各级档案馆管理制度

PAGE各级档案馆管理制度一、总则（一）目的为了加强各级档案馆的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，充分发挥档案在经济建设、社会发展和历史研究中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于各级各类档案馆，包括国家综合档案馆、专业档案馆、部门档案馆等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：各级档案馆对本地区、本系统、本单位的档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和系统性。2.真实性原则：档案的收集、整理、保管、利用等各项工作必须遵循真实性原则，保证档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集和保存反映本地区、本系统、本单位历史发展和各项工作活动的档案资料，确保档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.服务性原则：以服务社会、服务公众为宗旨，积极开展档案利用工作，为经济建设、社会发展和历史研究提供优质的档案信息服务。二、档案收集（一）收集范围1.文书档案：收集本地区、本系统、本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括上级文件、本级文件、下级文件、内部文件等。2.科技档案：收集本地区、本系统、本单位在科研、生产、建设等活动中形成的科技文件材料，如科研项目文件、产品设计文件、工程建设文件等。3.专门档案：收集本地区、本系统、本单位在特定领域形成的专门档案，如人事档案、财务档案、声像档案、电子档案等。4.实物档案：收集本地区、本系统、本单位具有纪念意义或保存价值的实物，如奖章、证书、纪念品等。（二）收集要求1.及时收集：各部门应按照规定的时间和要求，及时将应归档的文件材料移交至档案馆，确保档案收集的及时性。2.完整齐全：收集的档案应完整齐全，涵盖本地区、本系统、本单位各项工作活动的各个方面，不得遗漏重要文件材料。3.质量合格：收集的档案应符合档案整理的质量要求，字迹清晰、内容完整、格式规范，能够准确反映工作活动的真实情况。（三）收集程序1.部门整理：各部门负责对本部门形成的文件材料进行整理，按照档案分类方案进行分类、编号，并编制文件材料目录。2.移交审核：各部门将整理好的文件材料移交至档案馆，档案馆对移交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.办理交接：经审核合格的档案，档案馆与移交部门办理交接手续，双方在交接清单上签字确认。三、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律：按照文件材料的形成时间、来源、内容等特征，对档案进行科学分类和排列。2.保持文件材料之间的有机联系：注重文件材料之间的内在逻辑关系，将相关的文件材料组合在一起，便于查找和利用。3.便于保管和利用：整理后的档案应便于保管和查阅，符合档案管理现代化的要求。（二）分类方法1.年度分类法：将档案按年度进行分类，即将同一年度形成的档案集中在一起。2.组织机构分类法：按照本地区、本系统、本单位的组织机构进行分类，将同一组织机构形成的档案集中在一起。3.问题分类法：根据档案的内容所反映的问题进行分类，将同一问题的档案集中在一起。（三）整理步骤1.区分全宗：全宗是一个独立的机关、团体、企事业单位或其他组织在社会活动中形成的档案有机整体。档案馆应首先区分全宗，确保档案的来源明确。2.分类：根据选定的分类方法，对档案进行分类，形成不同的类别体系。3.编号：对分类后的档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性的原则。4.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等，以便于查阅和利用。5.装订：对破损的档案进行修复，对零散的文件材料进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案保管（一）保管场所1.档案库房：档案馆应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.温湿度控制：档案库房应安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.安全防护设施：档案库房应配备防火、防盗、防虫、防潮等安全防护设施，如消防器材、监控设备、防虫药品、防潮材料等。（二）档案装具1.档案架：应选用坚固耐用、防火防潮的档案架，档案架的排列应整齐有序，便于档案的存放和查找。2.档案盒：应选用符合国家标准的档案盒，档案盒应标明全宗号、年度、保管期限、目录号、案卷号等信息，便于档案的管理和查阅。（三）档案保管期限1.永久保管：对反映本地区、本系统、本单位历史发展和重要工作活动，具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管：对在一定时期内具有查考利用价值的档案，应定期保管。定期保管期限分为30年、10年。（四）档案清点与检查1.定期清点：档案馆应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案的数量准确无误。2.定期检查：档案馆应定期对档案的保管状况进行检查，每年至少进行一次全面检查，检查档案的实体安全和信息安全，发现问题及时处理。（五）档案修复与保护1.修复原则：对破损、褪色、霉变等有损坏的档案，应及时进行修复，修复应遵循“修旧如旧”的原则，确保档案的原始面貌。2.修复方法：根据档案的损坏情况，采用相应的修复方法，如去污、脱酸、修补、裱糊等。3.保护措施：采取有效的保护措施，防止档案再次受到损坏，如对重要档案进行复制备份、对易损档案进行特殊保护等。五、档案利用（一）利用原则1.依法利用原则：档案利用应严格遵守国家法律法规，确保档案利用的合法性和规范性。2.服务至上原则：以服务社会、服务公众为宗旨，积极为利用者提供优质、高效的档案信息服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，应严格遵守档案安全保密制度，确保档案的安全和保密。（二）利用范围1.查阅：利用者可查阅档案馆开放的档案资料，了解相关历史信息和工作情况。2.借阅：对部分重要档案，利用者可办理借阅手续，将档案借出档案馆查阅，但应在规定的时间内归还。3.复制：利用者可根据需要复制档案资料，但应按照规定办理复制手续，并确保复制件的质量和用途符合要求。（三）利用程序1.申请：利用者应填写档案利用申请表，注明利用目的、利用范围、利用时间等信息，并提交相关证明材料。2.审核：档案馆对利用者的申请进行审核，审核通过后，为利用者提供档案利用服务。3.利用：利用者按照档案馆的规定进行档案利用，不得擅自涂改、损毁、丢失档案资料。4.归还：利用者应在规定的时间内归还借阅的档案资料，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时向档案馆报告并承担相应责任。（四）利用登记1.建立利用登记制度：档案馆应建立档案利用登记册，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、利用范围、档案名称、档案数量等信息。2.统计分析：定期对档案利用登记册进行统计分析，了解档案利用的规律和趋势，为档案管理和服务工作提供参考依据。六、档案信息化建设（一）建设目标1.实现档案管理现代化：通过档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.提升档案服务能力：利用信息化手段，为利用者提供更加便捷、高效的档案信息服务，满足社会对档案信息的需求。3.保障档案安全：加强档案信息化安全管理，确保档案信息的安全和保密。（二）基础设施建设1.硬件设施：配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等硬件设施，满足档案信息化管理的需要。2.软件系统：选用适合档案管理的软件系统，实现档案管理的自动化、信息化和规范化。（三）档案数字化1.数字化范围：对重要档案、利用率高的档案等进行数字化处理，建立数字化档案资源库。2.数字化标准：档案数字化应遵循国家相关标准和规范，确保数字化档案的质量和安全性。3.数字化流程：包括档案扫描、图像处理、数据挂接、存储等环节，确保数字化档案的准确性和完整性。（四）档案信息资源建设1.档案数据库建设：建立各类档案数据库，如文书档案数据库、科技档案数据库、专门档案数据库等，实现档案信息的集中管理和共享利用。2.档案信息资源整合：整合本地区、本系统、本单位的档案信息资源，打破信息壁垒，实现档案信息的互联互通。（五）档案信息化安全管理1.安全制度建设：建立健全档案信息化安全管理制度，明确安全责任，规范安全操作流程。2.安全技术措施：采取防火墙、入侵检测、加密技术、数据备份等安全技术措施，保障档案信息的安全。3.人员安全管理：加强对档案信息化工作人员的安全培训和管理，提高安全意识，防止因人员失误导致档案信息安全事故。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则：对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，准确判断档案的保存价值。2.历史联系原则：注重档案之间的历史联系，对相关档案进行综合鉴定，确保鉴定结果的准确性。3.发展变化原则：根据社会发展和档案利用的需求变化，及时调整档案鉴定标准和方法。（二）鉴定组织1.成立鉴定小组：由档案馆负责人、业务骨干和相关专家组成鉴定小组，负责档案鉴定工作的组织和实施。2.明确鉴定职责：鉴定小组应明确成员的职责分工，确保鉴定工作的顺利进行。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的保存价值确定其保管期限。2.档案价值评估指标体系：建立档案价值评估指标体系，从档案的内容、历史、现实、科学文化等方面对档案价值进行评估。（四）销毁程序1.编制销毁清册：对经过鉴定确无保存价值的档案，编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等信息。2.审批：销毁清册报经本地区、本系统、本单位主管领导审批。3.销毁实施：由两人以上在指定地点进行销毁，并在销毁清册上签字确认。4.监销：销毁过程应有专人监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。八、档案统计（一）统计内容1.档案数量统计：统计各类档案的数量、种类、保管期限等信息。2.档案利用统计：统计档案利用的人次、利用目的、利用范围、利用时间等信息。3.档案信息化建设统计：统计档案数字化的数量、进度、质量等信息，以及档案信息资源建设和安全管理等方面的情况。4.档案鉴定与销毁统计：统计档案鉴定的数量、结果，以及销毁档案的数量、种类等信息。（二）统计方法1.定期统计：档案馆应定期对档案管理的各项数据进行统计，形成统计报表。