隧道养护档案管理制度

PAGE隧道养护档案管理制度一、总则（一）目的为加强隧道养护档案管理，确保档案的完整性、准确性和系统性，为隧道养护工作提供科学依据和历史凭证，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司[公司名称]所负责的各类隧道养护档案的管理工作，包括但不限于隧道结构、设施设备、养护作业等方面的档案资料。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映隧道养护工作的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：全面收集与隧道养护相关的各类资料，确保档案资料的完整性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、文字等应符合规范要求。4.及时性原则：及时对隧道养护过程中的各类资料进行整理、归档，确保档案的时效性。5.保密性原则：对涉及隧道安全、技术秘密等重要档案资料，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善隧道养护档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门的档案收集、整理、归档工作。3.负责隧道养护档案的集中统一管理，包括档案的接收、分类、编目、存储、保管、查阅、借阅等工作。4.定期对档案进行整理、鉴定和统计，确保档案的质量和安全。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）各部门职责1.负责本部门隧道养护档案资料的收集、整理和初步归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、准确收集和整理。3.在档案管理部门的指导下，做好本部门档案资料的日常保管和利用工作。4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，严格遵守档案管理工作流程。2.负责档案的收集、整理、编目、存储、保管等具体工作，确保档案资料的安全和完整。3.熟悉档案内容，为档案查阅、借阅等提供优质服务，及时解答相关问题。4.定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并处理。5.积极参与档案信息化建设，提高档案管理的信息化水平。三、档案收集与整理（一）收集范围1.隧道工程建设档案，包括可行性研究报告、初步设计文件、施工图设计文件、工程招投标文件、施工过程中的各类技术资料等。2.隧道结构检测档案，如定期检测报告、专项检测报告、结构安全评估报告等。3.设施设备档案，包括照明系统、通风系统、消防系统、监控系统等设备的采购合同、安装调试记录、运行维护资料等。4.养护作业档案，如养护计划、养护方案、养护记录、维修工程资料等。5.安全管理档案，包括安全检查记录、隐患排查治理资料、应急演练记录等。6.其他与隧道养护相关的文件、资料、图片、影像等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时、全面地收集本部门负责的隧道养护档案资料，并确保资料的真实性和完整性。2.对于重要的档案资料，应进行原件收集；如无法收集原件，应收集具有同等效力的复印件，并注明原件存放处。3.档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。（三）整理方法1.档案管理人员应按照档案分类方案，对收集到的档案资料进行分类整理。2.同一类档案应按照时间顺序或重要程度进行排列，编制页码，填写卷内目录。3.对于破损、褪色的档案资料，应进行修复或复制；对于电子档案，应进行格式转换和备份，确保档案的可读性和可用性。4.整理后的档案应装订整齐，采用符合档案保管要求的装订材料，确保档案的牢固和美观畅。四、档案分类与编号（一）分类方案1.工程建设类：包括隧道立项、设计、施工、验收等阶段的档案资料。2.结构检测类：隧道结构定期检测、专项检测、安全评估等相关档案。3.设施设备类：隧道照明、通风、消防、监控等设施设备的档案。4.养护作业类：养护计划、方案、记录、维修工程等档案。5.安全管理类：安全检查、隐患排查、应急管理等档案。6.其他类：不属于以上分类的其他与隧道养护相关的档案。（二）编号规则1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则。2.编号采用“大类代码+年度+流水号”的形式，如“GCJS2023001”，其中“GCJS”为工程建设类的大类代码，“2023”为年度，“001”为流水号。3.大类代码具体如下：工程建设类：GCJS结构检测类：JGJC设施设备类：SSSB养护作业类：YHZY安全管理类：AQGL其他类：QT4.年度采用公元纪年，如“2023”表示2023年。5.流水号从“001”开始依次编排，位数根据档案数量确定。五、档案存储与保管（一）存储方式1.档案应采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。2.纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应异地存放。（二）保管期限1.隧道养护档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案包括隧道工程建设的重要文件、结构安全评估报告、涉及隧道安全的重大事件记录等。3.长期保管的档案包括隧道定期检测报告、设施设备的主要技术资料、养护作业的重要记录等，保管期限一般为30年。4.短期保管的档案包括一般性的养护记录、安全检查记录等，保管期限一般为10年。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。2.对破损、变质的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏或泄密。4.定期对档案库房进行清洁、消毒，做好防虫、防霉等工作。六、档案查阅与借阅（一）查阅流程1.内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门根据申请表提供档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性。（二）借阅流程1.因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自复印、拍照、摘录档案内容。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应认真检查档案的归还情况。如有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应责任。（三）特殊情况处理1.涉及隧道安全、技术秘密等重要档案资料，原则上不得借阅。如确需借阅，应经公司主管领导批准，并严格按照保密要求进行管理。2.外单位查阅或借阅档案，应提前与公司档案管理部门联系，说明查阅或借阅的目的、范围等，经公司主管领导批准后，按照公司相关规定办理查阅或借阅手续。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、定期进行的原则。2.根据档案的保管期限、现实利用价值和历史意义，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组应逐卷逐件地对档案进行审查，分析档案的内容、来源、形成时间、保管期限等因素，确定档案的存毁价值。2.对于保管期限已满且失去利用价值的档案，应提出销毁意见；对于仍有利用价值的档案，应继续保存。3.鉴定过程中，应充分征求相关业务部门的意见，确保鉴定结果的准确性和合理性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确需销毁的档案，应编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.《档案销毁清册》经档案管理部门负责人审核、公司主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中，应进行现场监督，并由监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。5.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的隧道养护档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为隧道养护工作提供便捷、高效的信息服务。（二）信息化管理要求1.档案管理部门应配备必要的计算机设备、存储设备和软件系统，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.按照档案分类与编号规则，对电子档案进行分类存储，并建立相应的索引目录，方便查询和利用。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性和可靠性。4.加强档案信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步收集、整理