上游合同档案管理制度

PAGE上游合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司上游合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，提高合同管理水平，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司与上游供应商、合作伙伴等签订的各类合同档案的管理，包括但不限于采购合同、合作协议、服务合同等。（三）基本原则1.集中管理原则：合同档案由公司统一归口管理，确保档案的集中存放和统一调配。2.真实完整原则：合同档案应如实反映合同签订、履行全过程，保证档案内容的真实性和完整性。3.分类规范原则：按照合同类别、性质等进行分类，建立规范的档案管理体系。4.安全保密原则：严格保密合同档案信息，确保档案的安全，防止信息泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善合同档案管理制度，并组织实施。2.接收、整理、保管合同档案，建立合同档案目录和索引。3.对合同档案进行分类、编号、装订等工作，确保档案的规范性。4.定期对合同档案进行检查、盘点，确保档案的安全和完整。5.按照规定提供合同档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。6.负责合同档案的数字化管理，建立电子档案库。（二）合同业务部门职责1.负责合同的起草、审核、签订等工作，并及时将合同原件及相关资料提交给档案管理部门。2.协助档案管理部门做好合同档案的整理、归档工作，提供必要的信息和资料。3.在合同履行过程中，及时将与合同有关的补充协议、变更记录、往来函件等资料提交给档案管理部门。4.按照规定查阅、借阅合同档案，并在使用完毕后及时归还。（三）审批部门职责1.对合同进行审批，确保合同的合法性、合规性和有效性。2.监督合同的履行情况，对合同执行过程中的重大事项进行决策。3.根据需要查阅合同档案，了解合同签订和履行情况。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.合同文本原件，包括主合同、补充协议、变更协议等。2.合同审批过程中形成的文件，如审批表、评审意见等。3.合同履行过程中产生的相关资料，如发货单、验收单、发票、往来函件等。4.与合同有关的其他资料，如招投标文件、谈判记录等。（二）收集要求1.合同业务部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同原件及相关资料提交给档案管理部门。2.对于合同履行过程中产生的资料，业务部门应及时收集整理，并在每月底前将当月资料提交给档案管理部门。3.档案管理部门应认真核对收集的合同档案资料，确保资料的齐全、完整。（三）整理方法1.分类：按照合同类别、性质等进行分类，如采购合同、销售合同、租赁合同等。2.编号：为每份合同档案编制唯一的编号，编号应体现合同类别、年份、顺序号等信息。3.装订：将合同文本及相关资料按照顺序进行装订，确保整齐、牢固。4.编目：建立合同档案目录，注明合同编号、名称、签订日期、履行期限、保管期限等信息。四、合同档案的保管（一）保管期限合同档案的保管期限根据合同性质、重要程度等确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期保管期限为[X]年，适用于一般性合同。2.中期保管期限为[X]年，适用于重要合同。3.长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司重大利益、具有长期法律效力的合同。（二）保管方式1.纸质档案：采用专门的档案柜存放，按照类别、编号顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案：建立电子档案库，将合同档案进行数字化存储，确保电子档案的安全和可查性。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（三）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。（四）档案检查与盘点1.档案管理部门应定期对合同档案进行检查，每年至少进行[X]次全面检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、规范性、安全性等。2.每[X]年对合同档案进行一次盘点，确保档案数量与目录一致，如有差异应及时查明原因并进行处理。五、合同档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照规定提供查阅服务，并做好查阅登记工作，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出档案库房，严禁在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管合同档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，应承担相应责任。4.借阅人员使用完毕后，应及时将合同档案归还档案管理部门，档案管理部门应认真核对档案的完整性和准确性。（三）特殊情况处理1.因司法机关、行政机关等依法查询合同档案的，公司应积极配合，按照规定提供相关档案资料，并做好登记工作。2.涉及公司商业秘密、机密信息的合同档案，查阅、借阅应严格按照公司保密制度执行，限制查阅范围和人员，并做好保密措施。六、合同档案的销毁（一）销毁条件合同档案保管期满，且确无保存价值的，经档案管理部门鉴定、公司领导审批后，可以进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门编制《合同档案销毁清单》，注明合同编号、名称、保管期限、销毁原因等信息。2.组织相关人员对拟销毁的合同档案进行清点、核对，确保销毁清单与实物一致。3.采用焚烧、粉碎等方式对合同档案进行销毁，并由监销人员现场监督，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员在销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、信息化管理（一）建立合同档案管理系统利用信息化技术建立合同档案管理系统，实现合同档案的电子化管理、在线查阅、借阅审批等功能，提高档案管理效率和服务水平。（二）数据录入与维护档案管理部门应及时将合同档案信息录入管理系统，确保数据的准确、完整。同时，定期对系统数据进行维护，更新档案状态、保管期限等信息。