档案馆库内部管理制度

PAGE档案馆库内部管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆库的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织档案馆库的所有档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映本公司/组织的各项活动和历史面貌。2.完整性原则：全面收集和保存与本公司/组织相关的各类档案，确保档案的齐全完整。3.安全性原则：采取有效措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便利性原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，方便公司/组织内部人员查阅和使用档案。二、档案收集（一）收集范围1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结等。2.业务经营类：涵盖市场调研、销售合同、采购订单、财务报表、项目文档等。3.人事管理类：包含员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核文件等。4.技术研发类：如研发项目文档、技术图纸、专利申请文件等。5.其他类：如公司/组织荣誉证书、重要活动记录、对外合作协议等具有保存价值的资料。（二）收集渠道1.内部部门移交：各部门应指定专人负责定期将本部门产生的档案整理后移交至档案馆库。2.员工主动提交：鼓励员工将个人手中具有保存价值的与公司/组织相关的资料提交至档案馆库。3.外部接收：接收来自上级主管部门、合作伙伴、政府部门等的相关文件和资料。（三）收集要求1.及时收集：各部门和员工应在档案形成或事件结束后的规定时间内完成档案的收集工作，并移交至档案馆库。2.完整准确：收集的档案应确保内容完整，信息准确，字迹清晰，载体完好。3.分类清晰：移交的档案应按照本制度规定的分类方法进行初步分类，便于后续整理工作。三、档案整理（一）分类标准1.年度分类法：按照档案形成的年度进行分类，不同年度的档案分别存放。2.机构分类法：根据公司/组织内部的机构设置，将档案分为不同的类别。同一机构形成的档案集中在一起。3.问题分类法：按照档案所反映的问题或主题进行分类，如行政管理、业务经营、人事管理等。（二）编号规则1.档案编号：为每一份档案赋予唯一的编号，编号应体现档案的分类信息和顺序号。例如，“[年度编号][机构编号][问题编号][顺序号]”。2.编号编制：编号编制应遵循简洁明了、易于识别和管理的原则，确保编号的系统性和连贯性。（三）整理流程1.装订：对纸张破损、大小不一等不符合要求的档案进行修复和装订，确保档案整齐、牢固。2.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于查找和管理。3.上架排列：按照编号顺序将整理好的档案上架排列，便于存放和检索。四、档案保管（一）保管环境1.库房选址：档案馆库应选择地势较高、干燥通风、远离火源和水源的地点，确保库房安全。2.温湿度控制：库房内应配备温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.防火防盗：库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，如火灾自动报警系统、防盗门窗、防虫药品、防鼠器材等。（二）档案装具1.选用标准：根据档案的类型、数量和保存要求，选用合适的档案装具，如档案柜、档案架、光盘存储柜等。2.标识管理：在档案装具上标明档案类别、编号范围等信息，便于快速查找档案。（三）保管期限1.定期鉴定：定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）。2.调整管理：根据鉴定结果，对档案的保管期限进行调整，及时销毁已到保管期限且无保存价值的档案。（四）档案清点1.定期盘点：每年定期对档案进行全面清点，核对档案数量、编号、保管状况等信息，确保档案账实相符。2.异常处理：如发现档案数量短缺、损坏、丢失等异常情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。五档案鉴定（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司/组织内部的档案管理人员、业务专家和相关领导组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准1.价值判断：根据档案对本公司/组织的历史研究、业务发展、行政管理等方面的重要程度，判断档案的保存价值。2.保管期限确定：结合档案的形成时间、内容性质、现实利用需求等因素，确定档案的保管期限。（三）鉴定流程1.初步筛选：档案管理人员对库存档案进行初步筛选，剔除明显无保存价值的档案。2.详细审查：鉴定小组对初步筛选后的档案进行详细审查，综合考虑各方面因素，确定档案的保管期限和处置意见。3.审批备案：鉴定结果报经公司/组织相关领导审批后，进行备案，并按照规定进行相应的处置。六、档案利用（一）利用原则1.合法合规：档案利用应遵守国家法律法规和本公司/组织的相关规定，确保档案信息的安全和合法使用。2.服务为本：以满足公司/组织内部人员的工作需求为出发点，提供优质、高效的档案利用服务。3.严格审批：对档案利用申请进行严格审批，确保利用目的正当、合理。（二）利用方式1.查阅：公司/组织内部人员可根据工作需要，到档案馆库查阅档案。查阅时应填写查阅登记表，经批准后在指定地点进行查阅。2.借阅：因工作需要确需将档案借出档案馆库的，应办理借阅手续，注明借阅期限、归还时间等信息。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。3.复制：根据利用需求，可对档案进行复制。复制档案应经档案管理人员审核，确保复制内容与原件一致，并注明复制日期、复制人等信息。（三）利用审批1.申请流程：利用人应填写档案利用申请表，注明利用目的、利用内容、利用方式等信息，经所在部门负责人审核后，提交至档案馆库。2.审批权限：根据档案的密级和利用情况，设定不同的审批权限。一般档案利用申请由档案馆库负责人审批；涉及重要机密档案的利用申请，需经公司/组织相关领导审批。七、档案信息化管理（一）数字化建设1.扫描录入：对重要档案进行数字化扫描，将纸质档案转化为电子档案，并进行数据录入和整理。扫描图像应清晰、完整，数据应准确无误。2.存储备份：建立电子档案存储系统，对数字化档案进行安全存储，并定期进行备份，防止数据丢失。（二）系统管理1.档案管理系统：选用合适的档案管理软件，建立档案信息化管理系统，实现档案的在线检索、借阅、利用审批等功能。2.权限设置：根据不同人员的工作职责和权限，设置档案管理系统的访问权限，确保档案信息的安全。（三）数据安全1.安全防护：采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，保障档案信息化系统的安全，防止数据被非法获取、篡改或泄露。2.应急处理：制定档案信息化系统应急预案，定期进行演练，确保在系统出现故障或遭受攻击时能够及时恢复数据，保障档案利用工作的正常开展。八、档案人员管理（一）人员配备1.专业要求：档案馆库应配备具有档案管理专业知识和技能的人员，熟悉档案管理的法律法规和业务流程。2.数量合理：根据档案管理工作的实际需要，合理确定档案管理人员的数量，确保各项工作有序开展。（二）培训考核1.定期培训：定期组织档案管理人员参加业务培训，不断更新知识结构，提高业务水平。培训内容包括档案管理法律法规、业务技能、信息化技术等。2.考核评价：建立档案管理人员考核评价机制，对其工作表现、业务能力、职业道德等方面进行考核评价，考核结果作为人员晋升、奖励、调整岗位的依据。（三）岗位职责1.馆长职责：全面负责档案馆库的管理工作，制定工作计划和管理制度，组织实施档案管理各项业务工作，协调与公司/组织内部各部门的关系。2.档案管理人员职责：负责档案的收集、整理、保管、鉴定、