学校会议室管理制度及流程规范

PAGE学校会议室管理制度及流程规范一、总则（一）目的为了加强学校会议室的管理，确保会议室的正常使用，提高会议室的使用效率，特制定本管理制度及流程规范。（二）适用范围本制度适用于学校内所有会议室的使用管理。（三）基本原则1.统一管理原则：学校会议室由[具体管理部门]统一管理，负责会议室的日常安排、维护和使用监督。2.合理使用原则：各部门应根据实际工作需要，合理申请使用会议室，避免资源浪费。3.安全第一原则：确保会议室的设施设备安全，保障参会人员的人身安全。二、会议室管理职责（一）管理部门职责1.负责制定和完善会议室管理制度及流程规范，并监督执行。2.负责会议室的日常调度和安排，根据各部门的申请，合理分配会议室资源。3.负责会议室设施设备的维护、保养和更新，确保设施设备正常运行。4.负责会议室的环境卫生管理，定期进行清洁消毒。5.负责对会议室使用情况进行统计和分析，为学校决策提供参考依据。（二）使用部门职责1.遵守会议室管理制度及流程规范，爱护会议室设施设备。2.根据工作需要，提前向管理部门申请使用会议室，并填写《会议室使用申请表》。3.负责本部门使用会议室期间的设备操作和环境卫生维护。4.使用完毕后，及时清理会议室，关闭设备电源，将桌椅摆放整齐。三、会议室分类及使用权限（一）会议室分类学校会议室分为[大型会议室名称]、[中型会议室名称]、[小型会议室名称]等不同类型，具体分类如下：1.大型会议室：可容纳[X]人以上，配备先进的音响、投影、视频会议等设备，适用于学校大型会议、学术报告、文艺演出等活动。2.中型会议室：可容纳[X]人至[X]人，配备基本的会议设备，适用于学校中层干部会议、部门工作会议、小型学术交流等活动。3.小型会议室：可容纳[X]人以下，配备简单的会议桌椅和白板，适用于小组讨论、内部培训、一对一沟通等活动。（二）使用权限1.大型会议室：由学校领导或[指定部门]根据工作需要安排使用。2.中型会议室：各部门可根据工作需要申请使用，但需提前[X]个工作日提交申请。3.小型会议室：各部门可根据实际情况随时申请使用，但需提前[X]小时提交申请。四、会议室使用申请流程（一）申请各部门如需使用会议室，应提前填写《会议室使用申请表》，详细注明使用时间、会议主题、参会人数、设备需求等信息，并提交给管理部门。（二）审批管理部门收到《会议室使用申请表》后，应根据会议室的使用情况和申请部门的需求，进行审批。审批通过后，管理部门将通知申请部门使用会议室的相关信息。（三）变更如因特殊情况需要变更会议室使用时间、参会人数、会议主题等信息，申请部门应提前[X]小时通知管理部门，并重新填写《会议室使用申请表》，经管理部门审批后方可变更。（四）取消如因特殊情况需要取消会议室使用申请，申请部门应提前[X]小时通知管理部门，以便管理部门重新安排会议室资源。五、会议室使用规定（一）使用时间1.学校会议室的使用时间为工作日的[具体时间段]，如需在非工作时间使用会议室，需提前向管理部门申请，并经批准后方可使用。2.每次会议室的使用时间不得超过[X]小时，如有特殊情况需要延长使用时间，需提前向管理部门申请，并经批准后方可延长。（二）参会人数各部门应根据会议室的实际容量合理安排参会人数，不得超员使用会议室。如因特殊情况需要超员使用会议室，需提前向管理部门申请，并经批准后方可超员使用。（三）设备使用1.使用会议室前，使用部门应熟悉会议室的设备操作方法，如有疑问可向管理部门咨询。2.使用会议室期间，使用部门应正确使用会议室的设备，不得随意拆卸、更换设备部件，不得擅自更改设备设置。3.使用完毕后，使用部门应及时关闭设备电源，并将设备恢复到初始状态。（四）环境卫生1.使用会议室期间，使用部门应保持会议室的环境卫生，不得在会议室吸烟、乱扔垃圾。2.使用完毕后，使用部门应及时清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭门窗。（五）安全管理1.学校会议室应配备必要的消防设施和安全设备，确保会议室的安全。2.使用会议室期间，参会人员应遵守安全规定，不得在会议室进行危险行为。3.如遇紧急情况，参会人员应听从指挥，有序疏散。六、会议室设施设备管理（一）设施设备配备学校会议室应根据不同类型和使用需求，配备相应的设施设备，如音响、投影、视频会议、桌椅、白板、空调等。（二）设施设备维护1.管理部门应定期对会议室的设施设备进行维护、保养和检查，确保设施设备正常运行。2.如发现设施设备故障或损坏，使用部门应及时通知管理部门，管理部门应及时安排维修人员进行维修。3.对于因使用不当造成设施设备损坏的，使用部门应承担相应的维修费用。（三）设施设备更新管理部门应根据会议室的使用情况和设施设备的老化程度，适时对会议室的设施设备进行更新和升级，以提高会议室的使用效率和舒适度。七、会议室环境卫生管理（一）清洁标准1.会议室地面应保持干净整洁，无污渍、水渍、垃圾等。2.会议桌椅应摆放整齐，表面无灰尘、污渍。3.白板应擦拭干净，无字迹残留。4.门窗应保持干净明亮，玻璃无污渍。5.垃圾桶应及时清理，垃圾不得外溢。（二）清洁频率1.会议室应每天进行一次日常清洁，包括地面清扫、桌椅擦拭、白板清洁等。2.每周应进行一次全面清洁，包括门窗清洁、空调清洁、设备擦拭等。3.在大型会议或活动结束后，应及时对会议室进行清洁消毒。（三）清洁人员会议室的清洁工作由[具体清洁部门或人员]负责，清洁人员应严格按照清洁标准进行操作，确保会议室的环境卫生。八、会议室使用监督与考核（一）监督检查1.管理部门应定期对会议室的使用情况进行监督检查，包括使用时间、参会人数、设备使用、环境卫生等方面。2.在监督检查过程中，如发现使用部门违反会议室管理制度及流程规范的行为，管理部门应及时制止，并要求使用部门进行整改。（二）考核评价1.管理部门应建立会议室使用考核评价机制，对各部门的会议室使用情况进行考核评价。2.考核评价内容包括会议室使用申请的及时性、准确性，会议室的使用效率，设施设备的维护情况，环境卫生情况等方面。3.考核评