消防档案管理十项制度

PAGE消防档案管理十项制度一、总则1.目的为加强公司消防档案管理，规范消防档案的建立、保管、使用和销毁等工作，确保消防档案的完整性、准确性和系统性，为公司消防安全管理提供有力支持，依据《中华人民共和国消防法》、《机关、团体、企业、事业单位消防安全管理规定》等相关法律法规及行业标准，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及所属单位的消防档案管理工作。3.基本原则消防档案管理应遵循依法依规、真实准确、完整规范、及时有效、安全保密的原则，确保消防档案能够全面反映公司消防安全管理的实际情况，为消防安全决策、火灾事故调查等提供可靠依据。二、消防档案的分类与内容1.消防管理档案消防安全责任制档案：明确公司各级管理人员和员工的消防安全职责，包括消防安全责任人、消防安全管理人以及各部门、各岗位的消防安全职责，以书面形式记录并归档。消防安全管理制度档案：涵盖公司制定的各项消防安全管理制度，如消防安全教育、培训制度，防火巡查、检查制度，安全疏散设施管理制度，消防设施、器材维护管理制度，火灾隐患整改制度，用火、用电、用气安全管理制度，易燃易爆危险物品和场所防火防爆管理制度，专职和义务消防队的组织管理制度，灭火和应急疏散预案演练制度等，详细记录各项制度的内容、实施程序和相关要求。消防工作会议记录档案：记录公司召开的消防安全工作会议的时间、地点、参会人员、会议内容、决议事项等，包括消防安全形势分析、工作部署、问题研究与解决等方面的内容。消防工作文件档案：收集整理国家和地方有关消防工作的法律法规、规范性文件，以及公司内部发布的与消防工作相关的通知、通报、指示、批复等文件，确保消防工作文件的齐全、完整。2.消防设施档案消防设施基本情况档案：对公司内各类消防设施进行详细登记，包括消防设施的名称、型号、规格、数量、设置位置、生产厂家、购置时间、维修保养记录等信息，建立消防设施台账，以便全面掌握消防设施的基本状况。消防设施维护保养档案：记录消防设施的维护保养计划、实施情况、维修更换记录等内容。每次维护保养工作完成后，应填写维护保养记录表格，详细记录维护保养的时间、内容、发现的问题及处理情况等，并由维护保养人员签字确认。消防设施检测报告档案：定期委托具有资质的消防技术服务机构对消防设施进行检测，收集检测机构出具的检测报告，归档保存。检测报告应包括消防设施的检测项目、检测结果、存在问题及整改建议等内容，作为评估消防设施运行状况的重要依据。3.火灾隐患档案火灾隐患排查记录档案：详细记录公司定期组织的火灾隐患排查工作情况，包括排查时间、范围、人员、发现的火灾隐患内容、隐患部位、隐患程度等信息。对排查出的火灾隐患应进行分类整理，明确隐患等级，为后续的整改工作提供基础资料。火灾隐患整改档案：针对排查出的火灾隐患，建立专门的整改档案。记录隐患整改的责任部门、责任人、整改措施、整改期限、整改过程及整改结果等内容。整改完成后，应提交整改报告，经复查合格后，将相关资料归档保存。重大火灾隐患档案：对于确定为重大火灾隐患的情况，应单独建立档案，详细记录重大火灾隐患的基本情况、形成原因、可能造成的危害、整改难度及整改措施等内容。同时，应跟踪重大火灾隐患的整改过程，及时更新档案信息，直至隐患彻底消除。4.灭火和应急疏散预案档案灭火和应急疏散预案文本档案：制定公司总体灭火和应急疏散预案以及各部门、各场所的专项灭火和应急疏散预案，包括预案的编制依据、适用范围、组织机构及职责、报警和接警处置程序、应急疏散的组织程序和措施、扑救初起火灾的程序和措施、通讯联络工作要求、后期处置等内容。预案应符合公司实际情况，具有可操作性，并定期进行修订完善。灭火和应急疏散预案演练档案：记录公司组织的灭火和应急疏散预案演练活动情况，包括演练时间、地点、演练内容、参与人员、演练过程、演练效果评估及改进措施等内容。演练档案应能够反映演练的全过程，为总结经验教训、提高预案的科学性和实用性提供参考。三、消防档案的建立与收集1.责任部门与人员公司各部门负责本部门消防档案资料的收集、整理和初步审核工作，并指定专人作为消防档案管理员，负责具体的档案管理工作。消防安全管理部门负责对各部门提交的消防档案进行汇总、审核和统一保管，确保消防档案的完整性和准确性。2.资料收集范围各部门应按照本制度规定的消防档案分类内容，全面收集与本部门消防安全管理相关的各类文件、记录、报告等资料。包括但不限于部门内部的消防安全管理制度、工作记录、检查报告、培训资料、设施维护保养记录、火灾隐患排查及整改资料、应急预案及演练记录等。3.收集时间要求消防档案资料应及时收集整理，确保资料的时效性。对于日常工作中产生的消防档案资料，各部门应在工作完成后的[X]个工作日内提交给消防安全管理部门；对于定期开展的消防安全工作，如消防设施检测、火灾隐患排查等，相关资料应在工作结束后的[X]个工作日内提交归档。4.资料收集方式纸质资料：各部门将整理好的纸质消防档案资料按照类别进行分类装订，编制目录清单，注明资料名称、日期、页码等信息，提交给消防安全管理部门。电子资料：对于能够以电子形式保存的消防档案资料，如电子文档、图片、视频等，各部门应进行分类整理，并按照统一的命名规则进行命名，存储在指定的电子存储设备或服务器上，同时将电子资料的存储路径、文件名及相关说明信息提供给消防安全管理部门。消防安全管理部门应定期对电子资料进行备份，确保数据的安全性和完整性。四、消防档案的整理与归档1.整理原则消防档案整理应遵循分类科学、编号规范、排列有序、便于查找的原则。按照本制度规定的消防档案分类，对收集到的各类资料进行细致分类，确保同一类别的资料集中存放，便于管理和查阅。2.编号方法为便于消防档案的管理和检索，对每一份消防档案资料应进行编号。编号采用[具体编号规则]，例如：“XF[年份][部门代码][档案类别代码][流水号]”。其中，“XF”为消防档案的简称；“[年份]”为资料形成的年份；“[部门代码]”为产生该资料的部门代码，可根据公司部门设置情况进行统一编制；“[档案类别代码]”为按照消防档案分类确定的类别代码；“[流水号]”为该类别下资料的顺序编号。3.归档要求纸质档案归档：将整理好并编号的纸质消防档案资料按照类别顺序依次装入档案盒或档案柜，每个档案盒或档案柜应标明存放的档案类别和起止编号。同时，在档案盒或档案柜内放置档案目录清单，便于快速查找所需资料。电子档案归档：将电子消防档案资料按照分类目录进行存储，建立电子档案索引数据库，确保能够通过关键词、编号等方式快速检索到所需电子资料。电子档案的存储应遵循安全、可靠、便于访问的原则，定期进行数据备份，防止数据丢失或损坏。4.档案标识在每份消防档案资料的首页右上角应加盖“消防档案”专用章，并注明档案编号、资料名称、日期、保管期限等信息。对于纸质档案，应在档案盒侧面或正面粘贴档案标识，标明档案类别、起止编号等内容；对于电子档案，应在文件名中体现档案编号、资料名称等关键信息，并在存储目录中设置清晰的标识。五、消防档案保管期限1.短期保管档案保管期限为[X]年的消防档案，主要包括一般性的消防安全工作记录、临时性的消防文件、消防设施维护保养记录中近期的部分资料等。短期保管档案在保管期限届满后，经消防安全管理部门审核确认，可按照规定程序进行销毁。2.中期保管档案保管期限为[X]年的消防档案，涵盖较为重要的消防安全管理制度、消防设施基本情况档案（除长期保存的关键信息外）、火灾隐患排查记录等资料。中期保管档案在保管期限届满后，应进行全面审查评估，对于仍有参考价值的档案，可适当延长保管期限；对于已无保存必要的档案，按照规定进行销毁处理。3.长期保管档案保管期限为[X]年以上（含[X]年）的消防档案，包括消防安全责任制档案、重大火灾隐患档案、灭火和应急疏散预案文本档案及演练档案等重要资料。长期保管档案应永久保存，确保其完整性和安全性，以便在公司消防安全管理工作中持续发挥作用。六、消防档案查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅消防档案的，应填写《消防档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交给消防安全管理部门。消防安全管理部门根据申请内容进行审核，对于符合查阅条件的，安排专人负责提供查阅服务，并限定查阅范围和时间。2.查阅流程查阅人员在消防安全管理部门指定的地点进行查阅，查阅过程中应保持档案资料的整洁和完好，不得擅自涂改、抽取、损坏档案资料。如需复印或摘录档案内容，应经消防安全管理部门同意，并按照规定进行登记。查阅结束后，查阅人员应及时归还档案资料，由档案管理人员进行核对和签收。3.借阅规定因特殊原因需要借阅消防档案的，应填写《消防档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和消防安全管理部门负责人审批同意后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，确需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的消防档案，不得转借他人或用于非工作目的，借阅期满后应按时归还。4.查阅与借阅记录消防安全管理部门应建立消防档案查阅与借阅登记台账，详细记录查阅和借阅的时间、人员、内容、期限、归还情况等信息。查阅与借阅登记台账应定期进行整理和归档，作为消防档案管理工作的重要记录资料。七、消防档案的更新与维护1.定期更新消防安全管理部门应定期对消防档案进行全面检查和更新，确保档案内容与公司消防安全管理实际情况保持一致。对于消防管理档案中的各项制度、规定，应根据国家法律法规、行业标准及公司实际情况的变化，及时进行修订和完善；对于消防设施档案，应根据设施的维修保养、更新改造等情况，及时更新相关信息；对于火灾隐患档案，应跟踪隐患整改情况，及时记录整改结果；对于灭火和应急疏散预案档案，应根据演练效果评估和实际工作需要，适时进行修订。2.动态维护在日常消防安全管理工作中，如发生火灾事故、消防设施故障、人员变动等情况，相关部门应及时将有关信息反馈给消防安全管理部门，以便对消防档案进行动态维护。例如，火灾事故发生后，应详细记录事故经过、原因分析、处理结果等内容，并将相关资料补充到消防档案中；消防设施发生故障并进行维修后，应更新设施维护保养档案；人员岗位变动涉及消防安全职责调整的，应及时修改消防安全责任制档案等。3.数据备份与恢复对于电子消防档案，应定期进行数据备份，备份数据应存储在不同的物理介质上，并分别存放于不同的地点。同时，应制定数据恢复计划，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏的情况下能够及时恢复，保证消防档案数据的安全性和完整性。八、消防档案的安全管理1.档案存放环境消防档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全防护措施。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内，以确保档案资料不受损坏。2.档案保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、防火保险柜、温湿度计、灭火器、防虫药、除湿机等，确保档案存放安全可靠。档案保管设备应定期进行检查和维护，确保其正常运行。3.人员安全意识加强档案管理人员的安全意识教育，提高其对消防档案安全管理重要性的认识。档案管理人员应严格遵守档案管理规定，不得擅自将档案资料带出档案库房，不得在档案库房内吸烟、使用明火或存放易燃易爆物品等。在档案整理、查阅、借阅等操作过程中，应注意保护档案资料的安全，防止丢失、损坏或泄露。4.安全检查与隐患整改定期对消防档案库房进行安全检查，检查内容包括档案存放情况、保管设备运行情况、安全防护措施落实情况等。对于检查中发现的安全隐患，应及时进行整改，确保档案库房的安全环境。同时，应建立安全检查记录档案，详细记录检查时间、检查人员、发现的问题及整改情况等内容。九、消防档案的销毁1.销毁条件消防档案保管期限届满或因其他原因确无保存价值的，可按照规定程序进行销毁。对于涉及公司商业秘密、重要历史资料等特殊情况的档案，应按照相关保密规定进行处理，不得随意销毁。2.销毁审批由消防安全管理部门提出消防档案销毁申请，填写《消防档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经公司消防安全责任人审批同意后，方可组织实施销毁工作。3.销毁方式消防档案销毁应采用安全、环保的方式进行，一般可采用焚烧、粉碎等方式。对于纸质档案，应在指定的地点进行焚烧处理，并确保焚烧彻底；对于电子档案，应采用专业的