零售药店档案管理制度

PAGE零售药店档案管理制度一、总则（一）目的为加强零售药店档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在药店经营管理、质量控制、法律法规遵循等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本零售药店各部门形成的各类档案的管理，包括但不限于药品采购、销售、储存、质量管理、人员管理、财务管理、行政事务等方面的文件、记录、凭证等。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：药店档案由专门的档案管理部门或指定专人集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映药店的经营管理活动，不得篡改、伪造。3.完整性原则：全面收集、整理与药店经营管理相关的各类文件资料，确保档案内容完整。4.保密性原则：对涉及商业秘密、顾客隐私等敏感信息的档案，严格保密，防止泄露。5.便于利用原则：档案的整理、分类和存储应便于查询和使用，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善药店档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理药店各类档案，进行分类、编号、整理、装订、存储等工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等，方便档案查询利用。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.负责档案的借阅、归还登记和管理，监督档案使用情况。6.对到期档案进行鉴定、销毁，并做好记录。7.组织开展档案管理培训，提高员工档案管理意识和技能。（二）各部门职责1.负责本部门各类文件资料的收集、整理、立卷，并定期移交档案管理部门。2.严格按照档案管理制度的要求，规范本部门文件资料的形成、积累和保管工作。3.配合档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的协助。4.对本部门保管的档案进行定期自查，发现问题及时整改。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备一定的档案管理专业知识和技能。2.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。3.负责档案的日常管理工作，包括整理、分类、编号、存储、借阅登记等。4.对档案的完整性、准确性和安全性负责，发现问题及时报告并处理。5.积极参加档案管理培训，不断提高自身业务水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.药品管理档案：包括药品采购合同、供应商资质文件、药品验收记录、药品养护记录、药品销售记录、药品不良反应报告等。2.质量管理档案：质量管理体系文件、质量管理制度、质量操作规程、质量检验报告、质量投诉处理记录等。3.人员管理档案：员工入职档案、培训档案、考核档案、劳动合同、离职手续等。4.财务管理档案：财务报表、会计凭证、税务申报资料、费用报销记录等。5.行政事务档案：营业执照、药品经营许可证、税务登记证、组织机构代码证、办公文件、会议记录、工作计划与总结等。6.顾客档案：顾客基本信息、购买记录、投诉与建议等。（二）档案编号1.采用分类编号法，对每一类档案进行单独编号。2.编号格式为：[类别代码][年份][流水号]。例如，药品管理档案2023年的第10份文件编号为：YG20230）。3.类别代码：根据档案分类设置，如YG代表药品管理档案，ZL代表质量管理档案，RY代表人员管理档案，CW代表财务管理档案，XZ代表行政事务档案，GK代表顾客档案。4.年份：采用公元纪年，取四位数字表示，如2023。5.流水号：按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责文件资料的收集工作，确保各类文件资料及时、完整地收集。2.收集的文件资料应真实、有效，符合法律法规和行业标准要求。对于外来文件，应进行合法性审查。3.对重要文件资料应进行备份，防止丢失或损坏。（二）整理要求1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的文件资料进行分类整理。2.每份文件资料应保持完整，不得擅自裁剪、涂改。对于破损或褪色的文件，应进行修复或复制。3.按照文件资料的形成时间顺序，进行排列编号，并编制目录。目录应包括文件名称、编号、日期、来源等信息。4.对电子文件应进行分类存储，并建立相应的索引和链接，方便查询利用。同时，定期对电子文件进行备份检查，确保数据安全。五、档案的存储与保管（一）存储方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应按照类别、年度、编号顺序存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管期限1.根据档案的重要性和使用价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管档案：涉及药店重大权益、法律法规规定需永久保存的文件资料，如营业执照、药品经营许可证、税务登记证等。3.长期保管档案：保管期限为10年以上（含10年）的档案，如药品采购合同、质量管理体系文件、员工培训档案等。4.短期保管档案：保管期限为110年的档案，如药品销售记录、费用报销记录、办公文件等。（三）保管措施1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。2.定期对档案进行检查，发现霉变、虫蛀、破损等问题及时处理。3.加强档案库房的安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，严禁无关人员进入档案库房。4.对电子档案应设置访问权限，防止未经授权的访问和修改。同时，定期进行病毒查杀和数据维护，确保电子档案的安全。六、档案的借阅与利用（一）借阅规定1.内部人员因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外部单位（如药品监管部门、供应商、客户等）因工作需要查阅档案时，应出具正式介绍信，并填写《档案查阅申请表》，经药店负责人签字批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制档案内容。3.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。（二）利用方式1.档案管理部门应积极为药店各部门提供档案利用服务，根据工作需要及时提供相关档案资料。利用方式包括查阅档案原件、提供档案复印件、出具档案证明等。2.对于涉及商业秘密、顾客隐私等敏感信息档案的利用，应严格按照保密规定进行审批和管理，确保信息安全。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确保档案的留存价值与保管期限相适应。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判断、慎重决定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、财务人员、法务人员等组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，有无缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核对档案内容与实际情况是否相符，有无错误、虚假信息。3.档案的时效性：判断档案是否仍具有现实利用价值，是否已过时效。4.档案的保密性：审查档案是否涉及商业秘密、顾客隐私等敏感信息，是否仍需保密。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经药店负责人审核批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁。销毁过程应进行记录，包