服装厂档案管理制度模板

PAGE服装厂档案管理制度模板一、总则（一）目的为加强服装厂档案管理，有效地保护和利用档案，提高企业管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于服装厂各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案是指服装厂在生产经营、行政管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：服装厂档案由综合档案室集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.分类管理原则：按照档案的形成领域、时间、内容等进行科学分类，便于查找和利用。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.方便利用原则：建立健全档案检索体系，为企业各项工作提供及时、准确的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室综合档案室是服装厂档案管理的职能部门，负责档案管理的日常工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善服装厂档案管理制度。2.负责接收、收集、整理、保管服装厂各类档案，确保档案的齐全、完整。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立健全档案检索体系。4.负责档案的鉴定、销毁工作，定期对档案进行清查核对。5.提供档案查阅、借阅服务，做好档案利用登记工作。6.开展档案信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。7.组织档案人员的业务培训，提高档案人员的业务素质。（二）各部门档案员各部门应指定专人担任档案员，负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作中形成的各类档案，确保档案资料的及时归档。2.按照档案管理要求，对本部门档案进行分类整理，编制档案目录。3.妥善保管本部门档案，防止档案的损坏、丢失。4.定期将本部门档案移交综合档案室。5.协助综合档案室做好档案的查阅、借阅等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案：包括企业设立、变更、注销等相关文件，公司章程、规章制度文件，会议记录、纪要，工作计划、总结，人事档案、劳动合同，财务报表、审计报告等。2.生产管理档案：包括生产计划、生产工艺文件、生产记录、质量检验报告、设备维护记录、安全生产文件等。3.市场营销档案：包括市场调研报告、销售合同、客户资料、广告宣传资料等。4.技术研发档案：包括服装设计图纸、工艺流程图、技术研发报告、专利文件等。5.物资采购档案：包括采购合同、供应商资料、物资验收记录等。6.其他档案：包括企业荣誉证书、资质证书、对外合作协议、员工培训资料等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门工作中形成的各类档案，确保档案资料的齐全、完整。2.档案收集应遵循真实、准确、完整的原则，不得擅自涂改、伪造档案资料。3.对重要文件、资料应及时备份，防止丢失。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等进行分类，如行政管理档案可分为综合管理、人力资源管理、财务管理等类别；生产管理档案可分为生产计划、生产工艺、质量控制等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，便于查找和管理。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保档案信息的准确记录。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所综合档案室应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案：应分类存放于档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案：应存储于专用的存储设备中，并进行备份。电子档案应按照档案分类进行存储，建立电子档案目录，便于检索。3.声像档案：应按照载体类型分别存放，并进行编号、编目。声像档案应定期进行检查，确保其质量。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：包括企业设立、变更、注销等重要文件，公司章程、规章制度文件，年度财务报表、审计报告等。2.长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年），包括生产计划、生产工艺文件、质量检验报告等。3.短期保管的档案：保管期限为10年以下，包括一般性的会议记录、工作计划、总结等。（四）档案清查综合档案室应定期对档案进行清查核对，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。对清查中发现的问题应及时进行处理，并做好记录。五、档案的利用（一）查阅1.本企业员工因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位人员查阅档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经服装厂主管领导签字同意后，方可查阅。查阅时应在综合档案室指定地点进行，不得擅自将档案带出档案室。3.查阅档案应严格遵守档案查阅规定，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案。查阅完毕后，应及时将档案归还综合档案室，并办理归还手续。（二）借阅1.本企业员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。2.外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，填写《档案借阅申请表》，经服装厂主管领导签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理借阅手续。3.借阅档案应妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。借阅期满后，应及时将档案归还综合档案室，并办理归还手续。（三）档案利用登记综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括查阅（借阅）日期、查阅（借阅）人姓名、所在部门、查阅（借阅）档案名称、查阅（借阅）目的、归还日期等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.综合档案室应定期对保管期满的档案进行鉴定，鉴定工作由综合档案室牵头，会同相关部门组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报服装厂主管领导审批。（二）销毁1.经批准销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。2.档案销毁后，应在《档案销毁清册》上注明销毁日期、销毁档案名称、数量等，并由监销人签字确认。3.《档案销毁清册》应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立服装厂档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）档案数字化1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.对数字化档案进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等，提高图像质量。3.对数字化档案进行分类、编号、编目等，建立电子档案目录，便于检索。（三）档案信息管理系统1.建立档案信息管理