尾矿库档案管理制度

PAGE尾矿库档案管理制度一、总则（一）目的为加强尾矿库档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在尾矿库建设、运行、管理及闭库等各项工作中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所属尾矿库档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等管理活动。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。公司档案管理部门负责统筹协调尾矿库档案管理工作，各相关部门（单位）负责本部门（单位）职责范围内尾矿库档案的具体管理工作。2.完整准确原则。确保尾矿库从规划设计、建设施工、生产运行到闭库治理等全过程档案资料的完整、准确，如实反映尾矿库的实际情况。3.及时归档原则。各项工作中形成的尾矿库档案应及时整理归档，不得积压、延误。4.便于利用原则。优化档案整理和保管方式，提高档案检索效率，方便档案的查阅、借阅和使用，为公司决策、生产运营、安全管理等提供有效支持。二、档案管理职责（一）公司档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司尾矿库档案管理制度，并监督实施。2.负责统筹规划尾矿库档案管理工作，指导、协调各相关部门（单位）的档案管理业务，定期组织档案管理培训和业务交流。3.负责接收、整理、保管公司尾矿库的重要综合性档案，包括规划设计文件、竣工验收资料、安全评价报告、环境影响评价报告等，并建立档案目录数据库，实现档案信息的数字化管理。4.对各相关部门（单位）移交的尾矿库档案进行审核，确保档案质量符合要求。对不符合要求的档案，提出整改意见，督促相关部门（单位）进行完善。5.负责组织尾矿库档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行销毁处理，并做好销毁记录。6.负责提供尾矿库档案的查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，对档案利用情况进行跟踪和统计分析。7.参与尾矿库建设项目、安全检查、隐患排查治理等重要活动，负责收集、整理相关档案资料，为公司决策提供档案依据。（二）各相关部门（单位）职责1.负责本部门（单位）职责范围内尾矿库档案的收集、整理、保管和移交工作，明确档案管理责任人，确保档案工作落实到人。2.按照档案管理要求，及时将本部门（单位）在尾矿库建设、运行、管理等过程中形成的各类文件材料进行分类整理，编制目录，定期向公司档案管理部门移交。3.在开展涉及尾矿库的各项工作时，严格按照档案管理规定，做好文件材料的形成、积累和归档工作，保证档案的真实性、完整性和准确性。4.配合公司档案管理部门做好档案的查阅、借阅、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。5.负责对本部门（单位）档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理业务水平。（三）档案管理人员职责1.熟悉国家有关档案管理的法律法规、行业标准和公司档案管理制度，掌握档案管理业务知识和技能。2.负责本部门（单位）尾矿库档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等工作，确保档案资料的有序存放和便于查找。3.按照规定的时间和要求，将整理好的档案及时移交公司档案管理部门，并办理交接手续。4.协助公司档案管理部门做好档案的查阅、借阅服务工作，按照程序办理档案查阅、借阅登记手续，对归还的档案进行认真核对和检查。5.负责档案库房的日常管理，做好档案的安全防护工作，定期检查档案保管状况，确保档案不受损坏、丢失和泄密。6.对档案管理中发现的问题及时向本部门（单位）负责人报告，并提出改进建议。三、档案收集与整理（一）收集范围1.规划设计阶段：包括尾矿库选址报告、可行性研究报告、初步设计文件、施工图设计文件、地质勘察报告、安全预评价报告、环境影响评价报告等。2.建设施工阶段：包括项目立项批复、施工许可证、工程招投标文件、施工合同、施工组织设计、工程变更文件、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、工程进度报告等。3.生产运行阶段：包括尾矿库运行管理制度、操作规程、安全检查记录、隐患排查治理报告、安全监测数据、环境监测数据、尾矿排放记录、生产统计报表、设备维护保养记录、事故应急预案及演练记录等。4.闭库治理阶段：包括闭库设计文件、闭库施工方案、闭库工程质量验收报告、闭库安全评价报告、闭库环境影响评价报告、闭库后土地复垦方案及实施情况报告等。5.其他相关文件：包括上级主管部门关于尾矿库的文件、会议纪要、领导批示，与相关单位签订的协议、合同，以及反映尾矿库建设、运行、管理等方面的照片、录像、录音等声像资料。（二）收集要求1.各部门（单位）应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。在工作过程中形成的各类文件材料，应按照档案管理要求及时收集，不得遗漏。2.收集的档案应真实、准确、完整，不得伪造、篡改。文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章齐全，载体应符合耐久性要求。3.对电子文件的收集，应确保其内容的完整性和可读性，按照规定格式进行存储，并做好备份。电子文件应与纸质文件同步归档，相互对应。（三）整理方法1.分类：按照尾矿库档案的形成阶段、内容性质等进行分类。一般可分为规划设计类、建设施工类、生产运行类、闭库治理类、其他类等一级类目，在一级类目下再根据具体内容设置二级及以下类目。2.编号：对整理好的档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用分类编号法，如“规划设计类001”“建设施工类001”等。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等项目。档案目录应打印成册，并建立电子目录数据库，方便查询和统计。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案整齐、牢固。四、档案保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，用于存放尾矿库档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。档案密集架应排列整齐，便于档案的存放和取用。（二）保管方式1.纸质档案应按照分类编号顺序存放在档案密集架上，不同类别的档案应分开存放，并设置明显的标识。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，如磁盘、磁带、光盘等，并进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。电子档案应按照分类编号建立文件夹，进行有序管理。3.声像档案应根据载体类型分别保管，如照片应冲印或扫描成电子文件后与底片一同存放，录像带、录音带等应定期进行检查和复制，防止影像、声音失真。（三）保管期限1.尾矿库档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：包括尾矿库的规划设计文件、竣工验收资料、安全评价报告、环境影响评价报告、重大事故处理文件等，这些档案对公司的长远发展和历史研究具有重要价值，应永久保存。长期保管的档案：一般为10年以上（含10年），包括尾矿库生产运行过程中的重要文件材料、设备维护保养记录、安全监测数据等，这些档案对尾矿库的正常运行和管理具有重要参考作用，应长期保存。短期保管的档案：一般为10年以下，包括一般性的文件材料、生产统计报表等，这些档案在一定时期内具有参考价值，保管期满后可按规定进行鉴定销毁。2.档案保管期限应根据档案的重要性、历史价值、现实利用需求等因素进行综合确定，并在档案整理时明确标注。（四）定期检查1.公司档案管理部门应定期对尾矿库档案进行检查，每年至少进行一次全面检查，重点检查档案的保管状况、完整性、准确性等。2.档案管理人员应每月对所负责保管的档案进行自查，发现问题及时处理，并做好检查记录。检查记录应包括检查时间、检查人员、检查内容、发现的问题及处理情况等。3.在检查过程中，如发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理，确保档案的安全和完整。五、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门（单位）因工作需要查阅、借阅尾矿库档案，用于项目决策、生产管理、安全检查评价、技术研究等活动。2.上级主管部门、政府相关部门因工作检查、调研等需要查阅公司尾矿库档案。3.因法律法规规定或其他特殊原因，需要向有关单位或个人提供尾矿库档案查阅、借阅服务。（二）利用程序1.查阅、借阅档案应填写《档案查阅、借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、编号、用途、查阅时间等内容，并经所在部门（单位）负责人签字同意。2.将《档案查阅、借阅申请表》提交公司档案管理部门，档案管理部门对申请进行审核，符合规定的予以批准，并根据申请提供相应的档案查阅、借阅服务。3.查阅档案一般应在档案管理部门指定的场所进行，如需借出档案，应严格履行借阅手续，明确借阅期限，借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失。4.档案查阅、借阅完毕后，借阅人应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案完好无损。（三）利用登记1.档案管理部门应建立档案查阅借阅登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细记录。登记内容包括查阅借阅日期、查阅借阅人姓名、所在部门（单位）、档案名称及编号、查阅借阅用途、归还日期等。2.档案查阅借阅登记记录应妥善保存，以便查询和统计档案利用情况。通过对档案利用情况的分析，可为档案管理工作的改进提供依据。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，各相关部门（单位）的档案管理人员及业务骨干为成员。档案鉴定工作小组负责组织开展尾矿库档案的鉴定工作。2.档案鉴定工作小组应定期召开会议，对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、历史价值、现实利用需求等因素，对保管期满的档案进行全面鉴定。2.对仍具有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对已失去保存价值的档案，应予以销毁。3.档案鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和公正性。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写《档案销毁申请表》，经公司分管领导批准后，方可进行销毁。