南京大学档案馆制度

PAGE南京大学档案馆制度一、总则（一）目的为了加强南京大学档案馆的管理，有效保护和利用档案资源，保障学校各项工作的顺利开展，依据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于南京大学档案馆及其所属各部门，以及全校各单位和个人在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一领导，由档案馆负责全校档案的集中管理，确保档案的完整、系统和安全。2.真实性原则：档案应如实反映学校各项工作的历史面貌，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则：全面收集学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，确保档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案进行保密管理。5.服务性原则：以服务学校教学、科研、管理和社会利用为宗旨，充分发挥档案的作用。二、档案管理体制（一）学校档案工作领导体制学校成立档案工作领导小组，由校领导担任组长，成员包括学校办公室、档案馆、各学院（系）、各职能部门负责人。档案工作领导小组负责研究决定学校档案工作的重大事项，指导、协调全校档案工作。（二）档案馆职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度并组织实施。2.负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的完整、系统和安全。3.对全校各单位的档案工作进行监督、检查和指导，开展档案业务培训和宣传教育活动。4.开发利用档案信息资源，为学校教学、科研、管理和社会利用提供服务。5.参与学校重大活动和重要项目的档案管理工作，确保档案资料的及时收集和规范整理。6.负责学校档案信息化建设，推进档案管理的现代化、数字化进程。（三）各单位档案工作职责1.各单位应明确一名负责人分管档案工作，配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管和移交等工作。2.建立健全本单位档案管理制度，将档案工作纳入本单位工作计划和考核体系，确保档案工作的正常开展。3.按照学校档案管理要求，及时收集、整理本单位在各项活动中形成的档案材料，定期向档案馆移交。4.积极配合档案馆开展档案业务工作，接受档案馆的监督、检查和指导。三、档案的形成与收集（一）档案形成学校各单位和个人在教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等材料，均应作为档案进行管理。（二）收集范围1.党群工作类：包括学校党委及各部门在党务工作中形成的文件、会议记录、统计报表等。2.行政管理类：包括学校行政机关在行政管理工作中形成的文件、通知、报告、会议纪要等。3.教学管理类：包括教学计划、教学大纲、课程表、学生成绩册、实习报告等。4.科学研究类：包括科研项目立项申请书、研究报告、学术论文、科研成果鉴定材料等。5.产品生产类：包括产品设计图纸、生产工艺文件、产品质量检验报告等。6.基本建设类：包括基建项目立项审批文件、工程设计图纸、施工文件、竣工验收报告等。7.仪器设备类：包括仪器设备购置合同、验收报告、使用说明书等。8.外事工作类：包括外事活动计划、协议、合同、出访报告等。9.财会工作类：包括会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。10.学生工作类：包括学生入学登记表、学籍档案、奖惩材料、毕业登记表等。11.声像档案类：包括学校重大活动、教学科研成果、校园风貌等方面的照片、录音、录像等。12.实物档案类：包括学校获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、印章等。（三）收集要求1.各单位应建立健全档案收集制度，明确档案收集的责任人和时间要求，确保档案材料及时、完整地收集。2.档案管理人员应熟悉本单位档案形成情况，主动参与各项活动，及时收集档案材料。3.对重要活动和项目，应提前介入，进行全程跟踪，确保档案材料的齐全、准确。4.收集的档案材料应保持其原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造。四、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法学校档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行整理。1.年度分类：将档案按其形成年度进行划分。2.机构（问题）分类：按学校内部机构或问题进行分类。3.保管期限分类：根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期、短期三种保管期限。（三）整理要求1.对收集到的档案材料进行分类、编号、编目，编制卷内目录、备考表等。2.装订成册的档案应拆除金属物，破损的档案应进行修复。3.声像档案应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息，并进行数字化处理。4.实物档案应进行登记造册，注明名称、来源、日期等信息，并妥善保管。五、档案的保管（一）保管场所档案馆应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐，定期进行清扫和消毒。2.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃ 24℃之间，相对湿度应保持在45% 60%之间。3.做好档案的防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防光、防磁等工作，确保档案的安全。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。5.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。（三）档案的存储介质1.纸质档案应采用档案密集架或专用档案柜进行存储，排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应与原始数据异地存放。3.声像档案应存储在光盘、磁带等存储介质上，并进行编号和登记。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面的历史观点，以档案的形成规律和保存价值为依据，准确判定档案的存毁。（二）鉴定组织学校成立档案鉴定小组，由档案馆、学校办公室、纪检监察部门等相关人员组成。档案鉴定小组负责对学校档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案的保管期限、内容、来源等因素，对档案进行逐卷审查，确定其存毁。2.对已到保管期限的档案，应重点审查其是否仍具有保存价值，如涉及重要历史事件、重要人物、知识产权等档案，应适当延长保管期限。（四）销毁程序1.编制销毁清册：对经过鉴定确定需要销毁的档案，编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.审批：销毁清册经档案鉴定小组组长审核，报学校主管领导批准。3.销毁：由两人以上负责监销，确保档案销毁彻底，并在销毁清册上签字。4.备案：销毁清册应永久保存，作为档案销毁的依据。七、档案的统计（一）统计内容档案统计应包括档案的收进、移出、整理、保管、利用等方面的情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案的各项数据进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总分析，形成统计报表。（三）统计要求1.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报。2.统计报表应按时报送学校档案工作领导小组和上级档案管理部门。八、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循依法依规、方便快捷、保守秘密的原则，确保档案的合理利用。（二）利用范围1.本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅本单位及相关单位的档案。2.本校学生因学习、论文写作等需要，可查阅本人学籍档案及相关教学档案。3.校外单位因工作需要，经学校批准，可查阅、借阅本校相关档案。4.涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案，须经严格审批后，方可查阅、借阅。（三）利用方式1.查阅：利用者可到档案馆查阅档案原件或复制件。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，填写借阅登记表，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。（四）利用要求1.查阅要求：利用者应在档案馆指定的场所查阅档案，不得擅自将档案带出馆外。查阅档案时，应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、污损。2.借阅要求：借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。借阅期满后，应按时归还档案。如档案有损坏、丢失等情况，借阅者应承担相应责任。九、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和服务水平。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、拼接等处理，提高图像质量。3.数据录入：将档案的目录信息和全文信息录入档案信息化管理系统，建立数据库。4.挂接存储：将数字化档案与数据库进行挂接，实现档案的数字化存储。（三）系统功能1.档案管理功能：实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等业务流程的信息化管理。2.检索利用功能：提供多种检索方式，方便利用者快速查找所需档案信息。利用者可在网上提交利用申请，经审批后在线查阅、下载档案。3.安全管理功能：设置用户权限，对档案信息进行加密存储，确保档案信息的安全。（四）数据维护1.定期对档案信息