会议室展厅室使用制度规范

PAGE会议室展厅室使用制度规范一、总则（一）目的为了加强公司会议室、展厅室的规范化管理，合理利用资源，提高使用效率，确保各类会议、展览展示等活动的顺利进行，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有会议室、展厅室的使用管理。（三）基本原则1.统一管理原则：会议室、展厅室由公司行政部门统一负责管理与调配。2.合理使用原则：各部门应根据实际需求，合理申请使用会议室、展厅室，避免资源浪费。3.安全第一原则：使用过程中要确保人员及设施设备的安全，遵守相关安全规定。二、会议室使用规范（一）会议室分类及功能1.大型会议室：可容纳[X]人以上，适用于公司全体会议、大型培训、重要客户接待等活动。2.中型会议室：可容纳[X][X]人，常用于部门会议、业务讨论、小型培训等。3.小型会议室：可容纳[X]人以下，主要用于小组讨论、一对一沟通等。（二）会议室预订1.预订方式提前[X]个工作日填写《会议室使用申请表》，详细注明使用时间、参会人数、会议主题等信息，提交至行政部门。也可通过公司内部办公系统进行在线预订，按照系统提示填写相关内容。2.预订审批行政部门收到申请表后，根据会议室使用情况进行审批。对于重要会议或涉及多个部门的会议，需报相关领导批准。审批通过后，行政部门将以邮件或短信形式通知申请人预订成功，并告知会议室地点及注意事项。（三）会议室使用1.使用时间原则上每次使用时长不得超过[X]小时，如有特殊情况需延长使用时间，应提前向行政部门申请并获得批准。预订的会议室使用时间以实际开始时间为准，结束后使用人员应及时清理现场，将会议室恢复原状。2.使用人员管理参会人员应提前[X]分钟到达会议室，不得迟到。如有特殊情况不能按时参加，应提前通知组织者。会议期间，应保持会议室安静，不得大声喧哗、随意走动。手机调至静音或关机状态，如需接听电话，应到会议室外接听。爱护会议室设施设备，不得随意损坏或拆卸。如发现设施设备有故障，应及时通知行政部门维修人员。3.设施设备使用会议室配备的投影仪、音响、麦克风等设备，使用人员应按照操作规范正确使用。使用前需检查设备是否正常，使用后应关闭设备电源，整理好连接线。如需使用其他特殊设备或工具，应提前向行政部门申请借用。（四）会议室清洁与维护1.日常清洁每次会议结束后，使用人员应清理会议室桌面、地面，将垃圾放入指定垃圾桶内。定期对会议室进行全面清洁，包括擦拭桌椅、门窗、设备等，保持会议室整洁卫生。2.设施设备维护行政部门定期对会议室设施设备进行检查维护，确保设备正常运行。如发现设备故障，应及时安排维修人员进行维修，并做好记录。根据设备使用情况，适时进行设备更新与升级，以满足公司业务发展需求。三、展厅室使用规范（一）展厅室分类及功能1.产品展厅：用于展示公司各类产品，包括新产品、主打产品等，向客户、合作伙伴等展示公司产品优势与特色。2.文化展厅：展示公司发展历程、企业文化、荣誉奖项等内容，增强员工归属感与自豪感，提升公司形象。3.项目展厅：针对特定项目，展示项目背景、目标、进展情况、成果等，便于内部沟通协作及对外宣传推广。（二）展厅室预订1.预订方式提前[X]个工作日填写《展厅室使用申请表》，明确使用展厅室类型、时间、展示主题、参观人数等信息，提交至行政部门。对于重要的展览展示活动，需提供详细的展示方案及相关资料，经行政部门审核后报领导审批。2.预订审批行政部门根据展厅室使用计划及申请内容进行审批。审批通过后，通知申请人预订成功，并告知展厅室使用的相关要求与注意事项。（三）展厅室使用1.使用时间展厅室开放时间为工作日的[具体时间段]，如有特殊需求可申请非开放时间使用，但需提前说明并经行政部门批准。每次使用时长一般不超过[X]天，如需延长使用时间，应提前办理续用手续。2.使用人员管理参观人员应在规定时间内进入展厅室，听从工作人员安排，不得擅自进入非开放区域。保持展厅室内安静、整洁，不得在展厅室内吸烟、饮食、乱扔垃圾。遵守展厅室的安全规定，不得触摸展品、破坏展示设施。如需拍照、录像，应按照相关规定进行。3.展示内容管理展示内容应与申请主题相符，不得擅自更改或添加未经批准的内容。对于展示的产品、资料等信息，应确保真实、准确、完整，不得进行虚假宣传。展示结束后，使用人员应及时清理展示现场，将展品、资料等归位。（四）展厅室清洁与维护1.日常清洁每天闭馆后，工作人员应对展厅室进行全面清洁，包括地面清扫、展品擦拭、展示台整理等。定期对展厅室的墙面、天花板、门窗等进行清洁，保持展厅室环境整洁美观。2.设施设备维护行政部门定期对展厅室的展示设备、照明设备、空调设备等进行检查维护，确保设备正常运行。对于展品、展示道具等，如有损坏或老化，应及时进行修复或更换，保证展示效果。四、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定预订会议室、展厅室，擅自占用使用。2.未按时归还会议室、展厅室，或延长使用时间未提前申请获批。3.在会议室、展厅室内大声喧哗、吸烟饮食、乱扔垃圾等影响环境卫生及秩序的行为。4.损坏会议室、展厅室设施设备，未及时报告或故意隐瞒。5.擅自更改展示内容，或在展示中进行虚假宣传。（二）处理措施1.对于首次违规且情节较轻的行为，给予口头警告，并要求立即改正。2.多次违规或情节严重的行为，将视情况给予书面警告、罚款、限制使用会议室或展厅室等处罚。3.因违规行为给公司造成经济损失的，违规人员应承担相应的赔偿责任。4.对于严重违反本制度规范，造