幼儿园档案管理检查制度

PAGE幼儿园档案管理检查制度一、总则（一）目的为加强幼儿园档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，更好地服务于幼儿园的教育教学、管理及各项工作，特制定本检查制度。（二）适用范围本制度适用于幼儿园各部门及全体教职工在档案管理工作中的行为规范与检查考核。（三）基本原则1.依法治档原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.集中统一原则：档案管理工作实行集中统一领导，明确各部门职责，确保档案的集中管理和有效利用。3.科学管理原则：运用科学的方法和技术手段，对档案进行分类、整理、保管和利用，提高档案管理水平。4.服务利用原则：以服务幼儿园工作为宗旨，充分发挥档案的作用，为教育教学、管理决策等提供有力支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善幼儿园档案管理制度，组织实施档案管理检查工作。2.集中统一管理幼儿园各类档案，对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作进行指导和监督。3.定期对档案管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断提高档案管理水平。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照档案管理部门的要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并配合做好档案管理的相关工作。3.明确专人负责档案管理工作，严格遵守档案管理制度，确保档案的安全和保密。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，熟悉档案管理业务，严格按照档案管理流程进行操作。2.负责档案的日常收集、整理、归档、保管和查阅服务工作，确保档案的有序存放和方便利用。3.定期对档案进行清查核对，做好档案的统计工作，及时发现并报告档案管理中存在的问题。4.加强档案安全保护意识，做好档案的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。三、档案收集与整理检查（一）收集范围1.行政管理档案：包括幼儿园的规划、计划、总结、规章制度、会议记录、人事档案、财务档案等。2.教育教学档案：涵盖教学计划、教案、教材、教学成果、学生学籍档案、教师业务档案等。3.后勤管理档案：如物资采购、维修记录、食堂管理、安全保卫等方面的档案。4.园所活动档案：包括各类大型活动、节日庆典、亲子活动等的策划方案、组织实施过程及相关资料。5.教师培训与发展档案：教师参加培训的记录、学习心得、专业发展规划等。6.家园合作档案：家长委员会记录、家园沟通资料、家长反馈等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，明确各类档案的收集时间、范围和要求，确保档案资料及时、完整地收集。2.收集的档案应真实、准确、完整，字迹清晰，载体完好，符合档案保存要求。3.对重要文件和资料应进行备份，以防原件损坏或丢失。（三）整理标准1.档案整理应遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.按照档案类别进行分类，同一类别的档案再按照时间顺序或重要程度进行排列。3.对每份档案进行编号，编制目录，注明档案的名称、日期、来源等信息，确保档案查找方便快捷。4.档案整理应使用统一规范的装具，如档案盒、文件夹等，并在装具上标明档案类别、年度、保管期限等。（四）检查内容与方法1.定期检查档案收集情况，查看各部门是否按照规定及时收集档案，收集的档案是否齐全、完整。检查方法包括查阅部门档案收集记录、实地查看档案存放情况等。2.不定期抽查档案整理质量，重点检查档案分类是否准确、编号是否规范、目录是否清晰等。可随机抽取部分档案进行详细检查。3.对于发现的问题，及时与相关部门和人员沟通，要求限期整改。整改完成后进行复查，确保档案收集与整理工作符合要求。四、档案保管检查（一）保管条件1.档案库房应具备良好的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度调节设备等，确保档案安全。3.档案装具应坚固耐用，符合档案保管要求，能够有效保护档案不受损坏。（二）保管期限划分1.幼儿园档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括幼儿园的重要法规、制度、规划、总结、重大活动记录等。3.长期保管的档案一般为10年至50年，如教学计划、教案、学生学籍档案等。4.短期保管的档案为1年至10年，如一般性的会议记录、临时性文件等。（三）库存档案清查1.每年定期对库存档案进行全面清查，核对档案数量、种类、保管期限等是否与档案目录一致。2.清查过程中发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对清查结果进行详细记录，形成库存档案清查报告，上报档案管理部门和幼儿园领导。（四）检查频率与记录1.档案管理部门每月对档案保管情况进行一次巡查，重点检查库房环境、档案装具等是否正常。2.每年组织一次全面的档案保管检查，对档案保管期限、库存档案清查等情况进行详细检查，并做好记录。3.检查记录应包括检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及整改情况等，确保检查工作有据可查。五、档案利用检查（一）利用范围与权限1.幼儿园内部人员因工作需要可查阅、借阅档案，查阅、借阅时应填写相应的申请表，注明查阅、借阅目的、档案名称、期限等信息，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理手续。2.涉及幼儿园机密或重要档案的利用，需经幼儿园领导批准。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅幼儿园档案的，应持单位介绍信或相关证明材料，按照规定办理审批手续，经档案管理部门审核同意后方可查阅、借阅。（二）利用登记与归还1.档案管理部门应对档案利用情况进行详细登记，记录利用者姓名、部门、利用时间、档案名称、归还时间等信息。2.利用者应按时归还档案，如需延期使用，应提前办理续借手续。归还时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时查明原因并追究责任。（三）利用效果跟踪1.定期对档案利用效果进行跟踪调查，了解档案在教育教学、管理决策等方面发挥的作用，收集利用者的反馈意见。2.根据利用效果跟踪情况，总结经验教训，不断改进档案管理工作，提高档案服务质量。（四）检查要点与措施1.检查档案利用登记是否完整、准确，利用手续是否齐全。对未按规定办理利用手续的，及时督促补办。2.抽查档案归还情况，对逾期未归还的档案进行催还，并记录相关情况。3.定期分析档案利用效果跟踪数据，针对存在的问题提出改进措施，如优化档案检索工具、加强档案编研工作等，以更好地满足利用者的需求。六、电子档案管理检查（一）电子档案收集与整理1.各部门在工作中形成的电子文件应及时进行收集，确保电子文件的完整性和原始性。2.电子档案的整理应遵循电子文件的形成规律和特点，按照分类方案进行分类存储，同时建立相应的电子目录，便于查找和利用。3.对电子档案应进行备份，备份存储介质应定期进行检查和更新，确保数据安全。（二）存储与安全1.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，设置合理的用户权限，防止电子档案被非法访问、篡改或删除。2.定期对电子档案存储设备进行维护和检查，确保设备运行正常，数据存储安全。3.建立电子档案安全管理制度，制定数据恢复计划，以应对可能出现的数据丢失或损坏情况。（三）利用与维护1.提供方便快捷的电子档案检索和利用平台，确保利用者能够及时、准确地获取所需电子档案。2.定期对电子档案进行维护，检查文件的可读性、完整性等，对损坏或无法读取的电子档案及时进行修复或转换。3.根据电子档案管理技术的发展和实际工作需要，适时更新电子档案管理系统，提高电子档案管理效率和水平。（四）检查项目与周期1.每月检查电子档案的收集情况，查看各部门是否按时提交电子文件，电子文件的格式和内容是否符合要求。2.每季度对电子档案的存储和安全情况进行检查，包括服务器运行状态、存储设备健康状况、用户权限设置等。3.每年对电子档案的利用和维护情况进行全面检查，评估电子档案管理系统的功能和使用效果，提出改进建议。七、档案管理工作考核（一）考核对象与内容1.考核对象为幼儿园各部门及档案管理人员。2.考核内容包括档案管理工作的各个环节，如档案收集、整理、保管、利用、安全管理等方面的工作质量和效率。（二）考核方式与周期1.考核方式采用自评、部门互评和档案管理部门综合评定相结合的方式。2.每年进行一次档案管理工作考核，考核时间为当年[具体考核月份]。（三）评分标准与结果应用1.制定详细的档案管理工作考核评分标准，总分100分，根据各项考核内容的完成情况进行评分。