封山育林档案管理制度

PAGE封山育林档案管理制度一、总则（一）目的为加强封山育林档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在封山育林工作中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织在封山育林工作中形成的各类档案的管理，包括但不限于规划设计文件、实施方案、监测数据、检查验收记录、政策法规文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则封山育林档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实性原则档案内容应真实反映封山育林工作的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集封山育林工作各环节形成的档案资料，保证档案的完整性，避免遗漏重要信息。4.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案信息，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，为封山育林工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和本公司/组织的档案管理制度，制定和完善封山育林档案管理的具体办法和操作规程。2.负责接收、收集、整理、保管封山育林工作中形成的各类档案资料，确保档案的齐全、完整和安全。3.对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁已到保管期限且无保存价值的档案。5.负责档案的信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。6.开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务素质和工作能力。7.监督、指导各部门做好封山育林档案的收集、整理和归档工作，确保档案管理工作的有效落实。（二）各部门职责1.负责本部门在封山育林工作中形成的文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时收集和妥善保管，防止档案丢失、损坏或泄密。3.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。4.在开展封山育林工作过程中，严格按照档案管理要求，规范文件材料的形成和积累，保证档案质量。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备专业知识和技能，熟悉封山育林业务流程。2.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理制度和操作规程，确保档案管理工作的规范、有序进行。3.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅、利用等，及时处理档案管理中的各类问题。4.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时报告并采取相应措施，确保档案的安全和完整。5.积极参与档案管理业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.封山育林规划设计阶段形成的文件，如规划文本、设计图纸、可行性研究报告等。2.实施方案制定过程中的相关文件，包括实施方案、技术措施、责任分工等。3.封山育林实施过程中的各类记录，如造林整地记录、苗木栽植记录、抚育管理记录、病虫害防治记录、火灾及其他灾害记录等。4.监测数据，包括森林资源调查数据、生态环境监测数据、气象数据等。5.检查验收文件，如自查报告、上级检查验收报告、验收结果等。6.政策法规文件，国家和地方有关封山育林的法律法规、政策文件、标准规范等。7.其他与封山育林工作相关的文件材料，如会议纪要、工作总结、宣传资料等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在封山育林工作中形成的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应真实、准确、清晰，字迹工整，签字盖章齐全，符合档案管理要求。3.对于电子文件，应按照规定格式和命名规则进行收集，并确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理方法1.分类根据封山育林档案的内容和性质，按照以下类别进行分类：规划设计类实施方案类实施记录类监测数据类检查验收类政策法规类其他类2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查询。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式，如“FHYL001”表示封山育林规划设计类的第1份档案。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，确保目录信息准确、完整。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。对于不宜装订的档案，如图纸、照片等，应采用特殊的保管方式，并在目录中注明。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类、编号顺序排列上架存放，便于查找和利用。2.电子档案应进行备份存储，备份介质可采用磁带、光盘、硬盘等，备份数据应定期进行检查和恢复测试，确保数据的安全性和完整性。3.对于重要的档案资料，如规划设计文件、检查验收报告等，应进行复印件留存，并与原件分开保管，以备不时之需。4.档案库房应建立档案存放位置索引，标明各类档案的存放位置，方便档案管理人员查找和调阅档案。（三）档案保管期限1.封山育林档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案包括封山育林规划设计文件、重要的政策法规文件、涉及重大决策和事件的档案等。长期保管的档案保管期限为10年以上（含10年），如实施方案、监测数据、检查验收记录等。短期保管的档案保管期限为10年以下，如一般性的工作记录、宣传资料等。2.档案保管期限的确定应根据国家有关规定和封山育林工作的实际需要，由档案管理部门会同相关业务部门共同研究决定。3.档案保管期限届满后，档案管理部门应按照规定程序进行鉴定，对确无保存价值的档案进行销毁处理。五、档案的利用（一）利用范围1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅、借阅封山育林档案。2.上级主管部门、相关单位因工作检查、调研等需要查阅档案。3.因法律法规规定或其他特殊情况需要查阅档案的外部单位或个人。（二）利用流程1.查阅申请本公司/组织内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。上级主管部门、相关单位查阅档案，应出具正式的查阅函，注明查阅目的、查阅内容等，提交档案管理部门。外部单位或个人查阅档案，应按照法律法规规定的程序办理相关手续，提交查阅申请和有效证明文件，经档案管理部门审核同意后，报公司/组织领导批准。2.审批档案管理部门收到查阅申请后，应进行审核，重点审核查阅目的是否合理、查阅内容是否必要、查阅时间是否符合规定等。对于符合要求的申请，报档案管理部门负责人审批；对于涉及重要档案或敏感信息的申请，应报公司/组织领导审批。3.查阅经审批同意后，档案管理人员按照查阅申请的要求，提供相应的档案资料，并在查阅现场进行监督。查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.借阅因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅档案资料，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容，借阅期满后应及时归还档案。5.归还查阅或借阅完毕后，查阅人员或借阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案的完整和安全。如发现档案有损坏、涂改等情况，应及时查明原因，追究相关人员的责任。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括查阅或借阅时间、查阅或借阅人员、查阅或借阅内容、审批情况、归还时间等。档案利用登记记录应妥善保管，以备查询和统计分析。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定和封山育林工作的实际需要，对档案进行鉴定。2.鉴定档案时，应审查档案的内容是否反映封山育林工作的主要过程和基本情况，是否对今后的工作具有参考价值。3.对于保管期限已满但仍具有重要参考价值的档案，可适当延长保管期限；对于已无保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁审批表》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等。2.《档案销毁审批表》经档案管理部门负责人、公司/组织领导签字批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行销毁。销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应进行现场监督，并由监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。《档案销毁清册》应详细记录销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息，与《档案销毁审批表》一并归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立封山育林档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平，为封山育林工作提供更加便捷、高效的信息服务。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等，提高图像质量。3.对电子文件进行分类、编号、编目等整理工作，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。（三）系统功能1.档案录入功能能够方便快捷地录入档案的基本信息，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等，同时支持批量录入和导入功能。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、责任者等进行检索，能够快速准确地查询到所需档案信息。3.借阅管理功能实现档案借阅申请、审批、登记、归还等全过程管理，能够实时跟踪档案借阅情况，提醒借阅人员按时归还档案。4.权限管理功能设置不同的用户权限，对档案管理人员、各部门查阅人员等进行权限控制，确保档案信息的安全和保密。5.统计分析功能能够对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。6.备份与恢复功能定期对电子档案数据库进行备份，确保数据的安全性和完整性。在数据出现故障时，能够及时进行恢复，保证系统的正常运行。（四）安全管理1.建立档案信息化管理