各种会议室制度规范标准

PAGE各种会议室制度规范标准一、总则（一）目的为了规范公司/组织会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保会议的顺利进行，特制定本制度规范标准。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有会议室的使用管理。（三）基本原则1.统一管理原则：会议室由行政部门统一管理和调配，确保资源的合理利用。2.高效使用原则：鼓励各部门充分利用会议室资源，提高会议效率，避免资源浪费。3.先申请先使用原则：根据申请时间先后顺序安排会议室使用，特殊情况除外。二、会议室分类及使用范围（一）大型会议室可容纳[X]人以上，适用于公司/组织级别的大型会议、培训、讲座等活动。（二）中型会议室可容纳[X][X]人，适用于部门级会议、业务讨论、小型培训等。（三）小型会议室可容纳[X]人以下，适用于小组会议、一对一沟通、临时讨论等。（四）特定功能会议室如视频会议室、多媒体会议室等，根据其特殊功能适用于相关的视频会议、远程培训、演示汇报等活动。三、会议室预订（一）预订方式1.线上预订：通过公司/组织内部的会议室预订系统进行预订，填写预订信息，包括会议主题、时间、参会人数、使用会议室类型等。2.线下预订：也可前往行政部门办公室填写纸质预订申请表进行预订。（二）预订时间1.常规会议需提前[X]个工作日预订，紧急会议可提前[X]小时预订，但需说明原因并经行政部门同意。2.跨部门会议或涉及多个部门的重要会议，建议提前[X]天预订，以便行政部门协调安排。（三）预订审核行政部门收到预订申请后，将根据会议室使用情况、时间冲突等因素进行审核。审核通过后，预订人将收到预订成功的通知；审核不通过的，行政部门将及时与预订人沟通，说明原因并协助调整预订。四、会议室使用规范（一）使用人员要求1.所有使用会议室的人员应爱护会议室设施设备，保持会议室整洁卫生。2.参会人员应按时到达会议室，不得迟到、早退。如有特殊情况需要更改会议时间或取消会议，应提前通知行政部门和相关参会人员。3.使用人员应遵守会议纪律，不得在会议室内吸烟、大声喧哗、随意走动，将手机调至静音或关机状态，如需接打电话，应到会议室外进行。（二）设备使用规范1.会议室配备的投影仪、音响、麦克风、电脑等设备，使用人员应按照操作说明正确使用。如有设备故障，应及时通知行政部门安排维修。2.使用人员如需使用自带设备连接会议室的投影仪或音响等，应提前告知行政部门，以便进行技术支持和安全检查。3.使用完毕后，应将设备关闭并恢复原状，确保设备正常运行。（三）环境卫生要求1.会议结束后，使用人员应将会议室桌椅摆放整齐，清理桌面垃圾，保持会议室整洁。2.如需使用会议室的茶水服务，应在使用完毕后将茶具清洗干净并放回指定位置。3.禁止在会议室内乱扔垃圾、吐痰等，保持良好的环境卫生。五、会议室维护与管理（一）设施设备维护1.行政部门定期对会议室的设施设备进行检查、维护和保养，确保设备正常运行。2.对于损坏的设施设备，行政部门应及时安排维修或更换，记录维修情况并跟踪维修进度。3.建立会议室设施设备档案，记录设备的型号、购买时间、维修记录等信息，便于管理和查询。（二）安全管理1.会议室应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并确保其处于正常可用状态。2.定期对会议室进行安全检查，消除安全隐患，如检查电线是否老化、插座是否松动等。3.加强对会议室的门禁管理，并确保门锁正常使用，防止无关人员进入会议室。（三）清洁消毒1.行政部门安排专人定期对会议室进行清洁消毒，特别是在会议密集期间，增加清洁消毒频次。2.清洁消毒范围包括会议室桌椅、地面、门窗、设备表面等，使用符合卫生标准的清洁消毒用品。3.做好清洁消毒记录，包括清洁消毒时间、使用的清洁消毒用品等信息。六、违规处理（一）违规行为界定1.未按规定预订会议室，擅自占用会议室的。2.未按时归还会议室，影响其他部门正常使用的。3.在会议室内违反使用规范，造成设施设备损坏或环境卫生污染的。4.未经行政部门同意，擅自更改会议室使用用途的。（二）处理措施1.对于首次违规行为，行政部门将给予口头警告，并要求违规人员立即改正。2.对于多次违规或情节严重的行为，行政部门将视情况给予书面警告、限制会议室使用权限、经济处罚等处理措施。3.因违规行为给公司/组织造成经济损失的，违规人员应承担相应的赔偿责任。七、附