博物馆档案三合一制度

PAGE博物馆档案三合一制度一、总则（一）目的为加强博物馆档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的保管、利用和开发，依据《中华人民共和国档案法》《博物馆管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合本博物馆实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本博物馆各部门及全体工作人员在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则博物馆档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管和利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映博物馆各项工作的历史面貌和实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集和整理博物馆在业务活动、行政管理等过程中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.安全性原则采取必要的安全防护措施，确保档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用，充分发挥档案的价值。二、档案分类与编号（一）档案分类1.文书档案主要包括博物馆在行政管理活动中形成的各类文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要等。按年度保管期限机构（问题）进行分类。2.业务档案涵盖博物馆展览策划、文物征集、保护修复、陈列布展、教育活动等业务工作中形成的档案。根据业务工作的不同类别进一步细分，如展览档案可按展览名称阶段进行分类；文物档案按文物编号类别进行分类。3.人事档案包含博物馆工作人员的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩、工资待遇等方面的档案材料。按照人员类别档案内容进行分类。4.财务档案涉及博物馆财务收支、预算决算、会计凭证、账簿、报表等财务活动中形成的档案。按会计年度类别进行分类。5.声像档案以照片、录音、录像等形式记录博物馆工作和活动的档案。按照内容时间顺序进行分类。6.实物档案博物馆收藏的具有保存价值的实物，如奖章、证书、纪念品等形成的档案。按实物名称来源进行分类。（二）编号规则1.文书档案编号采用“年度+保管期限代码+流水号”的形式。年度用公元纪年全称，保管期限代码分为“永久”（Y）、“长期”（C）、“短期”（D），流水号按顺序依次编排。例如：2023Y001，表示2023年度的永久保管文书档案第1件。2.业务档案编号根据不同业务档案的分类特点，制定相应的编号规则。如展览档案编号为“展览名称缩写+年份+阶段代码+流水号”，文物档案编号为“文物编号+类别代码+保管期限代码+流水号”等。3.人事档案编号以员工工号为基础，附加档案类别代码。如“工号+档案类别代码”，档案类别代码可根据人事档案内容细分确定。4.财务档案编号按照会计凭证编号规则，结合年度和类别进行编号。如“年度+凭证类别代码+凭证号”，凭证类别代码可分为“收”（收款凭证）、“付”（付款凭证）、“转”（转账凭证）等。5.声像档案编号采用“拍摄时间+内容主题代码+流水号”的方式。拍摄时间精确到年月日，内容主题代码根据声像档案的具体内容确定，流水号按顺序编排。6.实物档案编号编号为“实物名称缩写+年份+来源代码+流水号”，来源代码根据实物的来源渠道确定。三、档案收集（一）收集范围1.各部门在履行职责过程中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、记录等。2.博物馆举办各类展览、活动、会议等形成的相关材料，包括策划方案、展品清单、活动记录、会议纪要等。3.文物征集、保护修复、研究鉴定等业务工作中产生的文件、报告、记录、图纸等。4.人事任免、考核、培训、奖惩等人事管理活动中形成的档案材料。5.财务预算、决算、审计、资产清查等财务管理活动中产生的档案资料。6.博物馆与外部单位合作、交流等活动中形成的文件、协议、合同等。7.反映博物馆历史沿革、发展变化的各类资料，如馆志、年鉴、大事记等。8.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门形成的档案，并定期移交档案管理部门。2.档案收集应保持文件材料的完整性，不得随意涂改、损毁、丢失。对于重要文件的草稿、修改稿等也应一并收集。3.收集的档案应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。4.涉及多个部门共同形成的档案，由主办部门负责收集整理，相关部门应积极配合提供材料。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案，应在工作结束后及时收集整理，一般不超过一个月。2.年度终了后，各部门应在次年一季度内将上一年度形成的档案移交档案管理部门。3.重大活动、项目结束后，主办部门应在活动结束后两周内将相关档案收集整理完毕并移交档案管理部门。四、档案整理（一）整理原则遵循档案形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）的分类方法，对收集到的文书档案进行分类。同一事由的文件材料应集中在一起，按文件形成时间顺序排列，编目装订。2.业务档案整理根据不同业务档案的分类要求，对业务文件材料进行分类整理。如展览档案应按展览策划、筹备布展、展览实施、展览总结等阶段进行分类，每个阶段的文件材料再按时间顺序排列；文物档案应将文物基本信息、征集记录、保护修复记录、研究鉴定报告等相关材料集中整理。3.人事档案整理按照人事档案管理规定，对人事档案材料进行分类排序。先将档案材料分为十大类，即履历材料、自传材料、鉴定考核考察材料、学历学位材料、政审材料、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免出国（境）等材料、其他可供组织参考的材料，然后每类材料再按时间顺序排列，进行编目装订。4.财务档案整理会计凭证应按月装订成册，每册厚度适中，一般不超过2厘米。账簿应按年度整理，报表应按年度和类别分别整理。财务档案整理后应编制会计档案目录，注明档案名称、日期、保管期限等信息。5.声像档案整理对照片档案应进行编号、标注题名、拍摄时间、地点、人物等信息，并按内容分类整理成册；录音、录像档案应进行编目，注明录制时间、内容摘要、时长等信息，同时将音频、视频文件存储在专用存储设备上，并建立相应的索引目录。6.实物档案整理对实物档案进行登记造册，详细记录实物名称、来源、日期、规格、现状等信息，并拍照留存。实物应妥善保管，可根据实物特点选择合适的存放方式，如陈列展示、专柜保存等。（三）编目与装订1.各类档案整理完毕后，应编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等项目，确保目录清晰准确，便于检索。2.文书档案、业务档案等纸质档案应采用线装或胶装的方式进行装订，装订应牢固整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。3.声像档案、实物档案等除编制目录外，还应根据实际情况建立相应的检索标识，如标签、索引卡片等，以便快速查找和利用。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%6０%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施设备，并定期进行检查维护。（二）保管方式1.纸质档案保管采用密集架存放纸质档案，按照档案类别和编号顺序排列，便于查找和管理。对于珍贵、易损的纸质档案，可采取专柜存放或复制备份等方式进行特殊保护。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类存储。电子档案应采用在线存储和离线存储相结合的方式，定期进行备份，备份数据应异地存放。同时，应确保电子档案的真实性、完整性和可读性，对电子档案的格式、存储介质等进行规范管理。3.声像档案保管声像档案的磁带、光盘等存储介质应存放在专门的档案盒或光盘柜中，注明档案内容、日期、编号等信息。同时，应对存储介质定期进行检查和复制，防止数据丢失。4.实物档案保管实物档案应根据实物特点选择合适的保管方式，如陈列展示、专柜保存等。对于易损的实物，应采取必要的防护措施，如包装、衬垫等，确保实物的安全。（三）档案保管期限根据国家有关规定和博物馆实际情况，确定档案保管期限。文书档案的保管期限分为永久、长期（1５年以上）、短期（1５年以下）；业务档案、人事档案、财务档案等根据其性质和重要程度确定相应的保管期限；声像档案、实物档案的保管期限参照同类档案的保管期限执行。（四）档案清查与统计1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等，确保档案的完整和安全。2.建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计分析，及时掌握档案管理工作动态。档案统计数据应真实准确，按时上报。六、档案利用（一）利用范围1.博物馆内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作检查、调研、合作等需要查阅档案。3.社会公众因学术研究、文化交流等合法需求，按照规定程序查阅档案。（二）利用方式1.查阅档案查阅应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员应遵守查阅秩序，不得在档案上涂改、标记、污损。查阅重要档案或涉及机密的档案，应经相关领导批准。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、私自复制或泄露档案内容。3.出具证明根据利用者的需求，档案管理部门可依据档案内容出具档案证明。档案证明应加盖档案管理部门印章，并注明用途和有效期限。（三）利用审批1.博物馆内部工作人员查阅、借阅档案，由所在部门负责人审批。涉及重要档案或机密档案的，需经分管领导审批。2.上级主管部门、相关单位查阅档案，应出具正式函件，说明查阅目的和范围，经博物馆主要领导审批后，由档案管理部门安排查阅。3.社会公众查阅档案，应向档案管理部门提交查阅申请，说明查阅理由、查阅内容等信息，经博物馆相关部门审核，报分管领导批准后，按照规定程序查阅。（四）利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记。登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、档案名称及编号、审批情况等。档案利用登记应及时、准确、完整，便于统计和查询。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则依据国家有关规定和博物馆档案保管期限表，对档案进行定期鉴定，确保档案的真实性、完整性和准确性，剔除失去保存价值的档案。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干及相关部门代表组成。2.档案鉴定小组按照档案鉴定原则和方法，对到期档案进行逐卷、逐件鉴定。鉴定过程中应充分听取各方面意见，确保鉴定结果客观公正。3.对经过鉴定确无保存价值的档案，填写档案销毁审批表，注明档案名称、编号、数量、鉴定意见、销毁原因等信息，经档案管理部门负责人、分管领导审核，报馆长批准后，方可进行销毁。（三）销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，纸质档案一般采用焚烧或粉碎等方式销毁；电子档案应进行数据清除或物理销毁；声像档案、实物档案等根据其特