大学科技档案查阅制度

PAGE大学科技档案查阅制度一、总则（一）目的为了加强大学科技档案的管理，规范科技档案的查阅行为，保障科技档案的安全与完整，充分发挥科技档案在学校教学、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校各学院、部门及个人查阅学校科技档案的活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及学校的相关规定，确保档案查阅活动合法合规。2.安全保密原则在查阅过程中，要采取有效措施保障科技档案的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。同时，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案内容，要严格保密。3.服务利用原则以服务学校教学、科研、管理等工作为出发点，积极为档案利用者提供便捷、高效的查阅服务，充分发挥科技档案的价值。二、科技档案的定义与范围（一）定义大学科技档案是指学校在教学、科研、技术开发、社会服务等活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。（二）范围1.科研项目档案包括科研项目立项申请书、可行性研究报告、项目合同书、开题报告、研究计划、实验记录、研究成果报告、鉴定证书、获奖证书等。2.教学科研成果档案如教学成果奖申报材料、科研成果奖申报材料、专利申请文件、著作权登记证书、论文发表及收录情况等。3.技术合同档案涵盖技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同、技术服务合同等相关文件。4.实验室建设与管理档案包括实验室规划、建设方案、设备购置清单、运行记录、安全管理文件等。5.科研机构档案如科研机构的成立文件、人员组成、研究方向、科研成果统计等资料。6.对外科技合作与交流档案涉及国际合作项目协议、学术交流活动资料、合作研究成果等。三、查阅权限与申请流程（一）查阅权限1.本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅与其工作相关的科技档案。2.本校学生在导师指导下，为完成毕业论文、毕业设计等学习任务，可查阅相关科技档案。3.校外单位人员因工作需要查阅本校科技档案的，须经学校相关部门批准，并按照规定办理查阅手续。（二）申请流程1.查阅人填写《大学科技档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、所需档案的名称及内容范围等信息。2.将申请表提交所在单位或部门负责人审核签字。3.申请表经审核通过后，提交至学校档案馆。档案馆工作人员对申请进行登记，并根据档案的密级和管理规定进行审批。4.对于涉及机密级及以上的科技档案，需经学校保密委员会审批同意后方可查阅。四、查阅方式与场所（一）查阅方式1.现场查阅查阅人可到学校档案馆指定的查阅场所，在工作人员的协助下查阅科技档案。查阅过程中，如需复印、拍照等，须经档案馆工作人员同意，并按照规定办理相关手续。2.远程查阅对于部分公开的科技档案，学校档案馆可提供远程查阅服务。查阅人通过学校内部网络或指定的档案管理系统，按照权限查阅相关档案信息。（二）查阅场所学校档案馆设立专门的查阅室，为档案查阅人提供安全、舒适的查阅环境。查阅室内配备必要的办公设备，如桌椅、电脑、复印机等，以满足查阅工作的需要。五、查阅要求与限制（一）查阅要求1.查阅人应遵守档案馆的各项规章制度，服从工作人员的管理。2.查阅时，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、拆散或转借他人。3.如需摘录、复制档案内容，应经档案馆工作人员同意，并按照规定的格式和数量进行操作。摘录、复制的档案资料应妥善保管，不得用于与查阅目的无关的其他用途。（二）查阅限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的科技档案，未经学校保密委员会批准，不得查阅、摘录、复制或传播。2.对于正在进行的科研项目档案，在项目未结题前，查阅范围应严格限制在与项目研究相关的必要信息，且不得影响项目的正常进行。3.禁止查阅人利用查阅档案之便，从事损害学校利益或侵犯他人知识产权的行为。六、档案利用的监督与管理（一）监督措施1.学校档案馆应建立健全档案查阅登记制度，对每一次查阅活动进行详细记录，包括查阅时间、查阅人姓名、单位、查阅档案名称及内容、查阅目的、查阅方式等信息。2.通过档案管理系统对远程查阅行为进行实时监控，确保查阅过程符合规定要求。3.定期对档案查阅情况进行统计分析，及时发现和解决存在的问题。（二）违规处理1.对于违反本制度规定查阅档案的行为，学校档案馆有权责令其停止查阅，并视情节轻重给予批评教育、警告、通报批评等处理。2.如因查阅人的违规行为导致科技档案泄露、损坏或丢失的，查阅人应承担相应的法律责任，并按照学校的有关规定进行赔偿。3.对于校外单位人员违反本制度查阅档案的行为，学校有权终止其查阅活动，并将相关情况通报其所在单位。七、档案的归还与销毁（一）归还查阅人查阅完毕后，应及时将所查阅的科技档案归还学校档案馆。档案馆工作人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案的完整与安全。（二）销毁对于已失去保存价值的科技档案，按照学校档案销毁制度的规定，由档案馆组织鉴定，并填写《档案销毁清册》，经学校相关部门批