健全村务档案管理制度

PAGE健全村务档案管理制度一、总则（一）目的为了加强村务档案管理，确保村务档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥村务档案在村务管理、决策、监督以及服务村民等方面的作用，依据国家有关法律法规和相关行业标准，结合本村实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村范围内各类村务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等不同形式和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则村务档案由村委会指定专人负责集中管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实完整原则如实反映村务活动的全过程，保证档案内容完整无缺，严禁篡改、伪造档案。3.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查询、调阅和利用，为村务管理和村民服务提供便捷。4.安全保密原则采取必要的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案严格保密。二、档案管理机构及人员职责（一）档案管理机构设立村务档案管理室，作为本村档案管理的专门机构，负责集中保管各类村务档案。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责收集本村在村务活动中形成的各种文件材料，确保档案收集的全面性和及时性。按照档案整理的规范要求，对收集到的文件材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作，使其系统化、条理化。2.档案保管妥善保管档案，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等工作，确保档案实体安全。定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管中出现的问题，如档案损坏、霉变等情况。3.档案利用服务建立档案借阅登记制度，严格按照规定办理档案借阅手续，确保档案的借阅安全。根据村民和村委会工作需要，及时、准确地提供档案查阅服务，积极为村务管理和村民解决实际问题提供支持。对档案利用情况进行登记和统计，跟踪档案的使用效果，不断改进档案利用服务工作。4.档案信息化管理逐步推进档案信息化建设，将重要档案资料进行数字化处理，建立电子档案数据库。负责电子档案的录入、存储、维护和管理，确保电子档案的安全和有效利用。利用信息技术手段，提高档案管理工作的效率和水平，实现档案信息资源的共享。5.档案鉴定与销毁根据国家有关规定和本村实际情况，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。对已到保管期限且无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理，并做好销毁记录。6.档案宣传与培训开展档案宣传工作，提高村民对档案重要性的认识，增强档案意识。组织村委会成员及相关工作人员参加档案业务培训，提高其档案管理水平和业务能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.村务决策类包括村民会议记录、村民代表会议记录、村委会工作会议记录、重大事项决策文件等。2.村务管理类村委会各类规章制度、工作计划、工作总结、工作汇报等。村民自治章程、村规民约及其修订记录。村级财务收支账目、会计凭证、审计报告等财务档案。农村土地承包、宅基地审批、集体资产登记等相关资料。各类合同协议，如土地租赁合同、工程项目承包合同、物资采购合同等。3.村务监督类村务公开资料、民主理财记录、村民监督委员会工作记录等。4.公共服务类涉及村民社会保障、民政救助、医疗卫生、文化教育等方面的服务记录和相关文件。5.其他类本村获得的荣誉证书、奖状、锦旗等；反映本村历史文化、风土人情的照片、录音、录像等声像资料；上级部门下发的与本村相关的文件、通知等。（二）收集要求1.各部门和工作人员应在村务活动结束后及时将各自工作中形成的文件材料收集齐全，移交档案管理人员。2.收集的文件材料应保持其真实性和完整性，不得随意涂改、抽取或丢失。3.对重要文件材料应收集原件，如无法收集原件的，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。（三）整理方法1.分类按照档案的形成领域和内容性质，将村务档案分为党群工作、村务管理、经济发展、社会事务、文化建设、民主监督等六大类。每大类下再根据具体情况设置若干二级类目，如党群工作类下可分为党组织建设、党员管理、群团工作等；村务管理类下可分为村委会工作、村民自治、档案管理等。2.编号对每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度和顺序号。例如，党群工作类党组织建设方面2023年第5份档案编号为DQ202305。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。通过目录可以快速查找和了解档案的基本信息。4.装订对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整和裱糊，然后按照一定顺序进行装订，确保档案整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备良好的通风、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠等条件。库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。（二）保管设备1.档案架选用坚固耐用、符合档案保管要求的档案架，用于存放档案盒。档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。2.档案盒采用统一规格的档案盒，档案盒应标注档案类别、年度、起止日期、保管期限等信息，确保档案存放有序。3.温湿度计安装温湿度计，实时监测库房内的温度和湿度，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。4.防虫防鼠设备放置防虫板、樟脑丸等防虫药品，设置防鼠板、鼠夹、鼠药等防鼠设施，防止害虫和老鼠对档案的破坏。（三）保管期限根据档案的重要程度和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管本村历史沿革、大事记、重要会议记录、村民代表会议记录等反映本村重大事件和决策过程的档案。本村土地所有权证、房产证、集体资产产权登记证等重要产权文件。涉及本村经济社会发展的重要规划、统计报表等。本村获得的省部级以上荣誉证书、奖状等。2.长期保管村委会工作计划、工作总结、财务预决算等重要文件。各类合同协议、土地承包合同、工程项目承包合同等。村民自治章程、村规民约及其修订记录。村级财务收支账目、会计凭证等财务档案，保管期限为30年。3.短期保管一般性的工作通知、便函、临时性的统计报表等。村民社会保障、民政救助、医疗卫生、文化教育等方面的一般性服务记录。（四）档案保管要求1.档案应按照分类顺序上架存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、存放位置正确。3.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制，保证档案的完整性。4.严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。五、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应遵守国家法律法规和本村档案管理制度的规定，不得损害国家利益、集体利益和村民的合法权益。2.服务村务原则档案利用要紧密围绕村务管理和决策的需要，为村委会开展工作提供有力支持。3.方便村民原则积极为村民提供档案查阅服务，满足村民对涉及自身权益等档案信息的需求。（二）利用方式1.查阅村民和村委会工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经档案管理部门负责人批准后，在档案管理人员的陪同下到档案库房查阅。查阅档案时应保持安静，不得在档案上涂改、标记、抽取或损坏档案。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，须经村委会主要领导批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案是否完好无损。3.出具证明根据村民或相关单位的需求，档案管理部门可依据档案内容出具档案证明。出具的档案证明应加盖档案管理部门印章，并注明用途和有效期限。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细记录。登记内容包括利用日期、利用人姓名、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、归还日期、档案证明内容等。档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由村委会主任担任组长，档案管理人员、财务人员、村民监督委员会成员等为成员。鉴定小组负责对档案的保管期限进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准根据国家有关规定和本村实际情况，结合档案的形成背景、内容性质、重要程度等因素，确定档案鉴定标准。具体如下：1.对反映本村历史发展、重大事件、重要决策等具有重要查考价值的档案，列为永久保管。2.对在一定时期内具有查考利用价值的档案，根据其重要程度确定为长期或短期保管。3.对已失去保存价值的档案，如临时性的文件材料、重复的资料等，经鉴定小组审核后予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理人员定期对已满保管期限的档案进行清理，初步确定需要鉴定的档案清单。2.将需要鉴定的档案清单提交鉴定小组，鉴定小组按照鉴定标准对档案进行逐一审核，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对鉴定为销毁的档案，编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限、鉴定意见等内容。档案销毁清册经村委会主任批准后生效。（四）销毁实施档案销毁工作应在指定地点进行，由档案管理人员和监销人员共同实施。监销人员应对销毁过程进行监督，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认。档案销毁清册应长期保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立完善的村务档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和服务水平，促进村务档案信息资源的共享。（二）数字化录入对重要的村务档案进行数字化处理，按照档案整理的要求，将纸质档案内容录入电子档案管理系统。录入过程中要确保数据准确无误，图像清晰可辨。（三）数据库建设建立电子档案数据库，对数字化档案进行分类存储。数据库应具备完善的检索功能，能够根据档案编号、题名、日期、责任者等多种条件进行快速查询。同时，要做好数据库的备份工作，防止数据丢失。（四）安全管理加强档案信息化系统的安全管理，设置