档案工作管理五项制度

PAGE档案工作管理五项制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案工作的规范化、科学化管理，提高档案利用效率，充分发挥档案在各项工作中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，特制定本档案工作管理五项制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案工作，对各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映公司/组织各项工作的实际情况，数据准确无误，手续完备齐全。3.分类科学原则根据档案的形成领域、内容性质、时间顺序等因素，进行科学合理的分类，便于档案的整理、保管和查找利用。4.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。二、档案收集制度（一）收集范围1.行政管理类档案包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务经营类档案涵盖市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、客户服务等业务活动中形成的合同、协议、订单、报表、技术资料、产品文档等。3.基本建设类档案涉及公司/组织新建、改建、扩建项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收资料等。4.会计档案包含会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。5.声像档案如照片、录音、录像等资料，记录公司/组织重要活动、会议、工程建设等场景。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案形成规律和归档范围，及时收集本部门在工作中产生的各类档案。2.档案收集应保持文件材料的完整性，不得遗漏重要内容。对于一式多份的文件，应收集齐全；对于文件的草稿、修改稿等，也应一并收集归档。3.收集的档案应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备，载体应符合耐久性要求，确保档案的质量。（三）收集时间1.当年形成的档案，在次年上半年完成归档工作。2.对于重大活动、项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时收集归档，确保档案的时效性。（四）收集程序1.各部门档案收集人员对本部门形成的档案进行初步整理，按照分类要求进行分类、编号，填写档案移交清单。2.将整理好的档案及移交清单一并移交至公司/组织档案管理机构或指定的档案管理人员。3.档案管理人员对接收的档案进行核对、检查，如发现问题及时与移交部门沟通解决。经核对无误后，办理档案接收手续。三、档案整理制度（一）整理原则遵循档案的自然形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接，便于档案的保管和利用。（二）分类方法1.按照档案的性质和内容，分为行政管理类、业务经营类、基本建设类、会计档案、声像档案等大类。2.在大类基础上，根据档案的具体内容和特点，进一步细分小类，如行政管理类可分为综合管理、人力资源管理、财务管理等小类。3.对于业务经营类档案，可按照业务流程或产品类别进行分类，如市场营销类可分为市场调研、广告宣传、销售合同等类别。（三）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的识别和查找。2.编号采用层次编码法，由全宗号、年度号、类别号、案卷号、件号等组成。全宗号为公司/组织档案管理机构赋予本公司/组织的代号；年度号为档案形成的年份；类别号为档案所属的类别代码；案卷号为每一卷档案的顺序编号；件号为每卷档案内每份文件的顺序编号。3.例如，某份行政管理类档案的编号为：[全宗号][年度号][类别号][案卷号][件号]。（四）装订要求1.归档文件应去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，确保文件整齐、牢固。2.对于纸张规格不一致的文件，应进行折叠或裱糊处理，使其规格统一。3.装订应保持文件的原有顺序，不得随意打乱或颠倒。（五）编目要求1.编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应内容完整、准确，字迹清晰。2.案卷目录应包含案卷编号（全宗号、年度号、类别号、案卷号）、题名、起止日期、保管期限、密级等信息。3.卷内文件目录应包含顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等信息。四、档案保管制度（一）保管场所1.公司/组织应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.根据档案的类别和保管期限，合理划分库房区域，设置不同的档案架、柜，对档案进行分类存放。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。2.定期对保管设备进行检查、维护和更新，确保设备正常运行，满足档案保管要求。（三）档案上架1.档案上架应按照编号顺序排列，便于查找和管理。2.同一类别的档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开存放。3.对于珍贵、易损的档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。（四）保管期限1.根据国家有关规定和公司/组织实际情况，确定各类档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.对于重要的历史文件、涉及公司/组织核心利益的文件等，应列为永久保管；对于在一定时期内具有查考利用价值的文件，可列为长期或短期保管。3.定期对档案的保管期限进行鉴定，对已到保管期限且无继续保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。（五）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的日常管理，严格限制无关人员进入库房。2.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。3.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫等工作，制定应急预案，确保在突发情况下能够迅速有效地保护档案安全。五、档案利用制度（一）利用范围1.本公司/组织内部各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。2.外单位因工作需要查阅本公司/组织档案的，须按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅档案查阅人员可在档案管理机构指定的场所查阅档案，查阅时应保持安静，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。2.借阅档案借阅人员需填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理机构办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，按时归还。（三）利用审批1.本公司/组织内部人员查阅、借阅档案，由所在部门负责人审批。2.外单位查阅、借阅档案，须经公司/组织分管领导审批，并出具单位介绍信，注明查阅、借阅的目的和范围。（四）保密规定1.档案利用过程中，涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.档案管理人员应对利用档案的情况进行登记，对涉及保密内容的档案利用进行跟踪管理，确保档案信息安全。（五）利用反馈与统计1.档案利用人员应在利用结束后，及时向档案管理机构反馈利用档案的效果和意见建议。2.档案管理机构应定期对档