，可根据实际情况延长保管期限或进行数字化处理后继续保存。（三）销毁程序1.档案管理部门定期对到期户籍档案进行清理，列出拟销毁档案清单，提交鉴定小组进行鉴定。2.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，形成鉴定意见，经派出所领导批准后，确定销毁档案名单。3.档案管理部门按照批准的销毁名单，对拟销毁档案进行造册登记，注明档案编号、类别、题名、日期等信息。4.销毁档案时，应采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，并由两名以上档案管理人员在场监销，确保销毁过程安全、彻底。5.销毁工作结束后，监销人员应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现户籍档案的信息化管理，建立户籍档案电子数据库，提高档案管理工作的效率和服务水平，为公安业务工作和社会公众提供更加便捷的档案信息查询服务。（二）数据采集与录入1.户籍民警在办理户籍业务过程中，应同步将相关文件材料的电子数据录入户籍档案管理系统，确保电子数据与纸质档案内容一致。2.档案管理人员负责对录入的电子数据进行审核，确保数据的准确性和完整性。对于审核中发现的问题，及时通知户籍民警进行修改。（三）数据库管理1.建立户籍档案电子数据库，对户籍档案的各类信息进行分类存储，实现档案信息的快速检索和查询。2.定期对电子数据库进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。3.加强对电子数据库的安全管理，设置用户权限，防止未经授权的访问和数据泄露。（四）信息化应用1.利用户籍档案管理系统，实现户籍业务办理过程中的档案信息共享，提高工作效率，减少群众办事时间。2.通过公安信息网，为公安机关内部提供户籍档案信息查询服务，支持业务工作的开展。3.探索开展户籍档案信息的网上查询服务，为社会公众提供更加便捷的档案信息获取渠道，但应严格遵守安全保密规定，确保公民个人隐私信息安全。八、监督与考核（一）监督检查1.派出所定期对户籍档案管理工作进行监督检查，重点检查档案管理制度的执行情况、档案收集整理质量、档案保管安全状况、档案查阅利用服务等方面。2.档案管理部门应定期开展自查自纠工作，及时发现和解决档案管理工作中存在的问题，并将自查情况报告派出所领导。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关责任人限期整改，并对整改情况进行跟踪复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核评价1.建立户籍档案管理工作考核评价机