水利局档案管理制度牌

PAGE水利局档案管理制度牌一、总则（一）目的为加强水利局档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在水利工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于水利局机关各科室、直属单位以及下属各部门的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则水利局档案实行集中统一管理，由局办公室负责档案管理工作，对全局各类档案进行统一收集、整理、保管、鉴定、统计和利用。2.真实性原则档案应如实反映水利工作的历史过程和实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则全面收集和整理水利工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案管理信息化水平，为档案利用提供便利条件，最大限度地满足水利工作对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以水利局局长为组长，各分管副局长为副组长，机关各科室、直属单位负责人为成员的档案管理领导小组。其主要职责是：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定全局档案管理工作规划和规章制度。2.研究决定档案管理工作中的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题。3.监督检查全局档案管理工作的执行情况，对档案管理工作进行考核评价。（二）局办公室作为水利局档案管理的职能部门，具体负责档案管理工作的组织实施，其职责如下：1.制定和完善档案管理制度，组织档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。2.负责全局各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.建立健全档案管理信息系统，对档案进行数字化管理，实现档案信息的快速检索和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.负责档案库房的管理，做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。6.按照规定向市档案局报送档案统计报表，及时反映档案管理工作情况。7.积极提供档案利用服务，为水利工作决策、项目建设、业务办理等提供档案支持。（三）档案管理人员1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉水利业务工作，责任心强，严格遵守档案管理工作纪律。2.负责档案的具体收集、整理、保管、利用等工作，做好档案管理的各项记录和统计工作。3.积极参加档案业务培训，不断提高自身业务素质，适应档案管理工作的发展需要。（四）各科室、直属单位职责1.负责本科室、本单位在工作中形成的各类文件材料的收集、整理，并定期移交局办公室。2.明确一名兼职档案员，负责本科室、本单位档案管理的日常工作，配合局办公室做好档案管理相关工作。3.按照档案管理要求，做好本科室、本单位档案的查阅、借阅登记等工作，确保档案的安全和完整。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与水利工作有关的文件、指示、通知、通报等。2.水利局制定的规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料。3.水利工程项目建设过程中形成的项目建议书、可行性研究报告、初步设计、施工图设计、招投标文件、合同协议、工程变更文件、竣工验收文件等。4.水利工程运行管理中形成的运行记录、维护记录、水质监测报告、安全检查记录等。5.水利科研项目研究过程中形成的科研报告、试验数据、成果鉴定文件等。6.人事管理工作中形成的干部任免文件、考核材料、工资档案、奖惩记录等。7.财务管理工作中形成的财务预算、决算报表、会计凭证、审计报告等。8.其他与水利工作有关的文件材料，如会议记录、调研材料、宣传资料等。（二）收集要求1.各科室、直属单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的管理和利用。3.便于保管和保密，符合档案管理的要求。（四）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、声像档案、电子档案等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应科学合理、便于记忆和查找。文书档案按照年度保管期限流水号的方式编号；科技档案按照项目名称分类号流水号的方式编号等。3.编目编制档案目录索引，包括案卷目录、卷内文件目录等，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息，方便档案的查阅和检索。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案的整齐牢固。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地点，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁等功能，配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.库房应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）档案保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有破损、霉变、虫蛀等情况，发现问题及时处理。2.按照档案的保管期限和类别，对档案进行分类存放，便于管理和查找。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。5.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房内整洁有序。（三）档案的鉴定与销毁1.档案管理领导小组定期组织对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案管理人员、业务人员和有关领导组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.经鉴定确无保存价值的档案，填写档案销毁清册，报档案管理领导小组审批。3.档案销毁应在指定地点进行，由两人以上监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。五、档案的利用（一）利用范围1.本局工作人员因工作需要查阅档案。2.上级机关、其他单位因工作需要查阅本局档案，须经本局档案管理领导小组批准。3.司法机关因办案需要查阅本局档案，须持有相关证明文件，经本局档案管理领导小组批准。（二）利用方式1.查阅本局工作人员查阅档案，应填写档案查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经所在科室负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。3.复制如需复制档案，应填写档案复制申请表，注明复制内容、复制用途等，经所在科室负责人和档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理人员按照规定进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明复制日期。（三）利用要求1.查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损、抽取、撤换、转借或擅自销毁档案。2.查阅、借阅档案人员应在指定地点进行查阅、借阅，不得将档案带出档案库房或转借他人。3.查阅、借阅档案人员应按时归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。如档案损坏或丢失，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的水利局档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于300dpi，图像清晰、完整。2.对扫描后的电子文件进行图像处理，去除图像中的污点、黑边、白边等，调整图像亮度、对比度等参数，确保图像质量。3.按照档案分类编号规则，对数字化档案进行命名和存储，建立电子档案数据库。（三）信息系统建设1.选用功能完善、安全可靠的档案信息化管理软件，满足档案管理的各项业务需求。2.在档案信息化管理系统中建立档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等，实现档案信息的集中管理和共享。3.利用档案信息化管理系统，实现档案的在线查阅、借阅、审批、统计等功能，提高档案利用效率。（四）安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止网络攻击、数据泄露等安全事件发生。2.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。3.对档案信息化管理人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理领导小组定期对全局档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度的执行情况、档案收集整理情况、档案保管情况、档案利用情况等。2.对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知书，责令相关科室、直属单位限期整改。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，将档案管理工作纳入水利局年度绩效考核