学校设备档案管理制度

PAGE学校设备档案管理制度一、总则（一）目的为加强学校设备档案管理，确保设备档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥设备档案在学校教学、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位所拥有的各类设备档案的管理，包括教学设备、科研设备、行政办公设备等。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》、《企业档案工作规范》以及相关教育行业标准制定。（四）管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善学校设备档案管理制度，并组织实施。集中统一管理学校设备档案，对设备档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作进行指导和监督。定期对设备档案进行检查和评估，确保设备档案的质量。2.设备使用部门职责负责本部门设备档案的收集、整理和初步审核，并及时移交学校档案管理部门。配备专人负责设备档案管理工作，确保设备档案的真实、完整和及时归档。在设备采购、验收、使用、维护、维修、报废等过程中，严格按照学校设备档案管理要求，做好相关资料的收集和记录工作。3.设备管理部门职责协助档案管理部门做好设备档案管理工作，提供设备管理过程中的相关信息和资料。负责设备采购计划的制定、设备招投标文件的审核等工作，并将相关资料及时移交档案管理部门。对设备的配置、使用、调配等情况进行统计分析，为设备档案管理提供数据支持。二、设备档案的收集（一）收集范围1.设备申购阶段：包括设备申购计划、可行性论证报告、招投标文件（含招标文件、投标文件、评标报告等）、合同协议等。2.设备采购阶段：设备购置发票、运输单、装箱单、质量检验证书、设备说明书、操作手册、图纸等。3.设备验收阶段：设备验收报告、验收记录、试运行报告等。4.设备使用阶段：设备运行记录、维护保养记录、维修记录、故障处理记录、技术改造记录等。5.设备报废阶段：设备报废申请单、报废鉴定报告、报废处理记录等。（二）收集要求1.设备使用部门应按照设备档案收集范围，及时收集本部门设备在各个阶段产生的文件材料，并进行分类整理。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行备份存储，同时注明电子文件的形成时间、来源、存储位置等信息。（三）收集时间1.设备申购计划、可行性论证报告等文件材料应在设备申购前收集齐全。2.设备采购过程中的相关文件材料应在采购完成后及时收集，如发票、运输单等应在收到后1周内收集整理，招投标文件、合同协议等应在签订后1周内移交。3.设备验收报告、验收记录等应在设备验收合格后1周内收集整理。4.设备使用过程中的各类记录应定期收集，运行记录、维护保养记录等每月收集一次，维修记录、故障处理记录等应在处理完成后及时收集。5.设备报废申请单、报废鉴定报告等应在设备报废申请批准后1周内收集整理。三、设备档案的整理（一）整理原则设备档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用。（二）分类方法1.按设备类别分类：根据学校设备的分类标准，将设备档案分为教学设备档案、科研设备档案、行政办公设备档案等大类，每大类下再按设备小类进行细分。2.按项目分类：对于大型设备或成套设备，可按项目进行分类整理，将该项目设备在各个阶段产生的文件材料集中在一起。（三）编号规则设备档案编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号规则如下：1.设备类别代码：采用两位大写字母表示，如教学设备用“JX”表示，科研设备用“KY”表示，行政办公设备用“XG”表示。2.设备小类代码：根据设备小类的具体情况，采用两位数字表示，如计算机设备用“01”表示，实验仪器设备用“02”表示等。3.设备顺序号：采用四位数字表示，按照设备购置时间先后顺序依次编号。4.档案版本号：对于设备档案有更新或补充的情况，采用一位大写字母表示，如第一次归档版本为“A”，第二次更新版本为“B”等。例如：JX010001A表示教学类计算机设备中第1台设备的档案，版本为A版。（四）装订要求1.纸质文件材料应采用A4纸张规格，左侧装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或粘贴，使其符合A4纸张规格。3.电子文件应按照一定的命名规则进行存储，并与纸质文件建立对应关系，存储在专门的设备档案存储介质中。（五）编目1.设备档案应编制案卷目录，案卷目录应包括案卷号、题名、年度、保管期限、密级、页数、备注等项目。2.对于每卷设备档案，应编制卷内文件目录，卷内文件目录应包括序号、文件题名、日期、文号、责任者、页数、备注等项目。3.编目应准确、清晰，便于查找和利用。四、设备档案的保管（一）保管场所学校应设立专门的设备档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保设备档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质设备档案应分类存放于档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子设备档案应存储在专用的服务器或存储设备中，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的设备档案，可采用光盘、磁带等多种存储介质进行备份存储。（三）保管期限设备档案的保管期限应根据设备的使用年限、重要程度等因素确定，一般分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的设备档案：主要包括学校标志性设备、具有重要历史价值或科研价值的设备档案等。2.长期保管的设备档案：保管期限为10年以上（含10年），主要包括价值较高、使用年限较长的设备档案等。3.短期保管的设备档案：保管期限为19年，主要包括一般性设备档案等。（四）定期检查1.档案管理部门应定期对设备档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、系统性、保管状况等。2.对于检查中发现的问题，应及时采取措施进行整改，如补充缺失文件、修复损坏档案等。3.检查结果应记录在案，并作为设备档案管理工作考核的依据。五、设备档案的鉴定（一）鉴定依据设备档案鉴定应依据国家有关档案鉴定的规定和学校设备档案保管期限表进行。（二）鉴定组织学校成立设备档案鉴定小组，由档案管理部门、设备管理部门、设备使用部门等相关人员组成，负责对设备档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.检查设备档案的完整性，包括文件材料是否齐全、完整，是否符合归档要求。2.评估设备档案的准确性，检查文件材料的内容是否真实、准确，数据是否可靠。3.审查设备档案的系统性，看文件材料之间的逻辑关系是否清晰，分类是否合理。4.根据设备档案保管期限表，确定设备档案的保管期限是否合理。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期清理到期设备档案，提出鉴定意见，填写《设备档案鉴定表》。2.设备档案鉴定小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，必要时可实地查阅设备档案或向相关人员了解情况。3.鉴定小组根据审核结果，对设备档案作出鉴定结论，确定其存毁或继续保管。4.对于需要销毁的设备档案，应编制《设备档案销毁清册》，经学校主管领导批准后，由档案管理部门会同相关部门进行销毁，并在销毁清册上签字确认。六、设备档案的统计（一）统计内容1.设备档案的数量统计，包括各类设备档案的总数、新增数量、销毁数量等。2.设备档案的利用情况统计，如查阅次数、借阅时间、利用效果等。3.设备档案的保管期限统计，分析不同保管期限设备档案的数量分布情况。（二）统计方法1.档案管理部门应建立设备档案统计台账，定期对设备档案的相关数据进行记录和统计。2.利用学校档案管理信息系统，对设备档案的电子数据进行统计分析，生成各类统计报表。（三）统计报表1.每月编制《设备档案月报表》，反映当月设备档案的新增、归档、借阅等情况。2.每年编制《设备档案年度报表》，全面总结当年设备档案管理工作的各项数据，包括数量统计、利用情况、保管期限等。七、设备档案的利用（一）利用范围1.学校教学、科研、管理等工作需要查阅设备档案。2.设备维修、维护、技术改造等需要参考设备档案。3.对外提供设备档案资料，如合作项目、成果申报等。（二）利用方式1.查阅：学校内部人员因工作需要可到档案管理部门查阅设备档案，查阅时应填写《设备档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.借阅：因特殊情况需要借阅设备档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过15天，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管设备档案，不得转借、涂改、损坏。3.复制：对于需要复制设备档案的，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定收取复制费用。复制的设备档案应与原件一致，并加盖档案管理部门印章。（三）利用反馈1.档