江西公安档案管理制度

PAGE江西公安档案管理制度总则目的与依据为加强江西公安档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公安工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规，结合江西公安工作实际，制定本制度。适用范围本制度适用于江西省各级公安机关及其所属单位的档案管理工作。基本原则1.集中统一管理原则：各级公安机关的档案工作实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公安工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.完整性原则：全面收集、整理和保存公安工作中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公安工作和社会公众提供便捷服务。档案管理机构与人员档案管理机构设置1.省级公安机关：设立专门的档案管理部门，负责全省公安档案的统筹管理和业务指导。2.市级公安机关：根据工作需要，设立档案管理科室或配备专职档案管理人员，负责本地区公安档案的管理工作。3.县级公安机关：明确档案管理的责任部门或人员，承担档案收集、整理、保管等工作。档案管理人员职责1.档案管理人员基本要求具备档案管理专业知识和技能，熟悉公安业务工作。政治素质高，责任心强，严守档案管理工作纪律。2.具体职责负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。做好档案的安全保管，定期检查档案保管状况，确保档案安全。按照规定的程序和要求，为公安机关内部及社会公众提供档案查阅、借阅服务。开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。参与档案鉴定、销毁等工作，确保档案管理的科学性和规范性。文件材料的收集与整理文件材料收集范围1.公安业务工作文件：包括各类案件的办理文件、治安管理文件、交通管理文件、出入境管理文件等。2.行政管理文件：如机关内部管理制度、人事任免文件、财务文件等。3.会议文件：各类公安工作会议形成的文件材料。4.重要活动文件：公安系统组织的重大活动、专项行动等产生的文件。5.声像档案：反映公安工作的照片、录音、录像等资料。6.实物档案：具有保存价值的公安工作相关实物，如警徽、证件样本等。文件材料收集要求1.及时收集：各部门在工作中形成的文件材料应及时移交档案管理部门，确保档案的时效性。2.完整齐全：收集的文件材料应涵盖公安工作的各个方面，保证档案的完整性。3.真实准确：文件材料必须是原件或原始记录，确保内容真实可靠。文件材料整理方法1.分类：按照公安业务工作、行政管理等类别进行分类，再根据具体内容进一步细分。2.编号：为每份文件材料编制唯一的编号，便于管理和查找。3.编目：制作文件材料目录，包括文件编号、名称、日期、来源等信息。4.装订：对纸质文件材料进行规范装订，保持整齐美观。档案的保管档案保管场所建设1.选址要求：档案保管场所应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮的地点。2.设施配备：配备必要的档案柜、防火设备、防盗设备、温湿度调节设备等。档案保管措施1.分类存放：按照档案类别和保管期限，将档案分类存放在档案柜中。2.定期检查：每月对档案保管状况进行检查，发现问题及时处理。3.温湿度控制：保持档案保管场所的温湿度适宜，温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。4.防虫防霉：采取防虫防霉措施，定期对档案进行消毒处理。档案数字化管理1.数字化流程：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据挂接等操作，实现档案数字化存储。2.数据备份：定期对数字化档案数据进行备份，确保数据安全。3.存储设备管理：妥善保管数字化档案存储设备，防止数据丢失。档案的利用利用范围1.公安机关内部：为公安工作决策、案件办理、执法监督等提供参考依据。2.社会公众：在符合法律法规规定的前提下，为社会公众提供档案查阅、证明等服务。利用方式1.查阅：公安机关内部人员和社会公众可根据规定到档案管理部门查阅档案。2.借阅：因工作需要，经批准可借阅档案，但必须按时归还，并确保档案安全。3.出具证明：根据档案内容，为社会公众出具相关证明材料。利用程序1.申请：利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、内容等信息。2.审批：档案管理部门对利用申请进行审核，报相关领导批准。3.查阅或借阅：利用者按照批准的范围和方式进行档案查阅或借阅。4.登记：对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、时间、内容等。档案的鉴定与销毁鉴定工作组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务骨干等组成，负责档案鉴定工作。鉴定标准1.保管期限：根据档案的重要性、历史价值等因素，确定档案的保管期限，分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）。2.鉴定内容：对档案的真实性、完整性、准确性、时效性等进行全面评估。销毁程序1.编制销毁清单：经鉴定确无保存价值的档案，编制销毁清单，注明档案名称、编号、数量等信息。2.审批：销毁清单报经公安机关主要领导批准。3.销毁实施：在指定地点，由两人以上共同实施档案销毁，并对销毁过程进行记录。4.监销：档案管理部门派人对销毁过程进行监督，确保销毁彻底。档案统计与移交档案统计1.统计内容：包括档案数量、种类、利用情况等。2.统计方法：定期对档案进行统计，建立档案统计台账，确保统计数据准确可靠。档案移交1.移交范围：包括机构变动、人员调动等情况下的档案移交。2.移交程序：移交单位和接收单位按照规定办理档案移交手续，填写档案移交清单，双方