建立罪犯档案管理制度

PAGE建立罪犯档案管理制度一、总则（一）目的为了规范罪犯档案管理工作，确保罪犯档案的完整、准确、安全和有效利用，保障刑罚执行工作的顺利进行，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本单位在刑罚执行过程中形成的罪犯档案管理工作，包括罪犯入监档案、服刑期间档案和出监档案等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容应真实反映罪犯的基本情况、犯罪事实、刑罚执行情况等，保证档案信息的准确性。3.完整安全原则：确保罪犯档案的完整性，防止档案丢失、损坏或泄露，保障档案安全。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、使用和管理，提高工作效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善罪犯档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。2.集中统一管理罪犯档案，负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅和销毁等工作。3.定期对罪犯档案进行检查和评估，确保档案质量。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化。（二）业务部门职责1.负责本部门涉及罪犯档案材料的收集、整理和移交工作，确保档案材料的真实、准确、完整。2.配合档案管理部门做好档案的查阅、使用等工作，按照规定提供相关档案信息。3.对本部门形成的罪犯档案材料进行妥善保管，防止丢失、损坏。（三）档案管理人员职责1.认真履行岗位职责，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的整理、编目、上架、保管等。3.做好档案的查阅、借阅登记工作，按照规定提供档案服务。4.定期对档案进行清查核对，发现问题及时报告并处理。5.保守档案机密，不得泄露档案内容。三、档案的收集与整理（一）档案收集1.罪犯入监时，相关部门应及时将以下材料移交档案管理部门：逮捕证、判决书、裁定书等法律文书。罪犯的身份证明材料，如户口簿、身份证等。罪犯的健康检查材料。其他相关材料。2.在罪犯服刑期间，各业务部门应定期将涉及罪犯的奖惩、考核、病情诊断、改造表现等材料移交档案管理部门。3.罪犯出监时，档案管理部门应收集以下材料：释放证明书。出监鉴定表。其他相关材料。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案形成的时间顺序和类别，对收集到的档案材料进行分类整理。2.每份档案应编制档案目录，目录应包括档案材料的题名、日期、页号等信息。3.对档案材料进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。4.档案材料应使用A4纸张，左侧装订，装订应牢固、整齐。四、档案的归档与保管（一）档案归档1.整理好的档案应及时归档，按照档案类别和年度进行存放。2.归档后的档案应建立档案台账，记录档案的编号、名称、存放位置等信息。（二）档案保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、通风良好，温度、湿度应符合国家标准。3.定期对档案进行检查和清点，发现档案有损坏、霉变等情况应及时采取措施进行处理。4.档案管理人员应定期对档案保管情况进行记录，发现问题及时报告并处理。五、档案的查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅罪犯档案的，查阅人员应填写《罪犯档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门负责人审批。3.档案管理部门根据审批意见，安排专人提供查阅服务，并做好查阅登记工作。4.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。5.查阅结束后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在查阅登记本上签字确认。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅罪犯档案的，借阅人员应填写《罪犯档案借阅申请表》，注明借阅目的、期限等信息。2.申请表经所在部门负责人审核签字后，报档案管理部门负责人审批。3.档案管理部门根据审批意见，办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。5.借阅期满后，借阅人员应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人员的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对罪犯档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据国家有关法律法规和档案保管期限的规定，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。（二）档案销毁1.对已到保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核同意后，报本单位领导批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，严格按照规定的程序进行。3.销毁档案时，应在指定地点进行，销毁过程应有两人以上在场监销，并做好销毁记录。4.销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁人员等信息，销毁记录应长期保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立罪犯档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理的要求，将档案信息录入管理信息系统。2.定期对系统中的档案数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，确保数据安全。3.制定系统应急预案，应对可能出现的系统故障和数据丢失等情况。八、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.对违反档案管理规定的行为，应及时进行纠正，并按照有关规定追究责任。（二）考核评价1.建立档案管