卫生院文书档案制度

PAGE卫生院文书档案制度一、总则（一）目的为加强卫生院文书档案管理，确保文书档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院各科室在工作中形成的各类文书档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：卫生院文书档案由专门的档案管理部门或指定专人集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映卫生院的工作实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：全面收集、整理卫生院在各项工作中形成的各类文书档案，确保档案不遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，方便档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置卫生院设立专门的档案管理室，配备必要的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善卫生院文书档案管理制度。2.负责收集、整理、保管、统计和鉴定卫生院的各类文书档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。4.对档案的利用情况进行登记和统计，及时掌握档案的借阅动态。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，报经批准后予以销毁。6.负责档案库房的管理，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案安全。7.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高全院职工的档案意识和档案管理水平。三、文书档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的各类文件、通知、指示、批复等。2.卫生院制定的规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.会议文件、会议记录、纪要等。4.人事档案材料，包括职工的履历表、任免文件、考核材料、奖惩材料等。5.财务档案材料，如会计凭证、账簿、报表等。6.医疗业务档案材料，包括病历、处方、检查报告、手术记录等。7.设备档案材料，如设备购置合同、说明书、维修记录等。8.基建档案材料，如工程规划文件、设计图纸、施工资料等。9.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.对收集到的文件材料，应进行初步整理，剔除重复、无用的材料。3.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、损坏。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。（四）整理方法1.文书档案按年度保管期限机构（问题）进行分类。年度：以文件形成的自然年度为依据进行划分。保管期限：分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。机构（问题）：根据卫生院的科室设置或文件内容所反映的问题进行分类。2.卷内文件排列：按文件形成的时间顺序排列，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。3.编号：对每一卷档案编制唯一的卷号，卷号采用阿拉伯数字，从“1”开始依次编号。4.编目：填写卷内文件目录，包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。5.装订：对破损的文件进行修补，对纸张规格不一致的文件进行折叠，使其大小一致，然后用线绳或缝纫机进行装订，确保文件整齐、牢固。四、文书档案的保管（一）保管期限划分1.永久保管的档案：卫生院制定的重要规章制度、长期发展规划等。涉及卫生院重大权益的文件材料。上级机关颁发的属于卫生院主管业务并要贯彻执行的重要文件。卫生院的历史沿革、大事记等。2.长期保管的档案：卫生院的年度工作计划、总结、统计报表等。一般业务工作中形成的重要文件材料。人事档案中的重要考核材料、奖惩材料等。3.短期保管的档案：一般性的文件材料，如一般性的通知、简报等。临时性工作中形成的文件材料。（二）保管方式1.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等条件，确保档案安全。2.档案应存放在专用的档案柜中，按类别、年度、保管期限等顺序排列存放，便于查找和管理。3.对电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。（三）库房管理1.档案管理人员应定期对档案库房进行检查，及时发现并处理档案保管中存在的问题。2.保持库房清洁卫生，定期进行清扫和消毒。3.严格控制库房温度和湿度，温度应保持在14℃24℃之间，湿度应保持在45%60%之间。4.档案库房应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。五、文书档案的利用（一）利用范围1.本院职工因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与卫生院相关的档案，须经卫生院主管领导批准。3.涉及司法案件等特殊情况，需查阅档案的，应按照相关法律法规办理手续。（二）利用手续1.本院职工查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容和期限，经所在科室负责人签字同意后，到档案管理室查阅。2.外单位查阅档案，需持单位介绍信，注明查阅目的、内容和期限，经卫生院主管领导批准后，由档案管理室安排专人陪同查阅。3.查阅档案应在档案管理室内进行，不得擅自将档案带出室外。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理人员同意，并按规定办理手续。（三）利用登记档案管理人员应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅内容、查阅期限等，以便及时掌握档案的利用动态。六、文书档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合卫生院的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.鉴定工作应遵循全面、历史、发展的观点，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立由档案管理人员、业务骨干和主管领导组成的档案鉴定小组，负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每份档案进行逐件审查，分析其内容的重要性、历史价值和现实利用价值。2.综合分析：结合档案的形成背景、来源、保管期限等因素，综合判断其保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。2.《档案销毁清册》经卫生院主管领导批准后，由