小学校舍档案管理制度

PAGE小学校舍档案管理制度一、总则（一）目的为加强我校校舍档案管理，确保校舍档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥校舍档案在学校建设、管理和发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校所有校舍档案的管理，包括学校教学楼、办公楼、实验楼、图书馆、体育馆、学生宿舍、食堂等各类建筑物及其附属设施的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则校舍档案由学校档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映校舍的建设、使用和维护情况，不得弄虚作假。3.准确性原则档案信息应准确无误，数据、文字等应符合规范要求。4.完整性原则全面收集校舍建设、管理过程中形成的各类文件资料，确保档案的完整性。5.安全性原则采取有效措施确保校舍档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善校舍档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理校舍档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。3.对校舍档案的形成、积累和归档工作进行监督、指导，确保档案质量。4.定期对校舍档案进行检查、鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，按规定程序进行销毁。5.积极开发利用校舍档案信息资源，为学校建设、管理和决策提供服务。（二）各部门职责1.各部门负责本部门在校舍建设、管理过程中形成的文件资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门归档。2.协助档案管理部门做好校舍档案的管理工作，配合档案管理部门开展档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.负责校舍档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.熟悉档案内容，积极提供档案利用服务，为学校各项工作提供支持。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.参加档案业务培训，不断提高业务水平。三、档案收集（一）收集范围1.校舍规划、设计文件，包括选址报告、可行性研究报告、规划设计方案、初步设计、施工图设计等。2.校舍建设项目审批文件，如项目建议书、可行性研究报告批复、环境影响评价批复、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证等。3.工程招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。4.工程合同，如建设工程施工合同、监理合同、设备采购合同等。5.工程竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工备案表、工程质量保修书等。6.校舍日常维护、维修文件，如维修计划、维修记录、维修费用清单等。7.校舍安全检查文件，如安全检查记录、隐患排查报告、整改通知等。8.校舍改造、扩建项目文件，参照新建项目文件收集要求进行收集。9.其他与校舍相关的文件资料，如房屋产权证书、土地使用证书等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责本部门文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.文件资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.收集的文件资料应按照形成时间顺序进行整理，保持文件之间的有机联系。4.对重要文件资料应进行备份，以防丢失或损坏。四、档案整理（一）分类标准校舍档案按照以下类别进行分类：1.基建档案类包括校舍建设项目从规划到竣工验收全过程形成的文件资料。2.维修档案类记录校舍日常维护、维修情况的文件资料。3.安全档案类校舍安全检查、隐患排查及整改等方面的文件资料。4.产权档案类房屋产权证书、土地使用证书等相关文件资料。（二）整理方法1.基建档案类按照项目阶段进行分类整理，每个项目分为规划设计、项目审批、招投标、工程合同、施工管理、竣工验收等若干个子类，每个子类再按照文件形成时间顺序排列。2.维修档案类按照维修时间顺序进行整理，每份维修记录单独成册，内容包括维修申请、维修方案、维修记录、验收报告等。3.安全档案类按照安全检查时间顺序进行整理，每次安全检查形成的记录、报告等单独成册，内容包括检查时间、检查人员、检查内容、隐患情况、整改措施及结果等。4.产权档案类将房屋产权证书、土地使用证书等相关文件资料集中整理，单独存放。（三）编号规则为便于档案的管理和查找，对各类校舍档案进行编号。编号规则如下：1.基建档案类采用“学校代码J项目编号子类编号顺序号”的格式进行编号。其中，学校代码为学校统一编制的代码；J代表基建档案类；项目编号为校舍建设项目的编号；子类编号按照规划设计、项目审批等子类分别用01、02等表示；顺序号为该子类文件的顺序编号。2.维修档案类采用“学校代码W维修年份顺序号”的格式进行编号。其中，学校代码为学校统一编制的代码；W代表维修档案类；维修年份为维修发生的年份；顺序号为该年份维修记录的顺序编号。3.安全档案类采用“学校代码A检查年份顺序号”的格式进行编号。其中，学校代码为学校统一编制的代码；A代表安全档案类；检查年份为安全检查发生的年份；顺序号为该年份安全检查记录的顺序编号。4.产权档案类采用“学校代码C产权类别顺序号”的格式进行编号。其中，学校代码为学校统一编制的代码；C代表产权档案类；产权类别按照房屋产权证书、土地使用证书等分别用01、02等表示；顺序号为该类别产权文件的顺序编号。（四）编目1.编制档案目录根据整理好的档案，编制各类档案目录。目录内容包括档案编号、题名、日期、责任者等。2.建立电子目录将档案目录录入计算机，建立电子目录数据库，方便档案的检索和查询。五、档案归档（一）归档时间1.基建档案类项目竣工验收后三个月内，项目建设部门应将整理好的档案移交档案管理部门归档。2.维修档案类每年度结束后一个月内，各部门应将本年度的维修档案移交档案管理部门归档。3.安全档案类每次安全检查结束后一周内，检查部门应将检查记录等档案移交档案管理部门归档。4.产权档案类取得房屋产权证书、土地使用证书等相关文件资料后，应及时移交档案管理部门归档。（二）归档手续档案移交部门应填写档案移交清单，详细注明档案的名称、数量、编号等信息。档案管理部门接收档案时，应认真核对移交清单内容，清点档案数量，检查档案质量，双方签字确认后完成归档手续。六、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应分类存放，按照编号顺序上架排列，便于查找和管理。2.对重要档案和易损档案应采取特殊保管措施，如进行复制备份、采用防虫防霉剂等。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。（三）档案保护1.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案在利用过程中受到损坏。2.对档案进行数字化处理，建立电子档案库，同时保留纸质档案，实现双套制保管，确保档案信息的安全和长期保存。3.定期对档案保管设备进行维护和更新，确保设备正常运行。七、档案利用（一）利用范围1.学校内部各部门因工作需要查阅校舍档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅校舍档案。3.因司法、审计等工作需要查阅校舍档案。（二）利用手续1.校内部门查阅档案，应填写档案查阅申请表，经本部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.上级主管部门、相关单位查阅档案，应出具单位介绍信，经档案管理部门负责人批准后办理查阅手续。3.因司法、审计等工作需要查阅档案，应出具相关法律文书或审计通知书，经学校主管领导批准后办理查阅手续。（三）利用方式1.档案查阅应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员应遵守档案管理规定，爱护档案，不得擅自涂改、抽取、复制、转借档案。2.如需复印档案，应经档案管理部门负责人批准，由档案管理人员进行复印，并登记复印内容和数量。3.如需借阅档案，应填写档案借阅申请表，经本部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对校舍档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.鉴定工作由档案管理部门负责人组织，相关业务人员参加，对档案的内容、来源、时间等进行综合分析，提出鉴定意见。3.鉴定结果分为永久保存、长期保存（10年以上）、短期保存（10年以下）和销毁四类。（二）销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照规定程序进行销毁。