学校档案管理制度健全

PAGE学校档案管理制度健全一、总则（一）目的为了加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工和学生形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案实行集中统一管理，由学校综合档案室负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则档案内容必须真实反映学校各项工作的实际情况，确保档案信息的可靠性。3.完整性原则全面收集学校在教学、科研、管理等活动中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.准确性原则档案的整理、编目等工作要准确无误，便于查找和利用。5.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，要采取必要的保密措施，确保档案信息安全。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案管理制度并组织实施。2.负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导各部门、各单位的档案工作，对兼职档案员进行业务培训。4.参与学校重大活动和重要项目的文件材料收集、整理和归档工作。5.开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。（二）兼职档案员1.负责本部门、本单位档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期向综合档案室移交。2.协助综合档案室开展档案的鉴定、统计和利用等工作。3.对本部门、本单位人员进行档案管理知识宣传和教育，提高档案意识。三、档案归档范围与要求（一）党群类档案1.党组织建设方面的文件材料，如党委会议记录、党委工作计划与总结、党员名册等。2.宣传工作方面的文件材料，如宣传报道、思想政治教育材料等。3.纪检监察工作方面的文件材料，如违纪案件处理材料、廉政建设文件等。4.工会工作方面的文件材料，如工会会员名册、工会活动记录等。5.共青团工作方面的文件材料，如团员名册、团代会文件等。归档要求：按照文件形成的时间顺序，分类整理，保持文件的完整性。（二）行政类档案1.学校行政工作的各类文件，如学校行政会议记录、行政工作计划与总结、规章制度等。2.人事管理方面的文件材料，如教职工招聘、考核、晋升、奖惩等材料。3.财务管理方面的文件材料，如财务预算、决算、会计凭证、报表等。4.资产管理方面的文件材料，如固定资产登记、清查、处置等材料。5.后勤管理方面的文件材料，如校园建设规划、物业管理、食堂管理等材料。归档要求：文件应齐全完整，字迹清晰，签署完备，按年度分类整理。（三）教学类档案1.教学计划、教学大纲、课程表等教学文件。2.教师教案、教学课件、学生作业等教学资料。3.教学改革与研究项目材料，如立项申请书、研究报告、成果鉴定等。4.学生学籍管理材料，如入学登记表、成绩单、毕业证、学位证等。5.教学实践活动材料，如实习、实训、毕业设计等材料。归档要求：按教学环节分类整理，保持教学过程的连续性。（四）科研类档案1.科研项目立项申请书、任务书、开题报告等材料。2.科研项目研究过程中的实验数据记录、研究报告、论文发表等材料。3.科研成果鉴定、奖励申报等材料。4.学术交流活动材料，如会议通知、论文集等。归档要求：按照科研项目的类别和研究阶段进行整理，确保科研档案的系统性。（五）基建类档案1.学校基本建设规划、设计文件，如可行性研究报告、设计图纸等。2.工程建设过程中的施工图纸、施工记录、工程变更等文件。3.工程竣工验收文件，如竣工验收报告、质量检验报告等。归档要求：按工程项目进行整理，保证档案与工程建设实际相符。（六）设备类档案1.设备购置计划、合同、验收报告等文件。2.设备使用说明书、操作规程、维护保养记录等资料。3.设备报废申请、审批文件等。归档要求：按设备型号分类整理，便于设备管理和维护。四、档案整理与分类（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间内在的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.采用年度机构保管期限分类法。2.年度：按照文件形成的年度进行划分。3.机构：按照学校内部的组织机构进行分类，如党群部门、行政部门、教学单位、科研机构等。4.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三种保管期限。（三）整理步骤1.收集：各部门、各单位兼职档案员按照归档范围的要求，及时收集本部门、本单位形成的文件材料，并移交综合档案室。2.分类：综合档案室档案管理人员按照分类方法对收集到的文件材料进行分类。3.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整和装订，保持文件的整齐美观。4.编目：编制档案目录，包括全宗号、年度、机构、保管期限、目录号、案卷号、题名、日期、页数、备注等项目，以便于查找和利用。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在盒脊上填写相关信息。五、档案保管（一）保管条件1.综合档案室应具备专用的档案库房，库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施设备，确保档案的安全保管。（二）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案排列上架存放，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同门类的档案应分开存放，避免混淆。（三）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，核对档案数量、目录与实际档案是否相符，发现问题及时查找原因并进行处理。2.每年对档案保管状况进行全面检查，检查档案的完整性、安全性以及保管环境等情况，对检查中发现的问题要及时采取措施进行整改。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案的保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容和价值。2.参考档案保管期限表：根据档案保管期限表的规定，结合档案的实际情况进行鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，提出销毁意见，编制档案销毁清册，清册应包括档案题名、年度、机构、保管期限、目录号、案卷号等内容。2.档案销毁清册报学校主管领导审批。3.经批准后，由两人以上在指定地点监销，并在销毁清册上签字确认。4.销毁后的档案应在档案目录中注明“已销毁”字样，并永久保存销毁清册。七、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计，包括各类档案的总数、新增数量、销毁数量等。2.档案利用情况统计，如查阅人次、查阅档案数量等。3.档案保管状况统计，如库房温湿度、设备运行情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案相关数据进行记录和汇总。2.利用档案管理软件进行统计分析，提高统计工作的效率和准确性。（三）统计报表定期向上级主管部门和学校领导报送档案统计报表，报表应内容准确、数据真实、格式规范。八、档案利用（一）利用范围1.学校内部各部门、各单位因教学、科研、管理等工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅学校档案，须经学校主管领导批准。3.个人因工作、学习等特殊原因需要查阅本人档案，须经所在部门同意，综合档案室审核后办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅：提供档案原件或复印件供利用者查阅。2.借阅：对需要借出档案的利用者，办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求。3.出具证明：根据利用者的需求，为其出具档案证明材料。（三）利用手续1.利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、查阅内容、利用方式等。2.申请表经所在部门负责人签字同意（外单位查阅须经学校主管领导批准）后，提交综合档案室。3.综合档案室档案管理人员根据利用申请表，对档案进行查找、调阅，并办理查阅、借阅或出具证明等手续。利用者应在规定的时间内归还档案或证明材料。九、档案信息化建设（一）建设目标建立学校档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化加工1.对库存档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.建立档案数据库，将数字化档案信息录入数据库，实现档案信息的计算机检索和管理。（三）系统功能1.档案收集与整理：实现档案收集、分类、编目等工作的信息化管理。2.档案检索与利用：提供多种检索方式，方便利用者快速查找所需档案信息，并实现档案在线查阅、借阅申请等功能。3.档案统计与分析：对档案数量、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表。4.系统管理：包括用户管理、权限管理、数据备份与恢复等功能，确保系统的安全稳定运行。（四）安全