政府文书档案管理制度

PAGE政府文书档案管理制度一、总则（一）目的为加强政府文书档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在政府工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于政府各部门、各直属机构以及所属事业单位的文书档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则政府文书档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案应真实反映政府各项工作的实际情况，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集、整理政府工作中形成的各类文书档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露，维护国家和政府的安全与利益。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案查阅效率，为政府工作和社会公众提供便捷的档案利用服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门政府设立专门的档案管理部门，负责统筹协调和指导政府系统的文书档案管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理、整理、保管、鉴定、统计等工作。（二）各部门职责1.指定专人负责各部门应指定一名负责人为档案管理工作第一责任人，并指定专人负责本部门文书档案的收集、整理、移交等工作。2.明确岗位职责明确档案管理人员的岗位职责，确保档案管理工作责任到人。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉政府工作流程和相关法律法规。3.配合档案管理部门工作各部门应积极配合档案管理部门的工作，按时完成档案的整理、移交等任务，接受档案管理部门的监督和检查。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.通用文件包括上级机关下发的文件、本级政府形成的文件、下级机关上报的文件等。2.会议文件各类会议形成的通知、议程、报告、决议、纪要等文件材料。3.业务文件政府各部门在履行职能过程中形成的业务文件，如行政审批文件、执法文书、统计报表等。4.重要活动文件政府组织的重大活动形成的文件材料，如庆典活动、调研活动、接待活动等相关文件。5.人事文件干部任免、考核、奖惩、培训等人事管理工作中形成的文件。6.财务文件财务预决算、审计报告、财务凭证等文件材料。（二）收集要求1.及时收集各部门应及时收集本部门在工作中形成的各类文书档案，确保档案的时效性。2.完整准确收集的档案应内容完整、信息准确，签字盖章等手续齐全。3.分类整理对收集到的档案应按照一定的分类标准进行初步整理，便于后续的集中整理。（三）整理原则与方法1.遵循文件形成规律按照文件的形成时间、来源、内容等规律进行整理，保持文件之间的有机联系。2.分类标准采用年度机构保管期限分类法。即先按年度将档案分为不同年份，再按机构（部门）进行分类，最后根据档案的重要程度和保存价值确定保管期限（短期、中期、长期）。3.编号标识为每份档案或档案盒编制唯一的编号，并在档案盒上标明年度、机构、保管期限等信息，便于查找和管理。4.装订编目对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案整齐美观。同时，编制档案目录，包括文件题名、文号、日期、责任者、保管期限等信息，以便快速检索。四、档案保管（一）保管场所1.专用库房档案管理部门应设立专用档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.环境要求库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。定期对库房环境进行检测和维护，确保档案存储环境符合要求。（二）档案装具1.档案柜架选用符合国家标准的档案柜架，确保档案存放安全、整齐、有序。档案柜架应定期进行检查和维护，如有损坏及时更换。2.存储介质对于电子档案等存储介质，应采用安全可靠的存储设备，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）档案保管期限划分1.短期档案保管期限为10年以下的档案，主要包括一般性的业务文件、临时性的工作记录等。2.中期档案保管期限为10年至30年的档案，如重要业务文件、阶段性的工作总结等。3.长期档案保管期限为30年以上的档案，包括具有历史价值、法规性文件、重大决策文件等。（四）档案保管措施1.定期检查档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、褪色等情况，发现问题及时处理。2.安全防护安装防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，如火灾自动报警系统、监控设备、除湿机、防虫药等，确保档案安全。3.数字化管理逐步推进档案数字化工作，将纸质档案转化为电子档案进行存储和管理，提高档案管理效率和利用价值。同时，加强电子档案的安全管理，设置访问权限，防止电子档案信息泄露。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则与组织1.鉴定原则根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行科学鉴定，确保既不丢失有价值的档案，又避免保管不必要的档案占用空间。2.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定方法与标准1.鉴定方法采用直接鉴定法，即对每份档案进行逐件审查，判断其保存价值。2.鉴定标准依据档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和法律凭证作用等，确定档案的保管期限和销毁与否。（三）销毁程序1.编制销毁清册经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理人员编制销毁清册，详细记录档案的题名、文号、日期、责任者、保管期限等信息。2.审批销毁清册报经档案管理部门负责人审核，政府分管领导批准后实施销毁。3.监销销毁档案时，应指定专人监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。监销人员应在销毁清册上签字确认。六、档案利用（一）利用范围1.政府内部利用为政府决策、行政管理、工作查考等提供档案信息支持。2.社会利用根据国家有关规定，为社会公众提供档案查阅服务，如涉及民生的档案信息查询等。（二）利用方式1.查阅政府工作人员因工作需要可到档案管理部门查阅档案。查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息。社会公众查阅档案应按照相关规定办理查阅手续。2.借阅对于确需借出档案的情况，应严格履行借阅手续，明确借阅期限，确保档案按时归还。借阅人员应对档案妥善保管，不得转借、涂改、污损档案。3.复制根据利用者的需求，可为其提供档案复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用登记与统计1.利用登记建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、档案名称等信息。2.利用统计定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用的规律和趋势，为档案管理工作的优化提供依据。统计内容包括利用人次、利用档案数量、利用目的分布等。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.提高管理效率通过档案信息化管理，实现档案收集、整理、保管、利用等环节的自动化和智能化，提高档案管理工作效率。2.优化服务质量利用信息化手段，为政府工作人员和社会公众提供更加便捷、高效的档案利用服务，提升档案服务质量。3.保障档案安全加强电子档案的安全防护，确保档案信息在存储、传输和利用过程中的安全。（二）信息化系统建设1.档案管理软件选用功能强大、安全可靠的档案管理软件，实现档案的数字化录入、存储、检索、编目、统计等功能。2.数据备份与恢复建立完善的数据备份机制，定期对电子档案数据进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置。同时，制定数据恢复预案，确保在数据出现故障时能够及时恢复。3.网络安全防护加强档案信息化系统的网络安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。对系统用户进行权限管理，严格控制用户对档案信息的访问权限。（三）电子档案管理1.电子文件归档规范电子文件的形成、办理和归档流程，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件应按照与纸质档案相同的分类标准进行整理归档，并与纸质档案建立对应关系。2.元数据管理建立电子档案元数据管理制度，对电子档案的背景信息、技术信息等元数据进行规范采集、整理和存储，以便更好地理解和利用电子档案。3.电子档案长期保存采用多种存储技术和手段，确保电子档案的长期保存。定期对电子档案进行迁移和格式转换，防止因技术更新等原因导致电子档案无法读取。八、监督与检查（一）监督检查主体政府档案管理部门负责对政府各部门的文书档案管理工作进行监督检查。同时，接受上级档案管理部门和同级政府的监督指导。（二）监督检查内容1.制度执行情况检查各部门是否严格执行本制度，档案管理工作是否规范有序。2.档案管理质量对档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等环节进行检查，查看档案是否完整、准确、安全，利用服务是否便捷高效。3.信息化建设情况检查档案信息化建设进展情况，包括信息化系统建设、电子档案管理等方面是否符合要求。（三）检查方式与频率1.定期检查档案管理部门每年定期对各部门的档案管理工作进行全面检查，形成检查报告。2.不定期抽查根据工作需要，不定期对部分部门的档案管理工作进行抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查针对档案管理中的重点问题或特定领域，开展专项检查，确保档案管理工作的关