村档案管理制度版

PAGE村档案管理制度版一、总则（一）目的为加强本村档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在村务管理、经济发展、文化传承等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：本村档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确，如实反映本村各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集本村在各项活动中形成的各类档案，确保档案的齐全。4.保密性原则：对涉及本村机密、敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便档案的查阅和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以村党支部书记为组长，村委会主任为副组长，各相关部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责统筹协调本村档案管理工作，制定档案管理工作规划和年度计划，审议档案管理工作中的重大事项。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。2.建立健全档案管理制度，完善档案管理流程，确保档案管理工作规范有序。3.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，做好防潮、防虫、防火、防盗等工作。4.积极开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。5.按照规定提供档案查阅服务，做好档案查阅登记和利用效果跟踪反馈工作。6.负责对本村各部门档案管理工作进行指导和监督，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员业务素质。三、档案的收集（一）收集范围1.党群工作类：包括村党支部会议记录、党员活动记录、入党申请书、党员名册等。2.行政管理类：村委会会议记录、工作计划与总结、各类规章制度、人事档案、印章使用记录等。3.经济发展类：农村经济统计报表、土地承包合同、财务收支账目、项目建设资料等。4.社会事务类：民政工作档案（如低保申请、五保供养、婚姻登记等）、计划生育档案、教育卫生档案、文化活动记录等。5.其他类：涉及本村的重要文件、协议、合同、荣誉证书、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将工作中形成的各类文件材料收集齐全，定期移交档案管理人员。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁、丢失。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可利用性。四、档案的整理（一）分类标准按照档案的形成领域和内容性质，将档案分为党群工作、行政管理、经济发展、社会事务、其他等五大类，每大类下再根据具体情况细分若干小类。（二）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）的顺序进行整理。将同一年度的档案按照永久、长期、短期的保管期限分开，再按照不同的机构或问题进行分类排列，编制卷内目录和案卷目录。2.科技档案：按照项目进行整理，建立项目档案卷，将项目前期文件、可行性研究报告、设计文件、施工文件、竣工验收文件等按照形成顺序排列，编制卷内目录和项目档案总目录。3.会计档案：按照会计年度整理，将会计凭证、会计账簿、财务报告等分别装订成册，编制会计档案目录。会计凭证应按月装订，会计账簿应按年装订，财务报告应按年度和类别分别装订。4.声像档案：按照载体形式和内容主题进行分类整理，如照片档案按照拍摄时间、地点、人物等要素进行编号和说明，音像档案按照录制内容、时间、来源等进行标注，编制声像档案目录。5.实物档案：对本村获得的各类奖杯、奖牌、证书、锦旗等实物档案，进行分类登记，注明颁发单位、时间和事由，建立实物档案清单。（三）编号规则1.文书档案：采用年度保管期限流水号的编号方式。例如，2023年永久保管的第1卷文书档案编号为2023永久001。2.科技档案：按照项目编号进行管理，项目编号应具有唯一性。例如，某项目编号为XM202301，则该项目档案编号为XM202301001、XM202301002……依次类推。3.会计档案：按照会计年度和档案类别进行编号。例如，2023年的会计凭证编号为2023凭证001，会计账簿编号为2023账簿001，财务报告编号为2023报告001。4.声像档案：照片档案编号格式为年度流水号，如2023001；音像档案编号格式为年度类别流水号，如2023视频001。5.实物档案：按照实物类别和入库时间进行编号，如奖杯202301、证书202302等。五、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等条件。库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量、质量和存放位置准确无误。3.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。（三）保管期限根据国家有关规定和档案的重要程度、历史价值等因素，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。六、档案的利用（一）利用范围1.本村内部各部门因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅档案。3.村民因涉及个人权益等合理原因查阅档案。（二）利用手续1.本村内部各部门查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理人员处查阅。2.上级主管部门、相关单位查阅档案，需出具单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经档案管理领导小组组长签字同意后，由档案管理人员提供查阅服务。3.村民查阅档案，需携带本人有效身份证件，填写《档案查阅申请表》，说明查阅事由，经村委会相关负责人签字同意后，在档案管理人员陪同下查阅。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案库房内进行，如需借出档案，必须经档案管理领导小组组长批准，并办理借阅手续，限期归还。2.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽换、批注、污损等。3.档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供必要的帮助和指导，确保查阅工作顺利进行。（四）利用效果跟踪档案管理人员应对档案利用情况进行跟踪记录，了解档案利用后的反馈信息，及时总结经验，改进档案管理工作，提高档案利用效率和质量。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理领导小组组织相关人员组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容重要程度、历史价值等因素，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.对经鉴定需要销毁的档案，编制《档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案管理领导小组组长审核签字后，报上级主管部门备案。3.在上级主管部门的监督下，由档案管理人员和相关人员共同对销毁档案进行清点、登记，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并在《档案销毁清册》上签字确认。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立本村档案数字化管理系统，实现档案信息的快速检索、高效利用和安全存储，提高档案管理的现代化水平。（二）数字化流程1.档案扫描：按照档案整理的分类标准，对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案数字化存储要求。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏、拼接等处理，确保图像清晰、完整。3.数据挂接：将处理后的图像数据与档案目录数据进行挂接，建立电子档案数据库。4.存储备份：将电子档案数据存储在专用的存储设备上，并进行定期备份，确保数据安全。（三）信息化管理要