大公司物品管理制度规范

PAGE大公司物品管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司物品管理，规范物品采购、使用、保管、处置等流程，确保公司物品的安全、完整和有效利用，降低公司运营成本，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的所有物品管理活动，包括但不限于办公用品、办公设备、固定资产、低值易耗品等。（三）基本原则1.统一管理原则：公司物品实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算的管理体制。2.合理配置原则：根据公司业务需求和实际情况，合理配置物品资源，提高物品使用效率。3.节约高效原则：倡导节约意识，降低物品消耗，提高物品使用效益，避免浪费。4.责任明确原则：明确各部门及人员在物品管理中的职责，做到责任到人。二、管理职责（一）行政管理部门1.负责制定和完善公司物品管理制度，并监督执行。2.统筹规划公司物品需求，编制年度物品采购计划。3.组织实施物品采购工作，包括供应商选择、采购合同签订等。4.负责公司物品的验收、入库、保管、发放、调配等日常管理工作。5.定期对公司物品进行盘点清查，确保账实相符。6.负责公司固定资产的登记、折旧计提、报废处置等管理工作。7.指导和监督各部门的物品管理工作。（二）财务部门1.负责审核物品采购预算和费用报销，确保财务支出合规。2.负责公司物品的账务核算，建立健全物品台账。3.参与公司物品盘点清查工作，提供财务数据支持。4.对公司物品管理情况进行财务分析和监督。（三）使用部门1.根据本部门业务需求，提出物品需求计划，经审批后提交行政管理部门。2.负责本部门领用物品的保管、使用和维护，确保物品正常使用。3.配合行政管理部门做好物品盘点清查工作，及时反馈物品使用情况。4.对本部门闲置物品及时清理并交回行政管理部门。三、物品采购管理（一）采购计划编制1.各部门应于每年[具体时间]前，根据下一年度业务发展规划和实际需求，编制本部门物品需求计划，详细列出物品名称、规格型号、数量、预计采购时间等信息，并提交行政管理部门。2.行政管理部门对各部门提交的物品需求计划进行汇总、审核和平衡，结合公司库存情况，编制年度物品采购计划，报公司领导审批。3.年度物品采购计划应明确采购项目、采购预算、采购时间安排等内容，并根据实际情况进行动态调整。（二）供应商选择1.行政管理部门负责建立供应商信息库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行评估和筛选。2.采购物品时，应优先从供应商信息库中选择合适的供应商进行采购。对于新的采购项目，应通过招标、询价、谈判等方式，选择至少三家以上的供应商进行比较，确定最优供应商。3.与供应商签订采购合同前，应审核合同条款，确保合同内容符合法律法规和公司要求，明确双方权利义务，包括物品规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。（三）采购实施1.行政管理部门根据批准的采购计划和确定的供应商，组织实施采购工作。采购人员应严格按照采购合同要求，与供应商沟通协调，确保采购物品按时、按质、按量交付。2.对于金额较大的采购项目，应按照公司相关规定，履行招标、审批等程序。采购过程中应严格遵守公司的采购纪律，不得擅自变更采购内容和采购方式。3.采购物品到货后，采购人员应及时通知行政管理部门进行验收。四、物品验收管理（一）验收标准1.依据采购合同、产品说明书、行业标准等，制定物品验收标准。验收标准应明确物品的规格型号、数量、质量、外观等要求。2.对于技术复杂、专业性强的物品，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与验收。（二）验收流程1.采购物品到货前，行政管理部门应通知使用部门准备验收人员。2.物品到货后，采购人员应及时向行政管理部门提交送货清单、发票等相关资料。3.验收人员按照验收标准对物品进行逐一检查，包括数量核对、质量检验、外观检查等。对于验收合格的物品，验收人员应在送货清单上签字确认，并办理入库手续；对于验收不合格的物品，应及时与供应商沟通协商，要求供应商更换或采取其他补救措施。4.验收过程中发现的问题应详细记录，并形成验收报告。验收报告应包括物品名称、规格型号、数量、供应商、验收情况、存在问题及处理建议等内容。五、物品入库管理（一）入库登记1.验收合格的物品，行政管理部门仓库管理人员应及时办理入库手续，按照物品类别、规格型号、数量等信息进行详细登记，建立物品台账。2.物品台账应记录物品的入库日期、采购单号、供应商名称、物品名称、规格型号、数量、单价、总价等信息，并定期更新。（二）存放管理1.根据物品的性质、特点和用途，合理安排物品存放位置，确保物品存放安全、整齐、有序。2.对于易燃易爆、有毒有害等危险物品，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施。3.定期对仓库进行清理和盘点，检查物品的存放状况，及时发现和处理问题。六、物品发放管理（一）发放原则1.按需发放原则：根据各部门实际工作需要，合理发放物品，确保物品得到有效利用。2.限量发放原则：对于部分消耗性物品，实行限量发放制度，控制物品消耗。3.以旧换新原则：对于部分可重复使用的物品，如办公设备等，实行以旧换新制度，提高物品使用寿命。（二）发放流程1.各部门使用人员根据工作需要，填写物品领用申请表，注明物品名称、规格型号、数量、领用用途等信息，经部门负责人审批后提交行政管理部门。2.行政管理部门仓库管理人员根据审批后的物品领用申请表，核对库存情况，办理物品发放手续。发放物品时，应在物品台账上记录发放日期、领用部门、领用人员、物品名称、规格型号、数量等信息。3.对于贵重物品或限量发放的物品，应实行领用登记制度，领用人员签字确认。七、物品使用与维护管理（一）使用要求1.各部门应教育和督促本部门人员正确使用公司物品，遵守物品使用操作规程。2.使用人员应爱护公司物品，不得随意损坏、丢失或转借他人。如因工作需要转借他人，应经部门负责人批准，并办理相关手续。3.对于专用物品，应指定专人负责使用和保管，确保物品的正常使用和安全。（二）维护保养1.行政管理部门应制定公司物品维护保养计划，定期对办公设备、固定资产等进行维护保养，确保物品性能良好。2.使用部门负责本部门领用物品的日常维护保养工作，发现问题及时报告行政管理部门。3.对于需要专业维修的物品，行政管理部门应联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。维修记录应包括物品名称、规格型号、故障现象、维修时间、维修费用等信息。八、物品盘点管理（一）盘点计划1.行政管理部门应制定年度物品盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员等内容。2.年度物品盘点计划应报公司领导审批后实施。盘点时间一般安排在每年[具体时间]进行，确保全面、准确地反映公司物品库存情况。（二）盘点实施1.成立盘点小组，由行政管理部门、财务部门及相关使用部门人员组成。盘点小组负责具体实施物品盘点工作。2.盘点人员按照盘点计划，对公司物品进行逐一清点，核对物品数量、规格型号、质量状况等信息，并与物品台账进行核对。3.盘点过程中应如实记录盘点结果，发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写盘点差异表。盘点差异表应包括物品名称、规格型号、账存数量、实存数量、差异数量及原因分析等内容。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，盘点小组应编制盘点报告，详细说明盘点情况、盘点结果及处理建议。盘点报告应报公司领导审批。2.对于盘盈的物品，应查明原因，按照相关规定进行账务处理；对于盘亏的物品，应根据具体情况，追究相关责任人的责任，并按照规定进行账务核销。3.根据盘点结果，对物品管理制度进行评估和完善，堵塞管理漏洞，提高物品管理水平。九、物品处置管理（一）报废处理1.对于已损坏无法修复、已达到使用年限或因其他原因不再使用的物品，由使用部门提出报废申请，填写物品报废申请表，注明物品名称、规格型号、购置时间、报废原因等信息，并提交行政管理部门。2.行政管理部门对报废申请进行审核，组织相关人员进行鉴定，确认物品是否符合报废条件。对于符合报废条件的物品，报公司领导审批后进行报废处理。3.报废物品应按照规定进行集中处置，可采用变卖、捐赠、报废回收等方式。变卖报废物品的收入应及时上缴公司财务部门，统一核算管理。（二）闲置物品管理1.各部门应定期清理本部门闲置物品，并填写闲置物品清单，提交行政管理部门。2.行政管理部门对各部门提交的闲置物品进行汇总、登记，建立闲置物品台账。3.对于闲置物品，可以在公司内部进行调剂使用，提高物品利用率。对于确实无法调剂使用的闲置物品，按照报废处理程序进行处置。十、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对公司物品管理情况进行审计监督，检查物品采购、验收、入库、发放、使用、