技术合同档案管理制度

PAGE技术合同档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司技术合同档案的管理，确保技术合同档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥技术合同档案在公司科研、生产、经营等活动中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司签订的各类技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同、技术服务合同等技术合同档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则技术合同档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.分类管理原则按照技术合同的类别、性质、时间等因素进行分类管理，便于查找和利用。3.安全保密原则严格遵守国家有关保密法律法规，确保技术合同档案的安全，防止档案信息泄露。4.服务利用原则充分发挥技术合同档案的作用，为公司的科研、生产、经营等活动提供及时、有效的服务。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善技术合同档案管理制度，并组织实施。2.负责技术合同档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.负责建立技术合同档案目录数据库，实现档案信息的计算机检索和利用。4.负责对公司各部门技术合同档案管理工作进行指导、监督和检查。5.负责提供技术合同档案的查阅、借阅服务，并做好相关记录。（二）合同业务部门职责1.负责本部门技术合同的签订、履行和变更等工作，并及时将相关资料移交档案管理部门。2.负责对本部门技术合同档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案资料的齐全、完整和准确。3.协助档案管理部门做好技术合同档案的查阅、借阅等工作。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门技术合同档案的管理工作，并接受档案管理部门的指导和监督。2.在技术合同签订、履行过程中，各部门应积极配合档案管理部门做好档案资料的收集和整理工作。三、档案收集（一）收集范围1.技术合同文本及相关附件，包括合同草案、正式合同、补充协议、变更协议等。2.技术合同签订过程中的往来信函、传真、电子邮件等。3.技术合同履行过程中的技术方案、技术报告、测试报告、验收报告等。4.技术合同涉及的知识产权证明材料，如专利证书、商标证书、著作权登记证书等。5.技术合同的评估、审计、鉴定等相关材料。6.其他与技术合同有关的文件、资料。（二）收集要求1.合同业务部门应在技术合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关附件移交档案管理部门。2.在技术合同履行过程中，合同业务部门应及时收集相关资料，并在每季度末将本季度的资料移交档案管理部门。3.对于技术合同变更、终止等情况，合同业务部门应在相关手续办理完毕后[X]个工作日内，将变更或终止的相关资料移交档案管理部门。4.档案管理部门应定期对技术合同档案的收集情况进行检查，确保档案资料的及时、完整收集。四、档案整理（一）整理原则1.遵循技术合同档案的形成规律和特点，保持档案之间的有机联系。2.便于档案的保管、查阅和利用。（二）整理方法1.分类按照技术合同的类别，将技术合同档案分为技术开发合同档案、技术转让合同档案、技术咨询合同档案、技术服务合同档案等。2.编号为每一份技术合同档案编制唯一的档案编号，编号格式为：[年份][合同类别代码][流水号]。其中，年份为合同签订年份的后两位数字；合同类别代码按照技术合同的类别分别编制，如技术开发合同代码为“JK”，技术转让合同代码为“ZR”，技术咨询合同代码为“ZX”，技术服务合同代码为“FW”；流水号为每一类合同的顺序编号。3.装订将技术合同文本及相关附件按照顺序排列，左侧装订，确保整齐、牢固。4.编目编制技术合同档案目录，目录内容包括档案编号、合同名称、合同类别、签订日期、履行期限、合同金额、主要内容、保管期限等。五、档案归档（一）归档要求1.档案管理部门应按照档案整理的要求，对收集到的技术合同档案进行认真核对和整理，确保档案资料的齐全、完整和准确。2.对于符合归档要求的技术合同档案，应及时进行归档，放入专门的档案柜或档案盒中，并在档案柜或档案盒上标明档案类别、年份、编号等信息。3.建立技术合同档案归档台账，记录档案的归档日期、档案编号、合同名称、合同类别等信息，以便查询和统计。（二）归档流程1.合同业务部门将整理好的技术合同档案移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，核对档案资料的完整性和准确性。3.审核无误后，档案管理部门将档案进行归档，并在档案归档台账上进行登记。六、档案保管（一）保管期限技术合同档案的保管期限根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。具体保管期限如下：1.短期保管期限为[X]年，适用于一般性技术合同档案。2.中期保管期限为[X]年，适用于重要技术合同档案。3.长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司核心技术、重大知识产权等关键技术合同档案。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、档案盒、温湿度计、灭火器、防虫药等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。3.定期对档案库房进行检查和维护，确保档案保管设备的正常运行，发现问题及时处理。（三）档案保管措施1.对技术合同档案实行分类存放，便于查找和管理。2.建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限，确保档案的安全。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案的数量、内容和保管情况，发现问题及时报告并处理。4.对超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定销毁，确保档案库房的整洁和档案信息的安全。七、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅技术合同档案的，应填写《技术合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据申请人的申请，提供相应的档案资料，并做好查阅记录，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅技术合同档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定办理复印手续。4.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅技术合同档案的，应填写《技术合同档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应根据申请人的申请，对借阅档案的范围和期限进行审核，符合条件的予以借阅，并收取一定的押金。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人或用于非工作目的。如发现档案资料丢失、损坏等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案资料，归还时应确保档案资料的完整和整洁。档案管理部门在收到归还的档案资料后，应及时退还押金。八、档案统计与鉴定销毁（一）档案统计1.档案管理部门应定期对技术合同档案的数量、种类、保管期限等情况进行统计，编制档案统计报表，为公司的档案管理决策提供依据。2.档案统计报表应包括档案编号、合同名称、合同类别、签订日期、履行期限、合同金额、保管期限、归档日期、查阅次数、借阅次数等信息。（二）档案鉴定1.档案管理部门应定期对超过保管期限的技术合同档案进行鉴定，确定档案的存毁价值。2.档案鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织公司内部相关部门的专业人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、性质、历史价值等因素，对档案进行全面、客观的评估，提出鉴定意见。3.经鉴定小组鉴定，确无保存价值的档案，应填写《技术合同档案鉴定销毁申请表》，报公司主管领导批准后进行销毁。（三）档案销毁1.档案销毁工作应在公司主管领导的监督下，由档案