人力资源部档案制度

PAGE人力资源部档案制度一、总则（一）目的为加强公司人力资源档案管理，确保档案资料的真实、完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人力资源档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映员工的实际情况。2.完整性原则：全面收集员工各类相关资料，确保档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保密档案内容，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循规范的流程和标准。二、档案内容（一）员工基本信息1.个人简历：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.身份证复印件：确保清晰可辨。3.学历证书复印件：从高中及以上学历依次提供。4.学位证书复印件：如有。5.专业技术资格证书复印件：如职称证书等。6.职业资格证书复印件：如相关行业资格证。（二）入职资料1.入职登记表：详细记录入职时间、岗位、薪资等信息。2.劳动合同：明确双方权利义务。（三）培训与发展1.培训记录：包括内部培训、外部培训的时间、内容、考核结果等。2.职业发展规划：员工个人制定的职业发展规划及相关调整记录。（四）绩效考核1.绩效考核表：定期的绩效考核结果记录。2.绩效改进计划：针对绩效不足制定的改进计划及执行情况。（五）薪资福利1.薪资调整记录：每次薪资调整的原因、幅度等。2.福利享受情况：如社保、公积金、带薪年假、节日福利等记录。（六）奖惩情况1.奖励记录：公司内部及外部获得的各类奖励。2.惩罚记录：违反公司规定受到的处罚。（七）岗位变动1.岗位调动申请表：记录岗位调动的原因、时间等。2.晋升审批表：员工晋升的相关审批记录。（八）离职信息1.离职申请表：员工离职的申请及审批情况。2.离职交接清单：离职时工作交接的详细记录。三、档案建立与收集（一）新员工档案建立1.员工入职时，人力资源部负责发放《员工档案信息登记表》，要求员工如实填写个人基本信息。2.员工应在入职一周内将学历证书、身份证等相关资料原件交人力资源部审核，审核无误后留存复印件，并在复印件上注明“与原件核对无误”，由审核人签字确认。3.人力资源部按照档案内容要求，逐步收集整理新员工档案资料，确保档案建立的及时性和完整性。（二）档案资料补充与更新1.员工在工作过程中如有信息变更，如学历提升、岗位变动、薪资调整等，应及时向人力资源部提交相关证明材料。2.人力资源部定期对员工档案进行检查，发现资料缺失或需要更新的，及时通知员工补充或更正。四、档案整理与归档（一）分类整理1.人力资源部按照档案内容的类别，对员工档案进行分类整理。2.同一类别的资料按照时间顺序排列，确保档案资料的逻辑性和连贯性。（二）编号标识1.为便于档案管理和查找，给每份档案编制唯一的编号。2.在档案袋和档案盒上标注档案编号、员工姓名、岗位等信息。（三）归档存储1.将整理好的档案存入专用的档案柜或档案库，按照编号顺序排列存放。2.建立电子档案目录，记录档案编号、员工姓名、档案内容摘要等信息，方便查询和管理。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.员工本人有权查阅自己的档案资料，可向人力资源部提出查阅申请。2.公司内部因工作需要查阅员工档案的，需经人力资源部负责人批准，并在指定地点查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅员工档案的，必须持有合法有效的证明文件，经公司领导批准后，由人力资源部安排专人陪同查阅。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等。2.申请表经批准后，查阅人在人力资源部工作人员的陪同下进行查阅。3.查阅过程中，查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案资料。如需复印相关资料，应经人力资源部同意，并登记复印内容。（三）借阅规定1.因工作需要借阅员工档案的，需经人力资源部负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人必须妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上批注、污损。借阅期满后，应及时归还档案。六、档案保密与安全（一）保密措施1.人力资源部工作人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密。2.非档案管理人员未经授权不得接触员工档案。3.在档案查阅、借阅过程中，严格控制知悉范围，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.档案存储场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全完整。3.对电子档案要做好数据备份，防止数据丢失。七、档案销毁（一）销毁条件1.员工离职后，其档案保存[X]年后，经人力资源部审核，确无保存价值的，可进行销毁。2.档案因自然灾害、意外事故等原因造成损坏或遗失，无法修复或补充的，可进行销毁。（二）销毁流程1.人力资源部提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的编号、员工姓名、销毁原因等。2.申请表经公司领导批准后，由人力资源部会同相关部门共同进行销毁。3.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等，并由参与人员签字确认。八、档案管理责任（一）人力资源部职责1.负责制定和完善人力资源档案管理制度。2.组织实施档案的建立、收集、整理、归档、查阅、借阅、保密、销毁等管理工作。3.定期对档案管理工作进行检查和总结，不断提高档案管理水平。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案资料的具体收集、整理、归档、保管等工作，确保档案资料的准确和完整。3.按照规定办理档案查阅、借阅手续，做好档案保密工作。（三）