档案保管及交接制度

PAGE档案保管及交接制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、安全和有效利用，规范档案保管及交接工作流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理活动中的档案保管及交接工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁及提供利用等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性和完整性原则档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，确保档案内容完整、准确，不得擅自篡改、伪造档案信息。3.安全保密原则加强档案安全防护措施，确保档案实体安全和信息安全，严格遵守保密规定，防止档案信息泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，提高档案检索效率，方便公司内部各部门及员工查阅利用档案，充分发挥档案的作用。二、档案保管（一）档案库房管理1.库房选址与布局档案库房应选择在干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗等条件良好的位置。库房应合理布局，划分档案存放区、整理区、查阅区等功能区域，确保档案管理工作有序进行。2.库房设施设备配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备、防盗监控设备等，确保档案存放安全。定期对库房设施设备进行检查、维护和更新，确保其正常运行。3.库房环境要求库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。库房应采取有效的防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案安全。（二）档案分类与编号1.档案分类根据公司档案的形成领域和内容特点，将档案分为行政管理类、党群工作类、经营管理类、生产技术类、产品研发类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、声像档案类、电子档案类等十大类。每大类档案可根据实际情况进一步细分小类，如行政管理类档案可细分为文件材料、会议记录、工作计划、工作总结、规章制度等小类。2.档案编号档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，确保档案编号的科学性和实用性。档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”四级编号方法，具体编号规则如下：全宗号：公司全宗号为[具体全宗号]。目录号：根据档案分类情况，每大类档案编制一个目录号，目录号采用阿拉伯数字表示，如行政管理类档案目录号为[01]，党群工作类档案目录号为[02]等。案卷号：每本档案案卷编制一个案卷号，案卷号采用阿拉伯数字表示，如行政管理类档案第1本案卷案卷号为[0101]，党群工作类档案第2本案卷案卷号为[0202]等。件号：每本案卷内每份文件材料编制一个件号，件号采用阿拉伯数字表示，如行政管理类档案第1本案卷内第1份文件材料件号为[010101]，党群工作类档案第2本案卷内第3份文件材料件号为[020203]等。（三）档案整理与装订1.档案整理根据档案分类和编号规则，对收集到的档案进行分类整理，确保档案分类准确、编号规范。对每份档案文件材料进行核对，检查文件材料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的文件材料进行补充、修正或剔除。按照档案保管期限的规定，对档案进行鉴定，确定档案的保管期限，将保管期限不同的档案分别整理存放。2.档案装订对纸张规格统一、内容完整、顺序固定的档案文件材料进行装订，确保档案整齐、牢固。装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等，采用线装或胶装方式进行装订，装订线应整齐、牢固，不得影响档案的查阅和利用。对纸张规格不统一、内容零散的档案文件材料，可采用卷盒或档案袋进行整理存放，并在卷盒或档案袋上注明档案编号、档案名称、保管期限等信息。（四）档案上架与存放1.档案上架根据档案编号顺序，将整理好的档案上架存放，确保档案排列有序、便于查找。档案上架时应注意档案的存放方式，如档案密集架应按照档案类别、保管期限等进行分类存放，档案柜应按照档案编号顺序依次排列。2.档案存放档案应按照保管期限分别存放，短期档案、中期档案和长期档案应分别设置存放区域，便于档案的管理和利用。对重要档案和珍贵档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等，确保档案的安全。（五）档案保管期限与鉴定1.档案保管期限根据国家有关规定和公司实际情况，确定公司档案的保管期限分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）三种。具体档案保管期限如下：行政管理类档案：文件材料、会议记录、工作计划、工作总结等保管期限为10年。规章制度、人事任免等保管期限为长期。党群工作类档案：党组织文件材料、党员档案等保管期限为长期。工会文件材料、共青团文件材料等保管期限为10年。经营管理类档案：合同协议、财务报表、审计报告等保管期限为长期。市场调研、营销策划等保管期限为10年。生产技术类档案：生产工艺、技术标准、设备图纸等保管期限为长期。生产记录、质量检验报告等保管期限为10年。产品研发类档案：产品设计方案、研发报告、专利文件等保管期限为长期。产品测试记录、用户反馈等保管期限为10年。基本建设类档案：项目立项文件、可行性研究报告、设计图纸等保管期限为长期。工程施工记录、竣工验收报告等保管期限为长期。设备仪器类档案：设备采购合同、设备说明书、设备图纸等保管期限为长期。设备维护记录、设备报废报告等保管期限为10年。会计档案类：会计凭证、会计账簿、财务报告等保管期限按照国家有关规定执行。人事档案类：员工履历表、工资档案、考核档案等保管期限为长期。声像档案类：照片、录音带、录像带等保管期限为长期。电子档案类：电子文件、数据库等保管期限与纸质档案相同。2.档案鉴定公司综合管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否已满，是否需要继续保存或销毁。档案鉴定工作应成立档案鉴定小组，由公司综合管理部门负责人、档案管理人员、相关业务部门负责人等组成，负责对档案进行鉴定。档案鉴定小组应根据档案的内容、价值、保管期限等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见，报公司领导审批。经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清册，报公司领导批准后，由公司综合管理部门负责组织销毁。（六）档案安全与保密1.档案安全加强档案库房的安全管理，设置专人负责库房的日常管理，严格控制库房人员出入，确保库房安全。定期对档案库房进行安全检查，重点检查防火、防潮防、虫、防盗等设施设备的运行情况，及时发现和排除安全隐患。对档案实体进行定期盘点，确保档案数量准确、存放位置正确，防止档案丢失或损坏。2.档案保密建立档案保密制度，明确档案保密工作的职责和要求，加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高其保密意识和业务水平。严格控制档案查阅范围，对涉及公司机密、商业秘密等重要档案，应严格按照公司保密规定进行查阅和利用，未经批准不得擅自扩大查阅范围。加强档案信息安全管理，对电子档案应采取加密存储、访问控制、数据备份等安全措施，防止档案信息泄露。与档案管理人员签订保密协议，明确其保密义务和违约责任，确保档案保密工作落到实处。三、档案交接（一）交接原则1.及时准确原则档案交接应及时进行，确保档案交接过程中信息准确无误，避免档案丢失或损坏。2.责任明确原则明确档案交接双方的责任，确保档案交接过程中各项工作有人负责，避免出现推诿扯皮现象。3.手续完备原则档案交接应办理完备的交接手续，交接双方应签字确认，确保档案交接过程合法合规。（二）交接范围1.部门之间的档案交接公司各部门之间因工作需要进行档案交接时，应按照本制度规定办理交接手续。2.人员调动的档案交接员工因工作调动、离职等原因离开公司时，应将本人保管的档案移交给公司综合管理部门或新的工作部门，并办理交接手续。3.项目结束的档案交接公司各类项目结束后，项目负责人应将项目档案整理归档，并移交给公司综合管理部门或相关部门，并办理交接手续。（三）交接程序1.交接准备档案交接前，交接双方应进行沟通协调，明确交接档案的范围、数量、时间等事项，并做好交接准备工作。移交方应按照档案整理要求，对拟移交的档案进行整理、核对，确保档案内容完整、编号规范、装订整齐。移交方应编制档案移交清册，详细列出移交档案的名称、数量、保管期限等信息，并经移交方负责人审核签字。2.交接实施档案交接时，移交方和接收方应在指定地点进行当面交接，移交方应向接收方逐一介绍移交档案的情况，并将档案移交清册交接收方核对。接收方应按照档案移交清册对移交档案进行认真核对，检查档案的数量、内容、编号等是否与移交清册一致，如有不符应及时提出并要求移交方更正。交接双方核对无误后，应在档案移交清册上签字确认，并注明交接日期。3.交接后的处理档案交接完成后，接收方应按照档案管理要求，对接收的档案进行妥善保管和利用，并及时更新档案管理系统中的相关信息。移交方应将档案移交清册及相关交接材料归档保存，以备查阅。（四）交接责任1.移交方责任移交方应确保移交档案的真实性、完整性和准确性，不得擅自篡改、伪造档案信息。移交方应按照档案整理要求，对拟移交的档案进行整理、核对，确保档案符合移交要求。移交方应编制档案移交清册，并在交接过程中向接收方如实介绍移交档案的情况。移交方应在档案移交清册上签字确认，并对移交档案的质量负责。2.接收方责任接收方应按照档案移交清册对移交档案进行认真核对，检查档案的数量、内容、编号等是否与移交清册一致，如有不符应及时提出并要求移交方更正。接收方应按照档案管理要求，对接收的档案进行妥善保管和利用，并及时更新档案管理系统中的相关信息。接收方应在档案移交清册上签字确认，并对接收档案的安全和完整负责。四、监督与检查（一）监督检查职责公司综合管理部门负责对公司档案保管及交接制度的执行情况进行监督检查，确保制度的有效实施。（二）监督检查内容1.档案保管情况检查档案库房的环境条件是否符合要求，库房设施设备是否正常运行。检查档案的分类、编号、整理、装订、上架等工作是否规范。检查档案的保管期限是否准确，档案鉴定工作是否及时、规范。检查档案的安全保密措施是否落实到位，是否存在档案丢失、损坏、泄露等情况。2.档案交接情况检查档案交接手续是否完备，交接双方是否签字确认。检查档案交接过程中档案的数量、内容、编号等是否准确无误。检查档案交接后的保管和利用情况，是否及时更新档案管理系统中的相关信息。（三）监督检查方式1.定期检查公司综合管理部门定期对公司档案保管及交接制度的执行情况进行检查，每年至少进行一次全面检查，并形成检查报告。2.不定期抽查公司综合管理部门不定期对公司各部门的档案保管及交接情况进行抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查针对公司档案管理中的重点问题或薄弱环节，公司综合管理部门组织开展专项检查，确保档案管理工作规范有序。（四）问题处理与整改1.问题反馈公司综合管理部门在监督检查过程中发现的问题，应及时向责任部门或责任人反馈，并要求其限期整改。2.整改措施