晋中文化档案管理制度

PAGE晋中文化档案管理制度一、总则（一）目的晋中文化档案是记录和传承晋中地区文化发展历程、文化成果以及文化活动等重要信息的载体。为了加强晋中文化档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于晋中地区涉及文化领域的各级行政部门、文化企事业单位、社会团体以及其他相关组织所形成的文化档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映晋中文化发展的实际情况，不得篡改、伪造。2.完整性原则：全面收集和保存与晋中文化相关的各类档案资料，确保档案的连续性和系统性。3.保密性原则：对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的文化档案，严格保密，防止信息泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循国家和地方有关档案管理的法律法规、行业标准以及本单位制定的规范流程。（四）管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善晋中文化档案管理制度，并组织实施。集中统一管理晋中文化档案，对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作进行全面监督和指导。定期对档案管理人员进行业务培训，提高其专业素质和管理水平。2.各部门职责负责本部门文化档案的形成、积累和整理工作，并按照规定定期向档案管理部门移交。协助档案管理部门做好档案的鉴定、统计、利用等工作，积极提供档案利用所需的相关信息。3.档案管理人员职责认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理各项规章制度。负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架以及数字化处理等工作，确保档案的有序存放和安全保管。做好档案的借阅、查阅登记工作，及时为利用者提供优质服务。定期对档案进行清查盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.历史文化档案反映晋中地区历史沿革、行政区划变迁、重大历史事件等方面的档案资料，包括历史文献、古籍善本、碑刻拓片、历史照片等。记录晋中地区古代文化名人、文化世家的生平事迹、著作、书画作品等相关档案。2.民俗文化档案在晋中地区民间流传的各类民俗活动档案，如传统节日庆典、婚丧嫁娶习俗、民间手工艺制作等方面的文字、图片、影像资料。收集晋中地区民间传说、故事、歌谣、谚语等口头文化遗产的记录档案。3.艺术文化档案晋中地区各类艺术形式的创作、表演、展览等活动档案，包括戏曲、音乐、舞蹈、美术、书法、摄影等领域。记录晋中地区艺术家个人艺术生涯、代表作品、艺术成就等方面的档案资料。4.文化产业档案晋中地区文化企业的设立、发展、经营等方面的档案，包括企业章程、营业执照、财务报表、业务合同等。文化产业项目的策划、申报、实施、验收等过程中形成的档案资料。5.文化活动档案晋中地区举办的各类文化节、研讨会、讲座、培训等活动的组织方案、活动记录、参会人员名单、成果总结等档案。文化活动中产生的新闻报道、宣传资料、获奖证书等相关档案。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文化档案的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应保持原始性和真实性，不得随意涂改、剪裁或损毁。3.对于重要的文化档案资料，应同时收集相关的背景材料、说明文件等，以便更好地理解和利用档案。（三）整理方法1.分类根据晋中文化档案的内容和性质特点，采用年度机构问题分类法进行分类。先按年度划分，再按形成档案的机构或部门进行二级分类，最后按照问题进行细分，如历史文化类可分为历史沿革、文化名人等子类。2.编号对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号格式可采用“年度+机构代码+流水号”的形式，便于档案管理系统的录入和检索。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等基本信息。对档案的内容进行简要摘要，以便快速了解档案的主要内容。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应注意保护档案的原貌，避免损坏档案内容。三、档案的保管（一）保管场所1.设立专门独立的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗报警装置等设施设备，确保档案保管环境的安全和适宜。3.档案库房应划分不同的区域，如档案存放区、整理加工区、查阅接待区等，各区域之间应保持相对独立，避免相互干扰。（二）保管方式1.纸质档案保管按照分类编号顺序，将纸质档案存放在档案架上，档案架应排列整齐，便于查找和存取。定期对纸质档案进行清查盘点，核对档案数量、编号、内容等是否一致，发现问题及时处理。对破损、褪色等纸质档案，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。2.电子档案保管建立电子档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应按照与纸质档案一致的分类编号规则进行命名和存储。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放在不同的地点。确保电子档案管理系统的安全运行，设置严格的用户权限和访问密码，防止电子档案被非法篡改或删除。3.特殊载体档案保管对于照片、录音、录像等特殊载体档案，应按照其特点进行单独保管。照片应冲印成册或制作电子相册，录音、录像资料应进行数字化转换后存储在电子档案管理系统中，并同时保留原始载体。特殊载体档案应存放在专门的保管设备中，如照片档案应存放在防潮、防虫的相册中，录音、录像档案应存放在防磁、防潮的磁带柜或光盘柜中。（三）保管期限1.根据晋中文化档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要是反映晋中地区重大历史事件、重要文化成果、具有长期研究价值的档案资料。长期保管的档案保管期限一般为30年至50年，主要是记录晋中文化发展过程中较为重要的阶段性成果和活动档案。短期保管的档案保管期限一般为10年至30年，主要是一般性的文化活动档案和时效性较强的档案资料。2.档案保管期限的确定应严格按照国家和地方有关档案管理的规定执行，并结合晋中文化档案的实际情况进行综合判断。3.定期对档案的保管期限进行审查和调整，对于保管期限已满且无继续保存价值的档案，按照规定进行鉴定和销毁。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立晋中文化档案鉴定小组，鉴定小组由档案管理部门负责人、相关业务专家以及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案的鉴定工作进行组织和指导。（二）鉴定标准1.档案内容标准档案是否反映晋中文化发展的重要方面，是否具有历史、文化、艺术、科学研究等价值。档案内容是否真实、完整，是否与晋中文化发展的实际情况相符。2.档案形式标准档案的载体是否完好，字迹是否清晰，图像是否清晰可辨。档案的整理是否规范，编目是否准确，编号是否完整。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.将需要鉴定的档案清单提交给鉴定小组，鉴定小组根据鉴定标准对档案进行逐一审查。3.鉴定小组对档案的鉴定结果进行讨论和表决，形成鉴定意见。鉴定意见应明确档案是否具有继续保存价值，如需销毁，应注明销毁原因和销毁方式。4.对鉴定通过的档案，继续按照原保管期限进行保管；对鉴定为无保存价值的档案，编制销毁清单，并报经单位负责人批准后进行销毁。（四）销毁方式1.纸质档案的销毁应采用焚烧或粉碎等方式进行，确保档案内容无法恢复。2.电子档案的销毁应通过专业的软件工具对存储介质进行擦除或格式化处理，确保电子数据彻底清除。3.特殊载体档案的销毁应根据其特点采取相应的安全销毁措施，如照片档案可采用粉碎底片等方式，录音、录像档案可采用消磁等方式。4.档案销毁过程应进行详细记录，记录内容包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等，并由监销人员签字确认。五、档案的统计与利用（一）统计工作1.建立晋中文化档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等情况进行统计分析。2.统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等方面的信息。统计数据应准确、及时、完整，并按照规定向上级主管部门和相关部门报送。3.通过对档案统计数据的分析，了解晋中文化档案管理工作的现状和存在的问题，为制定档案管理工作计划和决策提供依据。（二）利用工作1.利用范围晋中文化档案主要为文化研究、文化传承、文化教育、文化产业发展、文化宣传等工作提供服务。单位内部工作人员因工作需要可查阅、借阅档案；外部单位或个人因研究、学习、参观等原因，经批准后可查阅、借阅相关档案。2.利用方式提供档案原件查阅、借阅服务，利用者应在档案管理部门指定的查阅场所进行查阅，并遵守查阅登记制度。对于珍贵或易损的档案，一般不提供原件借阅，可采用复印件、扫描件等形式提供利用。根据利用者的需求，提供档案资料的摘录、汇编等服务。3.利用流程利用者填写档案利用申请表，注明利用目的、利用内容、利用期限等信息，并提交所在部门负责人审核。审核通过后，利用申请表交档案管理部门负责人审批。档案管理部门根据审批意见，为利用者提供相应的档案利用服务，并做好利用登记工作。利用登记内容包括利用者姓名、单位、利用日期、档案名称、数量、利用方式等。利用者归还档案时，档案管理人员应认真核对档案数量、内容等是否完整，如有损坏或丢失，