工程计价档案管理制度

PAGE工程计价档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司工程计价档案管理，确保工程计价档案的完整、准确、系统和有效利用，提高公司工程管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有工程项目的计价档案管理，包括但不限于项目立项、可行性研究、设计、招投标、施工、竣工结算等阶段涉及的计价文件、资料及相关数据。（三）管理原则1.真实性原则：计价档案应如实反映工程项目的实际计价情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖工程项目计价全过程的各类文件、资料，保证档案的全面性和系统性。3.规范性原则：严格按照国家法律法规、行业标准及公司内部规定进行档案的整理、归档和保管，确保档案格式规范、内容准确。4.保密性原则：对涉及公司商业机密、项目敏感信息的计价档案，应严格保密，防止信息泄露。5.便于利用原则：档案管理应便于检索、查询和使用，以满足公司内部各部门及外部相关单位对工程计价档案的需求。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程计价档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.组织开展工程计价档案的收集、整理、归档、保管和销毁等工作。3.建立工程计价档案数据库，实现档案的信息化管理，提高档案利用效率。4.对工程计价档案的完整性、准确性和规范性进行审核，确保档案质量。5.为公司内部各部门及外部相关单位提供工程计价档案的查阅、借阅等服务，并做好登记和跟踪管理。（二）项目部门职责1.负责本部门工程项目计价文件、资料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.在项目实施过程中，严格按照档案管理要求，规范计价文件的形成和积累，确保档案资料的真实、完整。3.配合档案管理部门做好工程计价档案的整理、归档和审核工作，提供必要的协助和支持。4.按照规定的查阅、借阅流程，申请使用工程计价档案，并对使用过程中的档案安全负责。（三）其他部门职责1.涉及工程计价工作的部门，应按照本制度要求，做好相关文件、资料的管理和移交工作，确保档案资料的及时、准确提供。2.在工作中需查阅、借阅工程计价档案时，应遵循档案管理部门的规定，办理相关手续，并妥善保管档案，按时归还。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目立项阶段：项目建议书、可行性研究报告、投资估算文件等。2.设计阶段：初步设计概算、施工图预算、设计变更通知等。3.招投标阶段：招标文件、投标文件、中标通知书、工程量清单、招标控制价等。4.施工阶段：工程进度款支付申请、工程变更签证、索赔文件、材料设备价格资料等。5.竣工结算阶段：竣工结算报告、结算审核报告、竣工图纸、工程量计算书、造价分析资料等。6.其他与工程计价相关的文件、资料，如合同文件、会议纪要、往来信函等。（二）收集要求1.项目部门应明确专人负责工程计价文件、资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整收集。2.收集的文件资料应字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储，同时注明文件的形成时间、来源和相关说明。（三）整理原则1.遵循工程计价文件资料的形成规律和内在联系，按照项目阶段、文件类别等进行分类整理。2.同一项目的计价文件应集中整理，不同项目的文件应分开存放，便于查找和管理。3.整理过程中应剔除重复、无效的文件资料，确保档案的精炼和有效。（四）整理方法1.分类编号：按照档案分类标准，对工程计价档案进行分类，并赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和检索。2.装订成册：对于纸质文件，应按照一定顺序进行排列，采用线装或胶装等方式装订成册，并在封面注明档案名称、编号、日期等信息。3.编制目录：为每册档案编制详细的目录，目录应包含文件题名、编号、日期、页码等内容，便于查阅和核对。4.建立电子档案：将整理好的纸质档案进行扫描或录入，形成电子档案，并建立相应的电子目录，实现纸质档案与电子档案的对应和关联。四、档案归档与保管（一）归档要求1.项目部门应在工程计价文件资料整理完成后，及时移交档案管理部门进行归档。2.移交时应填写档案移交清单，注明档案名称、编号、数量、移交日期等信息，并由双方签字确认。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性，符合归档要求后予以接收。（二）保管期限1.工程计价档案的保管期限应根据国家法律法规、行业标准及公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为5年，适用于一般性的工程计价文件资料，如工程进度款支付申请、一般性的设计变更等。3.中期保管期限为10年，适用于重要的工程计价文件资料，如招投标文件、主要材料设备价格资料等。4.长期保管期限为30年及以上，适用于具有重要历史价值和长期利用价值的工程计价文件资料，如竣工结算报告、项目投资决策文件等。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，保持适宜的温度和湿度环境。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.档案应按照类别、保管期限等进行有序排列上架，便于查找和管理。同时，应建立档案存放位置索引，方便快速定位档案。（四）档案保管期限的调整1.随着时间的推移和公司发展的需要，档案管理部门应定期对工程计价档案的保管期限进行评估和调整。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁处理；对于仍有保存价值但保管期限需要调整的档案，应重新确定保管期限，并做好相应的标识和记录。五、档案查阅与借阅（一）查阅流程1.公司内部各部门因工作需要查阅工程计价档案时，应填写《工程计价档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，并经部门负责人签字批准。2.将申请表提交至档案管理部门，档案管理部门根据申请内容进行审核，审核通过后安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏等。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅记录上签字确认。（二）借阅流程1.因特殊原因需要借阅工程计价档案的，借阅人应填写《工程计价档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限、归还时间等信息，并经部门负责人和档案管理部门负责人签字批准。2.档案管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，向借阅人提供档案，并登记借阅档案的名称、编号、数量、借阅日期、预计归还日期等信息。3.借阅人应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请办理续借手续。借阅期满后，应按时归还档案，档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。（三）查阅、借阅限制1.涉及公司商业机密、项目敏感信息的工程计价档案，查阅、借阅应严格按照公司保密制度执行，限制查阅范围和人员，并做好保密措施。2.对于重要的工程计价档案，如需查阅、借阅，应经公司主管领导批准，并在档案管理部门的监督下进行。3.禁止无关人员查阅、借阅工程计价档案，档案管理部门应加强对档案查阅、借阅的管理，确保档案安全。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立工程计价档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目部门负责人、财务部门负责人及相关专业技术人员组成。鉴定小组负责对到期的工程计价档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，是否存在缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核对档案内容与工程项目实际情况是否相符，数据是否准确无误。3.档案的保存价值：评估档案对公司当前及未来工作的参考价值、历史价值等，判断是否仍需保存。（三）销毁程序1.鉴定小组根据鉴定结果，编制《工程计价档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，并经鉴定小组成员签字确认。2.将《工程计价档案销毁清单》提交公司主管领导审批，经批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。3.销毁工作应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、执行人员等，并由监销人员签字确认。4.销毁完毕后，将《工程计价档案销毁清单》及销毁记录作为档案资料进行保存，以备查考。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标利用现代信息技术，建立完善的工程计价档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司工程管理决策提供有力支持。（二）信息化系统功能1.档案录入与存储：实现工程计价档案的电子文件录入、扫描件上传及存储，确保档案数据的完整和安全。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、项目名称等进行快速查询，方便用户获取所需档案信息。3.权限管理：设置不同的用户权限，对档案的查阅、借阅、修改等操作进行严格控制，确保档案信息安全。4.统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表和图表，为公司工程管理提供数据支持和决策依据。5.备份与恢复：定期对档案数据进行备份，并具备数据恢复功能，防止数据丢失。（三）数据维护与更新1.档案管理部门应指定专人负责工程计价档案信息化系统的数据维护和更新工作，确保系统数据的及时、准确和完整。2.随着工程项目的推进和档案资料的不断产生，应及时将新的档案信息录入系统，并对已录入的档案信息进行审核和更新，保证系统数据与实际档案情况一致。3.定期对信息化系统进行检查和维护，确保系统运行稳定，功能正常。对系统出现的故障和问题，应及时进行修复和处理，保障档案管理工作的顺利开展。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对公司各部门工程计价档案管理情况进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等环节的执行情况。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立工程计价档案管理考核评价机制，将档案管理工作纳入公司绩效考核体系，对各部门及相关人员的档案管理工作进行量化考核。2.考核评价指标包括档案管理的规范性、完整性、准确性、及时性、安全性等方面，具