会议室预约管理规范制度

PAGE会议室预约管理规范制度一、总则（一）目的为了规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保各类会议、活动的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各分支机构在公司会议室召开会议、培训、研讨、接待等活动的预约管理。（三）基本原则1.公平公正原则：所有部门和人员在会议室预约使用上享有平等的权利，按照规定的流程进行申请和安排。2.高效利用原则：以提高会议室的使用效率为核心，合理安排会议时间和场地，避免资源浪费。3.先申请先安排原则：根据预约申请的先后顺序进行会议室的安排，确保预约的及时性和有效性。二、会议室分类及使用权限（一）会议室分类1.大型会议室：可容纳[X]人以上，配备先进的会议设备，适用于公司级重要会议、大型培训、对外接待等活动。2.中型会议室：可容纳[X][X]人，适合部门级会议、中型培训、小组研讨等。3.小型会议室：可容纳[X]人以下，主要用于小型会议、一对一沟通、临时讨论等。（二）使用权限1.公司高层：有权使用各类会议室，根据工作需要提前预约。2.部门负责人：可根据部门会议、活动需求预约相应规模的会议室。3.普通员工：因工作需要召开会议、培训等可预约小型会议室，如需使用中型或大型会议室，需经部门负责人同意后申请。三、预约流程（一）预约申请1.预约方式：线上预约：通过公司内部办公系统的会议室预约模块进行申请，填写会议主题、时间、预计时长、参与人数、所需设备等信息。线下预约：可填写会议室预约申请表，提交至行政部门进行预约。申请表应包含上述线上预约所需信息。2.申请时间：一般情况下，需提前[X]个工作日提交预约申请。紧急会议可在[X]小时内预约，但需说明紧急原因。对于跨部门会议或涉及多个分支机构的会议，应提前[X]个工作日预约，以便协调各方时间和会议安排。（二）预约审核1.行政部门审核：行政部门收到预约申请后，应在[X]小时内进行初步审核。审核内容包括申请信息的完整性、会议室使用时间是否冲突、所需设备是否可用等。若申请信息不完整或存在冲突，行政部门应及时与申请人沟通，要求补充或调整信息。2.相关部门会签（如需）：对于涉及多个部门的重要会议或活动，行政部门在初步审核通过后，应组织相关部门进行会签。会签主要确认会议内容、时间安排、参与人员等是否符合各部门需求和公司整体工作安排。会签通过后，行政部门方可进行最终的会议室安排确认。（三）预约确认1.确认方式：行政部门审核通过后，应通过邮件、短信或办公系统消息等方式向申请人发送预约确认信息，告知预约成功及会议室详细信息。若预约申请未通过审核，行政部门应向申请人说明原因，并协助其重新安排预约。2.变更预约：申请人如需变更预约信息，应至少提前[X]小时提交变更申请。变更申请流程同预约申请流程，经审核通过后进行变更确认。因特殊原因无法提前[X]小时变更的，需经行政部门同意后方可变更，否则按原预约执行。四、会议室使用管理（一）使用前准备1.申请人负责：申请人应在会议开始前[X]分钟到达会议室，做好会议准备工作，如摆放资料、调试设备等。如需使用特殊设备或工具，应提前向行政部门申请，确保会议开始前准备就绪。2.行政部门协助：行政部门应在会议开始前检查会议室的环境卫生、设备运行情况等，确保会议室处于良好的使用状态。根据申请人需求，提供必要的会议用品，如文具、饮用水等。（二）使用期间管理1.使用人员规范：所有使用会议室的人员应爱护会议室设施设备，保持会议室整洁卫生。不得在会议室墙壁、桌椅上随意刻画、张贴。会议期间应遵守会议纪律，不得大声喧哗、随意走动，手机调至静音或关机状态。如需使用投影仪、音响等设备，应按照正确操作流程使用，避免损坏。如发现设备故障，应及时通知行政部门维修。2.行政部门监督：行政部门应安排专人对会议室使用情况进行不定期巡查，确保会议秩序和设备正常运行。对于违反会议室使用规定的行为，行政部门有权进行制止，并记录相关情况，情节严重的可取消其后续会议室预约资格。（三）使用后清理1.使用人员清理：会议结束后，使用人员应及时清理会议室，将桌椅摆放整齐，带走会议产生的垃圾和废弃物。关闭会议室所有设备电源，整理好会议资料，保持会议室整洁有序。2.行政部门检查：行政部门在会议结束后应及时检查会议室清理情况，如发现未清理干净或设备未关闭等问题，应通知使用部门进行整改。五、设备管理（一）设备配备1.大型会议室应配备投影仪、音响系统、麦克风、电子白板、视频会议设备等。2.中型会议室应配备投影仪、音响、麦克风、白板等基本设备。3.小型会议室应配备投影仪或电视、音响、麦克风等设备。（二）设备维护1.行政部门应定期对会议室设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。2.建立设备维修档案，记录设备故障情况、维修时间、维修内容等信息。3.对于一般性设备故障，行政部门维修人员应及时进行维修；对于复杂故障或需专业维修的设备，应联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。（三）设备使用培训1.行政部门应定期组织会议室设备使用培训，提高员工的设备操作技能和使用水平。2.培训内容包括投影仪、音响、麦克风、电子白板及视频会议设备等的基本操作方法、常见故障排除等。3.新入职员工或首次使用会议室设备的员工应参加相关培训，确保能够正确使用设备。六、费用管理（一）费用标准1.会议室使用不收取内部部门费用，但因会议需要使用特殊设备或额外服务的，如租用高清投影仪、专业音响设备、会议茶歇等，费用由申请部门承担。2.外部单位租用公司会议室，根据会议室规模和使用时长，按照以下收费标准收取费用：大型会议室：[X]元/小时中型会议室：[X]元/小时小型会议室：[X]元/小时（二）费用结算1.内部部门因特殊设备或服务产生的费用，由行政部门定期统计，经财务部门审核后，从申请部门的费用预算中扣除。2.外部单位租用会议室的费用，行政部门应在会议结束后及时与对方结算。结算方式可采用现金、支票、转账等，具体按照双方约定执行。3.行政部门应做好费用结算记录，定期与财务部门核对账目，确保费用收支准确无误。七、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定流程进行会议室预约申请，擅自使用会议室。2.预约成功后未按时使用会议室，且未提前通知行政部门取消预约。3.在会议室使用过程中，违反会议室使用管理规定，如损坏设备、破坏环境卫生、扰乱会议秩序等。4.未经行政部门同意，擅自变更会议室预约信息或转让预约资格。（二）处理措施1.对于首次违规行为，行政部门将给予警告，并要求违规人员及时整改。2.对于多次违规或情节严重的行为，行政部门将视情况取消其[X]个月至[X]年的会议室预约资格，并在公司内部进行